Hebammenrechnung beanstandet: was jetzt zu tun ist

Kommt deine Hebammenrechnung zurück, klärst du zuerst, wer sie zurückgeschickt hat und warum. Hat die Datenannahmestelle die Datei zurückgewiesen, behebst du den Fehler und übermittelst sie neu; beanstandet die Kasse die Rechnung oder setzt einzelne Positionen ab, prüfst du den Grund gegen deine Dokumentation und antwortest mit einem begründeten Widerspruch oder, wenn sich der Mangel beheben lässt, mit einer Einspruchsrechnung über genau die abgesetzten Positionen. Eine Nachberechnung brauchst du nur, wenn du selbst zu wenig abgerechnet hast.

Zurückgewiesen, beanstandet oder gekürzt: drei verschiedene Rückmeldungen

Im Alltag heißt es schnell, die Kasse habe die Rechnung „abgelehnt“. Dahinter stecken drei verschiedene Rückmeldungen von zwei verschiedenen Stellen, und jede verlangt einen anderen nächsten Schritt. Deine Datei geht zuerst an die Datenannahmestelle. Sie prüft nach der Technischen Anlage zur Richtlinie nach § 302 SGB V in drei Stufen: ob die Datei lesbar und richtig aufgebaut ist, ob die Syntax stimmt und ob die Inhalte der Datenfelder plausibel sind, etwa Datum, Uhrzeit und Schlüssel. Erst danach prüft die Kasse selbst, ob die Rechnung vertrags-, versicherungs- und leistungsrechtlich stimmt. Abweisen kann auch sie: Nach dem Vertrag weisen die Kassen Abrechnungen ab, die den Vorgaben der Richtlinie nach § 302 SGB V nicht entsprechen, und welche Fehler bei ihr zur Abweisung führen, regelt jede Kasse selbst.

Eine vierte Form fällt leicht unter den Tisch: die pauschale Kürzung um bis zu 5 Prozent des Rechnungsbetrags. Sie trifft dich, wenn deine Abrechnung aus Gründen, die du zu vertreten hast, nicht maschinell verwertbar ist, und deckt die Kosten, die der Kasse für das Nacherfassen entstehen. Als nicht maschinell verwertbar gelten dabei auch elektronisch übermittelte Angaben zu Positionsnummer, Preis, Tag oder Uhrzeit, die nicht den Richtlinien entsprechen. Wie eine Beanstandung nach dem Vertrag aufgebaut ist, fasst das Lexikon unter Rechnungsbeanstandung zusammen.

Die häufigsten Gründe: Positionsnummer, Kontingent, Uhrzeit, Urbeleg

Der Vertrag benennt die Stellen, an denen eine Hebammenrechnung hängen bleibt, recht genau. Vier davon kommen im Alltag immer wieder vor. Davor steht eine Grundbedingung: Ohne oder mit falschem Institutionskennzeichen, etwa dem IK einer Abrechnungsstelle statt deinem eigenen, weisen die Kassen die Abrechnung ab.

Positionsnummer: Endziffer und Zuschlag

Die fünfstellige Positionsnummer verschlüsselt mehr als die Leistung. An vierter Stelle steht, ob ein Zuschlag gilt (0 oder 1), an fünfter die Leistungsart: 1 für aufsuchend, 2 für nicht-aufsuchend, 3 für die Videobetreuung, 4 für die telefonische Kurzberatung, 5 für die Beleghebamme und 6 für die Selbstlerneinheit. Ein Hausbesuch im frühen Wochenbett ist 30101, derselbe Besuch am Sonntag 30111, die Hilfeleistung in deinen Praxisräumen 30102. Eine falsche Endziffer sieht harmlos aus, beschreibt aber eine andere Leistung. Den Zuschlag gibt es zur Nachtzeit von 21 bis 6 Uhr, an Samstagen ab 12 Uhr und an Sonn- und Feiertagen; bei Leistungen in 5-Minuten-Einheiten zählt der Beginn jeder einzelnen Einheit. Wie du das im Grenzfall aufteilst, steht im Beitrag zu den Zuschlägen für Wochenende, Feiertag und Nacht.

Kontingent: mehr Zeit, als der Vertrag vergütet

Viele Leistungen sind je Frau begrenzt, nach Kontakten pro Tag, Einheiten je Kontakt, Einheiten pro Tag und Kontakten insgesamt. Im frühen Wochenbett sind es bei Hausbesuchen höchstens 18 Einheiten, also 90 Minuten je Kontakt, in den ersten drei Lebenstagen und am Tag des ersten Hausbesuchs bis zu 24 Einheiten, und insgesamt 20 Kontakte bis zum zehnten Lebenstag. Was darüber hinausgeht, braucht eine ärztliche Anordnung, und die muss vor Beginn der Leistung vorliegen. Dauert ein Besuch länger als das Kontingent, trägst du die tatsächliche Zeit trotzdem auf der Versichertenbestätigung und in den Uhrzeitfeldern ein, in die Menge aber nur das zulässige Kontingent. Wie die Grenzen zusammenspielen, erklärt der Beitrag zu den Kontingenten der Vergütungsvereinbarung.

Uhrzeit: Beginn und Ende in jeder Zeile

Wo die Versichertenbestätigung eine Uhrzeit verlangt, gehören Beginn und Ende auch in den Datensatz der Rechnung. Abgerechnet wird in zusammenhängenden, abgeschlossenen Einheiten von fünf Minuten; ein Besuch von 10:00 bis 10:45 Uhr ergibt also 9 Einheiten. Fehlt die Uhrzeit im Datensatz, entsprechen die Daten nicht dem, was die Richtlinien verlangen. Geht ein Besuch über die Grenze zur Nachtzeit, trägst du ihn auf der Versichertenbestätigung durchgehend ein, im Datensatz stehen die Zeiten mit und ohne Zuschlag getrennt. Wie du Einheiten zählst und rundest, zeigt der Beitrag 5-Minuten-Einheiten richtig abrechnen.

Urbeleg: Unterschrift, Zeile, Reihenfolge

Die Urbelege, also vor allem Versichertenbestätigungen und ärztliche Anordnungen, gehen zeitgleich mit der Rechnung an die Stelle, die die Kasse dafür benannt hat, im Original oder digital und in der vorgegebenen Reihenfolge. Nicht ordnungsgemäße oder fehlerhafte Angaben darauf führen nach dem Vertrag zur Beanstandung. Die Frau bestätigt jede Leistung unverzüglich mit ihrer Unterschrift; Vordatierungen, Globalbestätigungen, Blankounterschriften und nachträglich eingeholte Unterschriften sind unzulässig. Eine fehlende Unterschrift lässt sich deshalb in aller Regel nicht nachholen. Eine Ausnahme gibt es nur aus einem schwerwiegenden Grund, den du begründest; der Vertrag nennt dafür Beispiele, etwa die eilige Verlegung im Notfall. Dann kann ersatzweise eine angehörige Person, eine Ärztin oder ein Arzt quittieren, und fällt der Grund weg, unterschreibt die Frau ausnahmsweise später. Was auf dem Beleg stehen muss, liest du im Beitrag zur Versichertenbestätigung.

Das Korrekturverfahren seit Oktober 2025: Erstrechnung, Nachberechnung, Einspruch

Seit dem 1. Oktober 2025 gilt für alle Hebammen verbindlich das Korrekturverfahren. Es regelt, wie du eine Rechnung berichtigst, die bei der Kasse eingegangen ist: nie durch Überschreiben, sondern mit einer neuen, eigenen Rechnung. Sie trägt ein Verarbeitungskennzeichen und verweist unverändert auf die Ursprungsrechnung, mit deren IK, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Belegnummer. Voraussetzung ist, dass die Ursprungsrechnung die drei Prüfstufen der Datenannahme fehlerfrei durchlaufen hat. Eine zurückgewiesene Datei korrigierst du deshalb nicht über dieses Verfahren, sondern schickst sie berichtigt neu.

Mehr Kennzeichen gibt es für Hebammen nicht: Zugelassen sind im Korrekturverfahren nur 02 und 04. Ein Kennzeichen, mit dem du eine eingegangene Rechnung elektronisch zurücknimmst, sieht die Technische Anlage nicht vor; was die Kasse hat, korrigierst du vorwärts. Zu einer Erstrechnung sind mehrere Korrekturen möglich, und auch auf eine Nachberechnung darf eine Einspruchsrechnung folgen. Jedes Kennzeichen braucht eine eigene Datei, Erstrechnung und Einspruch stehen also nie in derselben Lieferung.

Die Nachberechnung ist der Weg für Fehler, die du selbst bemerkst, bevor die Kasse etwas absetzt, etwa eine vergessene Position bei richtig ausgefüllter Versichertenbestätigung: Dann stellst du nur die Rechnung unter dem Kennzeichen der Nachberechnung neu. Wann du korrigierst, stornierst oder nachberechnest, zeigt der Beitrag zum Korrigieren und Stornieren von Hebammenrechnungen. Für jede Korrektur gilt dasselbe Zahlungsziel wie für die Rechnung, bei elektronischer Abrechnung 21 Kalendertage nach vollständiger Einreichung.

Durchgerechnet: ein abgesetzter Hausbesuch im Wochenbett

Du rechnest vier Hausbesuche im frühen Wochenbett mit der Positionsnummer 30101 ab. Jeder dauert 45 Minuten, also 9 Einheiten zu 6,19 Euro; das sind 55,71 Euro je Besuch und 222,84 Euro zusammen. Wegegeld lassen wir der Übersicht halber weg. Bei einem Besuch fehlt im Datensatz die Uhrzeit, auf der unterschriebenen Versichertenbestätigung steht sie richtig. Angenommen, die Kasse setzt diesen einen Besuch ab und nennt dir den Grund.

Die Einspruchsrechnung trägt nur diesen einen Besuch, jetzt mit Beginn und Ende, und verweist auf die Erstrechnung. Falsch wäre es, die ganze Rechnung über 222,84 Euro noch einmal einzureichen: Dann stünden drei bezahlte Besuche ein zweites Mal darin, und die Kasse sähe eine doppelte Forderung statt einer Korrektur. Wie zu jeder Rechnungslegung gehören auch zur Einspruchsrechnung die rechnungsbegründenden Unterlagen, zeitgleich an die Stelle, die die Kasse dafür benannt hat (Anlage 2 § 3 des Vertrags). Leg bei, was den behobenen Mangel belegt, etwa deine schriftliche Begründung mit dem Hinweis auf die Zeile der Versichertenbestätigung, in der die Uhrzeit steht. Genau für diesen Fall, Daten fehlen in der Datei, stehen aber auf den Originalunterlagen, sieht die Technische Anlage die erneute Lieferung mit Kennzeichen 04 vor. Lässt sich ein Mangel dagegen nicht beheben, gibt es nichts neu zu berechnen; dann bleibt nur die Frage, ob die Beanstandung stimmt.

Dein Widerspruch: binnen neun Monaten, mit Begründung, an die Kasse

Hältst du eine Beanstandung für falsch, widersprichst du. Der Vertrag nennt dafür zwei Bedingungen: Du gibst die Gründe an, und du widersprichst innerhalb von neun Kalendermonaten nach Bekanntgabe der Beanstandung. Lässt du die Zeit verstreichen, gilt die Beanstandung als anerkannt, auch wenn die Kasse im Unrecht war. Zwei weitere Regeln gehören dazu: Die Kasse kann Leistungen eines Jahres bis zum 30. September des Folgejahres beanstanden, und eine Rückforderung darf sie mit einer deiner nächsten Abrechnungen verrechnen, mit Hinweis auf die beanstandete Rechnung. Alle Fristen im Zusammenhang stehen im Beitrag zu den Fristen der Hebammenrechnung.

Damit du deinen Widerspruch später belegen kannst, schreibst du ihn am besten schriftlich und nennst alles, was die Kasse zum Zuordnen braucht: dein IK, das der Vertrag in jedem Schriftwechsel mit den Kassen verlangt, Nummer und Datum der Rechnung, den Tag der Bekanntgabe und den beanstandeten Betrag. Die Begründung stützt du auf das, was du vorlegen kannst, etwa die Zeile auf der Versichertenbestätigung oder die ärztliche Anordnung mit einem Datum vor der Leistung. Plane so, dass dein Widerspruch vor Ablauf der Frist bei der Kasse ankommt. Bei Rechtsfragen im Einzelfall hilft dir dein Berufsverband weiter.

Widerspruch oder Einspruchsrechnung

Beide Wörter klingen ähnlich und meinen doch zweierlei. Der Widerspruch ist dein begründeter Einwand gegen die Beanstandung, für den Fall, dass deine Rechnung richtig war. Die Einspruchsrechnung ist eine neue elektronische Rechnung mit Kennzeichen 04, für den Fall, dass ein Mangel bestand, du ihn behoben hast und die Leistung zu Recht forderst. Welcher Weg passt, entscheidet also der Grund: War die Rechnung richtig, widersprichst du; lag der Fehler bei dir und lässt er sich beheben, stellst du die Einspruchsrechnung. In beiden Fällen behältst du die Frist ab Bekanntgabe im Blick.

Wie uwupa dir das abnimmt

In uwupa trägst du eine Beanstandung der Kasse an der festgeschriebenen Rechnung ein, mit Grund und Tag der Bekanntgabe; uwupa rechnet das Ende der neun Kalendermonate aus und setzt den Widerspruch mit deiner Begründung als Brief auf, den du selbst druckst und abschickst. Nachberechnung und Einspruchsrechnung legst du an der ursprünglichen Rechnung an, beim Einspruch wählst du nur die abgesetzten Positionen, und uwupa setzt Kennzeichen und Bezug auf die Ursprungsrechnung. Mit Premium schickt uwupa deine Kassenrechnung elektronisch an die Kasse, ohne Dienst dazwischen; die unterschriebenen Belege gehen per Post dazu. Die Antwort der Datenannahmestelle ordnet uwupa dann selbst der Einreichung zu, als Eingangsbestätigung, Annahme oder Ablehnung. In Basis und Pro schickt uwupa nichts an die Kasse: Die gedruckte Rechnung geht per Post an die Kasse, oder dein Abrechnungsdienst rechnet für dich ab. Wie aus dem Besuch die Kassenrechnung wird, zeigt die Seite zur Abrechnungssoftware für Hebammen.

Quellen dieses Beitrags:

• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 2 § 1 (Abrechnungen ohne oder mit fehlerhaftem IK werden abgewiesen, IK in jedem Schriftwechsel mit den Krankenkassen), Stand 01.04.2026
• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 2 § 2 (Abweisung bei Verstoß gegen die Richtlinie nach § 302 SGB V, Pflichtangaben einschließlich Uhrzeit, Wiederholung nicht maschinell verwertbarer Übermittlung, pauschale Rechnungskürzung bis 5 Prozent) und § 3 (rechnungsbegründende Unterlagen sind Urbelege und gehen jeweils zeitgleich mit der Rechnungslegung an die benannten Stellen, fehlerhafte Angaben führen zur Beanstandung), Stand 01.04.2026
• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 2 § 4 und § 5 (Zahlungsziel 21 Kalendertage, Beanstandung bis 30.09. für Leistungen des Vorjahres, Grund und unstreitiger Betrag, Aufrechnung mit Hinweis, Widerspruch unter Angabe der Gründe binnen neun Kalendermonaten nach Bekanntgabe), Stand 01.04.2026
• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 1.1 § 1 (Einheiten von fünf Minuten), § 2 (Kontingente), § 3 (Nachtzeit 21 bis 6 Uhr, Samstage ab 12 Uhr, Sonn- und Feiertage), § 4 (Endziffern), § 12 (Versichertenbestätigung, keine nachträglich eingeholten Unterschriften, schwerwiegende Gründe nur als Beispiele mit Begründung der Hebamme, Ersatzunterschrift und spätere Unterschrift bei Wegfall des Grundes) und § 13 (ärztliche Anordnung vor Beginn der Leistung), Stand 01.04.2026
• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 1.1 Abschnitt 2 (Aufbau der fünfstelligen Gebührenpositionen; Position 301XX: 6,19 Euro je Einheit, 18 Einheiten je Hausbesuch, bis 24 Einheiten in den ersten drei Lebenstagen und am Tag des ersten Hausbesuchs, 20 Kontakte bis zum zehnten Lebenstag, darüber hinaus ärztliche Anordnung), Stand 01.04.2026
• Bundeseinheitliches Positionsnummernverzeichnis für Leistungen der Hebammenhilfe ab 01.04.2026 (30101, 30102, 30111)
• Gemeinsame FAQ und Umsetzungshinweise der Vertragspartner zum Hebammenhilfevertrag, Fragen 68 (Zahlungsziel bei Korrekturen), 70 (Leistungen über die Grenze zur Zuschlagszeit), 71 (tatsächliche Uhrzeit, Menge nach Kontingent), 72 (Nachberechnung mit VKZ 2) und 73 (Korrekturverfahren seit 01.10.2025 verbindlich), Stand 03.06.2026
• Technische Anlage 1 zu den Richtlinien nach § 302 Abs. 2 SGB V, Version 21 (Stand 15.01.2026, anzuwenden ab 01.10.2025), Kapitel 6 (Prüfstufen 1 bis 4, Abweisung der ganzen Datei bei verletzter Syntax, Fehler mit Rechnungsabweisung in Prüfstufe 4 kassenspezifisch geregelt) und Kapitel 7 (Korrekturverfahren für Hebammen verpflichtend ab 01.10.2025 mit den Kennzeichen 02 und 04, Ursprungsbezug, eine Datei je Kennzeichen, Korrekturrechnung nach Bemängelung und Heilung)
• Anlage 3 zu den Richtlinien nach § 302 Abs. 2 SGB V, Version 21 (anzuwenden ab 01.10.2025), Schlüssel 8.1.7 Verarbeitungskennzeichen