Hebammenrechnung korrigieren und stornieren

Irgendwann musst du fast jede Hebammenrechnung einmal korrigieren. Vielleicht hast du ein Datum vertauscht. Vielleicht stimmt eine Positionsnummer nicht oder eine Menge ist falsch. Das ist ganz normal und lässt sich sauber beheben. Wichtig ist nur eine Frage: Wie weit ist die Rechnung schon? Als Entwurf korrigierst du sie direkt. Ist sie festgeschrieben, aber noch nicht bei der Kasse, stornierst du sie und stellst eine neue. Ist sie bei der Kasse eingegangen, berichtigst du sie im Korrekturverfahren mit einer neuen Rechnung, die auf die alte verweist. Festgeschrieben heißt, die Rechnung ist fertig: Sie trägt ihre endgültige Nummer, und ihr Inhalt steht fest. Abgeschickt ist sie damit noch nicht.

Vor dem Versand: den Entwurf korrigieren

Solange eine Rechnung Entwurf ist, also noch nicht festgeschrieben, kannst du eine Falscheingabe einfach korrigieren. Du änderst die falsche Angabe an der Stelle, an der sie entstanden ist, am Besuch oder an der Leistung. Die Rechnung wird dann mit dem richtigen Stand neu gebildet. Es entsteht kein Beleg mit falschen Daten, weil die Rechnung den Kostenträger noch nicht erreicht hat. Der Kostenträger ist die Stelle, die zahlt, also die Krankenkasse.

Diese Fälle lassen sich in dieser Phase einfach beheben:

• ein falsches Besuchsdatum oder eine vertauschte Uhrzeit
• eine falsch gewählte Positionsnummer oder Gebührenposition
• eine Menge oder gefahrene Kilometerzahl, die nicht stimmt
• eine Leistung, die einer falschen Versicherten zugeordnet wurde

Prüf den Entwurf deshalb in Ruhe, bevor du ihn festschreibst. Was du jetzt findest, kostet dich weder einen Storno noch eine Nachberechnung.

Nach dem Festschreiben: stornieren und neu stellen

Ist die Rechnung festgeschrieben, kannst du sie nicht mehr still ändern. Hat die Kasse sie noch nicht bekommen, stornierst du sie. Die Rechnung steht dann auf „Storniert“, und du erstellst eine neue, richtige Rechnung mit einer neuen Nummer. Der alte Beleg bleibt dabei erhalten und nachvollziehbar. Die Korrektur ist als eigener Vorgang sichtbar. Das ist kein Umweg, sondern der saubere Weg.

Praktisch heißt das: Schau zuerst, wie weit die Rechnung ist. Ist sie noch Entwurf, korrigierst du direkt. Ist sie festgeschrieben und noch nicht abgeschickt, stornierst du den alten Beleg und legst die neue Rechnung mit den richtigen Angaben an. Ist sie schon bei der Kasse, gilt der nächste Abschnitt. Bis wann du eine Rechnung bei der Kasse einreichen kannst, steht im Beitrag zu den Fristen bei der Hebammenrechnung.

Nach der Übermittlung: das Korrekturverfahren statt Storno

Anders liegt es, wenn eine eingereichte Rechnung zu dir zurückkommt. Dann ist die erste Frage, wer sie zurückgeschickt hat: die Datenannahmestelle oder die Kasse. Hat die Datenannahmestelle die Datei zurückgewiesen, ist die Rechnung bei der Kasse nie eingegangen. Du behebst den Fehler und übermittelst sie neu wie eine gewöhnliche Rechnung. Steckt der Fehler in der festgeschriebenen Rechnung selbst, änderst du sie auch hier nicht still: Du stornierst sie und stellst eine neue, wie nach dem Festschreiben.

Hat die Datei die Prüfung der Datenannahme bestanden, liegt die Rechnung der Kasse vor, ganz gleich, ob die Kasse sich meldet oder du den Fehler selbst findest. Seit dem 1. Oktober 2025 gilt dann für alle Hebammen verbindlich das Korrekturverfahren: Du berichtigst die Rechnung nicht, indem du sie stornierst oder überschreibst, sondern mit einer neuen, eigenen Rechnung. Sie trägt ein Verarbeitungskennzeichen und verweist auf die Ursprungsrechnung. Ein Kennzeichen, mit dem du eine eingegangene Rechnung elektronisch zurücknimmst, gibt es für Hebammen nicht.

• Zu wenig abgerechnet: Fällt dir unmittelbar nach der Rechnungsstellung, noch bevor die Kasse etwas abgesetzt hat, eine vergessene oder zu niedrig abgerechnete Position auf, und ist die Versichertenbestätigung richtig ausgefüllt, stellst du eine Nachberechnung unter dem Verarbeitungskennzeichen 2. Sie enthält nur, was in der ursprünglichen Rechnung fehlte oder zu niedrig stand. Die Versichertenbestätigung bleibt, wie sie ist.
• Die Kasse hat Positionen abgesetzt: Lässt sich der Mangel beheben, forderst du genau diese Positionen mit einer Einspruchsrechnung neu. War deine Rechnung richtig, widersprichst du der Rechnungsbeanstandung mit Begründung, und zwar innerhalb von neun Kalendermonaten nach ihrer Bekanntgabe, sonst gilt sie als anerkannt.
• Zu viel abgerechnet: Dafür gibt es kein eigenes Kennzeichen. Die Kasse kann die Position bei ihrer sachlichen und rechnerischen Prüfung beanstanden und eine Rückforderung mit einer deiner nächsten Abrechnungen verrechnen. Stimmt ihre Beanstandung, widersprichst du nicht.

Falsch wäre in jedem dieser Fälle, die ganze Rechnung noch einmal einzureichen: Dann stünden bezahlte Leistungen ein zweites Mal darin, und die Kasse sähe eine doppelte Forderung statt einer Korrektur. Für eine Korrektur gilt dasselbe Zahlungsziel wie für die Rechnung, 21 Kalendertage nach der vollständig eingereichten Korrektur bei elektronischer Abrechnung und 28 Kalendertage auf Papier. Für vergessene Leistungen zählt außerdem die Ausschlussfrist: Leistungen des Vorjahres müssen bis zum 30. Juni elektronisch abgerechnet sein. Was danach zu tun ist, welche Kennzeichen es gibt und wann du widersprichst, zeigt der Beitrag zur beanstandeten Hebammenrechnung.

Storno als eigener Fall

Ein Storno nimmt eine Rechnung ganz zurück. Es ist der richtige Weg, solange die Kasse die Rechnung noch nicht hat. Liegt eine gedruckte Rechnung schon bei ihr, gehört zum Storno ein Schreiben an die Kasse; eine elektronisch eingegangene Rechnung lässt sich nicht stornieren. Zwei Dinge gehören zu jedem Storno:

• Die stornierte Rechnung bleibt mit ihrer Nummer erhalten. Sie wird nicht gelöscht, und ihre Nummer wird nicht noch einmal vergeben.
• Die Leistungen darauf stehen danach wieder zur Abrechnung offen. Die neue Rechnung über sie trägt eine neue Nummer.

Liegt eine gedruckte Rechnung schon bei der Kasse und soll sie ganz zurück, erfährt die Kasse vom Storno nur durch ein Schreiben von dir, denn eine Forderung, die schon raus ist, muss nachvollziehbar bleiben. Ohne dieses Schreiben lägen ihr nach der Neuabrechnung zwei Rechnungen über dieselben Leistungen vor. Fehlt auf der gedruckten Rechnung nur etwas oder hat die Kasse Positionen abgesetzt, musst du sie nicht ganz zurücknehmen: Dann stellst du eine Nachberechnung oder eine Einspruchsrechnung, ebenfalls auf Papier. Was die Kasse elektronisch hat, korrigierst du vorwärts, wie im Abschnitt davor beschrieben.

Wie uwupa das übernimmt

In uwupa kannst du jede Falscheingabe korrigieren, solange die Leistung noch auf keiner festgeschriebenen Rechnung steht. Du änderst die Angabe genau dort, wo sie entstanden ist. Steht sie schon in einem Rechnungsentwurf, löschst du zuerst den Entwurf mit „Entwurf löschen“: Die Leistungen bleiben erfasst und stehen wieder unter den offenen Leistungen der Betreuung, eine Rechnungsnummer ist noch nicht vergeben. Danach korrigierst du die Angabe und erstellst die Kassenrechnung neu. Änderst du die Kilometer einer Fahrt im Fahrtenbuch, teilt uwupa das Wegegeld aller Besuche dieser Fahrt neu auf, die noch auf keiner Rechnung stehen. So musst du nicht jeden Besuch einzeln nacharbeiten. Wegegeld auf einer Rechnung, auch auf einem Entwurf, behält seine Kilometer; dann löschst du zuerst den Entwurf beziehungsweise stornierst die noch nicht abgeschickte Rechnung und änderst die Fahrt danach.

Ist eine Rechnung dagegen schon festgeschrieben, führt uwupa dich durch den Storno. Der alte Beleg steht danach auf „Storniert“ und bleibt mit seiner Nummer nachvollziehbar, die Leistungen darauf werden wieder offen. Du erstellst die neue Rechnung mit den richtigen Angaben. War die gedruckte Rechnung schon bei der Kasse, findest du an der stornierten Rechnung das Stornoschreiben an die Kasse, das du druckst und selbst abschickst. Eine Rechnung in einer elektronischen Einreichung storniert uwupa nicht; ob sich die Einreichung zurückziehen lässt, etwa nach einer Ablehnung durch die Datenannahmestelle, steht auf ihrer Seite. Eine als bezahlt vermerkte Kassenrechnung korrigierst du im Korrekturverfahren. So bleibt deine Abrechnung ruhig und ordentlich, auch wenn ein Fehler erst spät auffällt.

Ist die Rechnung bei der Kasse, legst du die Korrektur an der ursprünglichen Rechnung an. Eine vergessene oder zu niedrig erfasste Leistung trägst du zuerst beim Besuch nach und legst dann mit „Nachberechnung anlegen“ die Nachberechnung an; beim Einspruch wählst du nur die Positionen, die die Kasse abgesetzt hat. uwupa setzt Kennzeichen und Bezug auf die Ursprungsrechnung. Eine Beanstandung trägst du mit Grund und Tag der Bekanntgabe ein, und uwupa rechnet das Ende der neun Kalendermonate aus. uwupa schickt deine Kassenrechnung elektronisch an die Kasse, ohne Dienst dazwischen; die unterschriebenen Belege gehen per Post dazu. Rechnet ein Abrechnungsdienst für dich ab, behältst du ihn; uwupa schickt dann nichts an die Kasse. Wie die Rechnungen je Kasse gebündelt entstehen und welche Status sie dabei durchlaufen, zeigt der Beitrag zur Sammelrechnung an die Krankenkasse.

Quellen dieses Beitrags:

• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 2 § 2 (Rechnungslegung nach der Richtlinie nach § 302 SGB V, Abweisung bei Verstoß, Rechnungslegung für Leistungen des Vorjahres spätestens bis zum 30.06. elektronisch, Ausschlussfrist), Stand 01.04.2026
• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 2 § 4 (Zahlungsfristen 21 Kalendertage elektronisch, 28 Kalendertage papiergebunden) und § 5 (Zahlung unter Vorbehalt der Prüfung, Beanstandung bis 30.09. des Folgejahres, Aufrechnung von Rückforderungen, Widerspruch unter Angabe der Gründe binnen neun Kalendermonaten nach Bekanntgabe), Stand 01.04.2026
• Gemeinsame FAQ und Umsetzungshinweise der Vertragspartner zum Hebammenhilfevertrag, Fragen 68 (Zahlungsziel auch bei Korrekturen), 72 (Fehler unmittelbar nach der Rechnungsstellung, noch vor Absetzung, bei korrekter Versichertenbestätigung: nur die Rechnung unter VKZ 2 als Nachberechnung neu stellen) und 73 (Korrekturverfahren seit 01.10.2025 verbindlich für alle Hebammen), Stand 03.06.2026
• Technische Anlage 1 zu den Richtlinien nach § 302 Abs. 2 SGB V, Version 21 (Stand 15.01.2026, anzuwenden ab 01.10.2025), Kapitel 7.1 (Hebammen: zulässige Verarbeitungskennzeichen 02 und 04), 7.2 (Bezug auf die Ursprungsrechnung, Voraussetzung ist ihr erfolgreicher Dateieingang), 7.4.1 (Nachforderung nur mit den nicht abgerechneten Positionen, Mengen- oder Preisdifferenzen) und 7.4.3 (Korrekturrechnung nach Bemängelung und Heilung nur über die nicht vergüteten Positionen)