Institutionskennzeichen als Hebamme beantragen

Neun Ziffern entscheiden darüber, ob die gesetzliche Krankenkasse deine Rechnung überhaupt annimmt: das Institutionskennzeichen, oft auch kurz IK oder IK-Nummer genannt. Gerade beim Start in die Freiberuflichkeit ist die Nummer eine der ersten Hürden. In diesem Beitrag erfährst du, was hinter dem Kennzeichen steckt, wie du es beantragst und worauf du im Abrechnungsalltag achten solltest.

Was das Institutionskennzeichen ist

Das Institutionskennzeichen, kurz IK, ist eine neunstellige Nummer, unter der du als freiberufliche Hebamme mit den gesetzlichen Krankenkassen abrechnest. Für Hebammen beginnt das Kennzeichen mit den Ziffern 45. Vergeben wird es von der Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen, kurz ARGE IK, in Sankt Augustin. Abrechnungen ohne oder mit fehlerhaftem Kennzeichen weisen die Kassen ab, so regelt es der Hebammenhilfevertrag.

Das Kennzeichen ist im Sozialgesetzbuch verankert und bündelt die Angaben, die die Kassen für die Zahlung brauchen: deinen Namen, die Anschrift deines Betätigungsorts und deine Bankverbindung. Diese Daten liegen zentral bei der ARGE IK und gelten für alle Kassen zugleich. Du musst sie also nicht bei jeder Kasse einzeln hinterlegen.

Wer es braucht und wann

Jede freiberufliche Hebamme braucht ein eigenes persönliches Institutionskennzeichen, bevor sie ihre erste Rechnung an eine gesetzliche Krankenkasse stellt. Für reine Privatleistungen und Privatrechnungen ist kein Kennzeichen nötig. Arbeitest du an mehreren Standorten, führst du nach dem Hebammenhilfevertrag für jeden Betätigungsort ein gesondertes Kennzeichen. Auch gemeinsam abrechnende Hebammen führen jeweils eigene Kennzeichen.

Praktisch heißt das: Kümmere dich um die Nummer, sobald absehbar ist, dass du Leistungen mit einer Kasse abrechnen wirst. Für den Anfang genügt ein einzelnes persönliches Kennzeichen. Wie die Kassenabrechnung insgesamt funktioniert, von den Positionen bis zur fertigen Rechnung, liest du im Überblick zur Hebammen-Abrechnung 2026.

So beantragst du es

Du beantragst dein Institutionskennzeichen schriftlich bei der Sammel- und Verteilungsstelle IK der Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen, Alte Heerstraße 111, 53757 Sankt Augustin. Der Antrag ist kostenlos und geht per Erfassungsbeleg oder formlos, deine Unterschrift ist zwingend nötig. Die Bearbeitung dauert nach Angaben der ARGE IK in der Regel etwa 10 bis 14 Tage nach Eingang (Stand Juli 2026).

In den Antrag gehören dein Name, die Anschrift, von der aus du arbeitest, deine Berufsbezeichnung und deine Bankverbindung. Die ARGE IK nennt als Wege für die Einreichung Post, Fax und elektronische Post. Frag im Zweifel kurz dort nach, welcher Weg gerade am schnellsten ist. Nach der Vergabe bekommst du einen Bescheid mit deinem Kennzeichen, die gespeicherten Daten werden von dort an die Träger der Sozialversicherung weitergeleitet.

Denk außerdem daran, das neue Kennzeichen dem Berufsverband mitzuteilen, über den du dem Hebammenhilfevertrag beitrittst. Denn abgerechnet wird nur über ein Kennzeichen, das in der Vertragspartnerliste der Hebammen geführt ist.

Das Kennzeichen im Abrechnungsalltag

Dein Institutionskennzeichen steht auf jeder Rechnung an eine gesetzliche Krankenkasse und gehört in jeden Schriftwechsel mit den Kassen. Bezahlt wird ausschließlich auf die Bankverbindung, die bei der ARGE IK zu deinem Kennzeichen hinterlegt ist. Eine andere Kontoverbindung auf der Rechnung berücksichtigen die Kassen nicht. Stimmen die hinterlegten Daten nicht, geht das zu deinen Lasten.

Im Alltag tippst du die Nummer trotzdem nicht ständig neu. In uwupa hinterlegst du sie ein einziges Mal, wenn du magst schon bei der Registrierung. Gebraucht wird sie erst, wenn du deine erste Kassenrechnung stellst. Und vergiss neben dem Kennzeichen den zweiten Baustein nicht: Zu jeder abgerechneten Leistung gehört ihr Urbeleg, die Versichertenbestätigung.

Änderungen melden

Änderungen deiner Adresse oder Bankverbindung meldest du unverzüglich der Sammel- und Verteilungsstelle der ARGE IK, denn nur die dort gespeicherten Daten zählen bei der Zahlung. Eine Mitteilung allein an die Krankenkassen genügt nicht und wird bei der Abrechnung nicht berücksichtigt. Veraltete Angaben gehen zu deinen Lasten, im ungünstigsten Fall stocken deine Zahlungen.

Auch diese Änderungen sind bei der ARGE IK kostenlos. Der Hebammenhilfevertrag verlangt zusätzlich, dass du Änderungen dem Verband meldest, über den du dem Vertrag beigetreten bist. Ein kurzer Brief an beide Stellen erspart dir später viel Hin und Her mit offenen Rechnungen.

Wie uwupa dir das abnimmt

Beantragen musst du dein Kennzeichen selbst, den Rest übernimmt die Software. In uwupa trägst du die Nummer einmal ein, im Willkommens-Assistenten, bei der Registrierung oder später in den Einstellungen. Beim Eintragen prüft uwupa sofort, ob die neun Ziffern in sich stimmig sind, so fallen Zahlendreher direkt auf. Wartest du noch auf deinen Bescheid, kannst du trotzdem schon loslegen: dokumentieren, Klientinnen anlegen, Privatleistungen abrechnen. Erst zur ersten Kassenrechnung fragt uwupa nach dem Kennzeichen.

Danach steht die Nummer automatisch auf jeder Rechnung und Sammelrechnung an die Kassen. Weitere Kennzeichen für zusätzliche Standorte verwaltest du ebenfalls in den Einstellungen. Und für die Direktabrechnung an die Kassen, die zur Stufe Premium gehört, die noch in Vorbereitung und nicht buchbar ist, bildet das hinterlegte Kennzeichen später die Grundlage.