Sammelrechnung an die Krankenkasse erstellen

Sammelrechnung nennt man das gebündelte Abrechnen aller offenen Leistungen einer Kasse in einem Vorgang. Du gehst also nicht Betreuung für Betreuung vor, sondern Kasse für Kasse. Für dich als Hebamme bedeutet das weniger Versand. Und du siehst leichter, was bei welcher Kasse noch offen ist.

Was eine Sammelrechnung leistet

Du musst die offenen Leistungen nicht mehr Betreuung für Betreuung durchgehen. Der Vorgang fasst alle Leistungen einer Kasse zusammen, die du noch nicht abgerechnet hast. Das spart Aufwand. Der Abgleich wird einfacher, weil du je Kasse einen Vorgang vor dir hast und nicht einen ganzen Stapel. An den einzelnen Positionsnummern und ihren Mengen ändert sich dabei nichts.

Wichtig ist: Jede einzelne Leistung bleibt weiterhin nachvollziehbar. Nach § 302 SGB V lautet jeder Abrechnungsfall auf genau eine Versicherte, die Bündelung liegt also im Ablauf und in der Einreichung, nicht in einer Vermischung der Fälle. Das gebündelte Abrechnen ersetzt auch nicht die saubere Dokumentation jeder einzelnen Betreuung. Es führt sie nur zusammen. Welcher Betrag für eine Position gilt, richtet sich weiter nach dem aktuellen Stand der Vergütungsvereinbarung. Das ist der Vertrag, in dem steht, was jede Leistung kostet.

Worauf du beim Bündeln achtest

• In einen Abrechnungsvorgang gehören nur Leistungen einer Kasse. So bleibt klar, zu welchem Kostenträger die Belege gehören.
• Geht eine Betreuung über ein Kontingent, also über die Kontakte oder Einheiten, die der Vertrag je Frau vergütet, gehört in die Menge der Rechnung nur, was das Kontingent trägt; die tatsächliche Dauer bleibt auf der Versichertenbestätigung und in den Uhrzeitfeldern stehen. Welche Grenzen es gibt, steht im Beitrag zu den Kontingenten der Vergütungsvereinbarung.
• Der Stand der Rechnung gibt dir Orientierung. Eine Rechnung läuft von „Entwurf“ über „Festgeschrieben“ und „Abgeschickt“ bis „Bezahlt“. Stornieren ist der Weg, solange die Kasse die Rechnung noch nicht hat; liegt eine gedruckte Rechnung schon bei ihr und soll ganz zurück, gehört ein Stornoschreiben dazu. Sonst korrigierst du, was die Kasse schon hat, mit Nachberechnung oder Einspruch.
• Die Positionen einer Sammelrechnung kommen aus dem Vergütungsverzeichnis. Wie es aufgebaut ist und welche Fassung wann gilt, steht im Beitrag zur Vergütungsvereinbarung 2026.

Solange eine Rechnung im Entwurf liegt, kannst du sie noch ändern. Wenn du sie festschreibst, wird sie verbindlich. Der weitere Status zeigt dir dann, wo der Beleg auf dem Weg zur Kasse gerade steht. So bleibt klar, was du schon eingereicht hast und was die Kasse schon bezahlt hat. Wie du eine Rechnung je nach Status änderst oder ersetzt, zeigt der Beitrag zum Korrigieren und Stornieren einer Hebammenrechnung. Kommt eine Rechnung aus dem Vorgang beanstandet oder gekürzt zurück, zeigt der Beitrag zur beanstandeten Hebammenrechnung, ob eine Einspruchsrechnung oder ein begründeter Widerspruch der richtige Weg ist.

Wie uwupa das übernimmt

In uwupa rechnest du je Kasse in einem Vorgang ab. Aus den offenen Leistungen entsteht dabei je Betreuung eine Rechnung, die auf genau eine Frau lautet, denn genau so erwartet die Kasse den Abrechnungsfall. Du musst die Positionen nicht von Hand sortieren, und du klickst auch nicht je Frau: Festschreiben und Einreichen laufen gebündelt je Kasse. Beim Erstellen kürzt uwupa, was über ein Kontingent hinausgeht, auf das, was das Kontingent trägt. Die dokumentierte Dauer bleibt erhalten, und auf der Rechnung siehst du, welche Leistung gekürzt wurde. Lässt sich eine Grenze so nicht einhalten oder fehlt bei einer Betreuung noch etwas, bleibt sie offen, und uwupa nennt dir den Grund. Jede Rechnung steht dabei auf „Entwurf“, „Festgeschrieben“, „Abgeschickt“, „Bezahlt“ oder „Storniert“; eine Rechnung, die die Kasse schon hat, korrigierst du an der ursprünglichen Rechnung mit „Nachberechnung anlegen“ oder einem Einspruch, und eine gedruckte, die ganz zurück soll, stornierst du mit Stornoschreiben. Die elektronische Einreichung nach § 302 SGB V ist in uwupa dabei, ohne Dienst dazwischen. Die Belege gehen wie gewohnt per Post dazu; bezahlt wird nach Prüfung durch die Kasse. Nimmt eine Datenannahmestelle den elektronischen Weg nicht an, führt dich uwupa für diese Kasse weiter über die Papierrechnung. Rechnet ein Abrechnungsdienst für dich ab, behältst du ihn; uwupa schickt dann nichts an die Kasse.

Quellen dieses Beitrags:

• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 2 § 2 (Rechnungslegung, Angaben je Versicherter in der Abrechnung), Stand 01.04.2026
• § 302 SGB V (Abrechnung der sonstigen Leistungserbringer) mit den Richtlinien nach § 302 Abs. 2 SGB V