Selbstständig als Hebamme: sieben Schritte zum Start

Du möchtest dich als Hebamme selbstständig machen, vielleicht neben der Klinik, vielleicht ganz auf eigene Rechnung. Der fachliche Teil ist dir vertraut. Neu sind die Formalitäten: Finanzamt, Meldungen, Versicherung, Kassenzulassung. Dieser Beitrag führt dich als Checkliste durch den Einstieg in die Freiberuflichkeit. Das meiste davon erledigst du nur ein einziges Mal, und vieles lässt sich parallel anstoßen.

Checkliste: in sieben Schritten in die Freiberuflichkeit

Diese sieben Schritte bringen dich von der Entscheidung bis zur ersten Rechnung. Die Reihenfolge ist eine Empfehlung, keine Vorschrift: Der Beitritt zum Hebammenhilfevertrag setzt den Nachweis deiner Berufshaftpflicht voraus, alles andere kannst du nebeneinander anstoßen.

1. Tätigkeit beim Finanzamt anmelden, mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über Elster.
2. Freiberufliche Tätigkeit bei der zuständigen Behörde deines Bundeslandes melden.
3. Bei der Deutschen Rentenversicherung melden, denn Hebammen zählen zu den versicherungspflichtigen Selbstständigen.
4. Berufshaftpflicht abschließen, passend zu deinem Leistungsspektrum mit oder ohne Geburtshilfe.
5. Institutionskennzeichen beantragen, kostenlos und schriftlich bei der ARGE IK.
6. Dem Hebammenhilfevertrag beitreten und danach mit dem Qualitätsmanagement beginnen.
7. Ausstattung, Dokumentation und Abrechnung einrichten, bevor du die erste Frau betreust.

Schritt 1: Freier Beruf statt Gewerbe

Als Hebamme übst du einen freien Heilberuf aus. Du meldest deshalb kein Gewerbe an und zahlst keine Gewerbesteuer. Stattdessen meldest du deine Tätigkeit direkt dem Finanzamt: mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den du elektronisch über Elster einreichst, innerhalb eines Monats nach dem Beginn. Das Finanzamt teilt dir anschließend eine Steuernummer zu, die später auf deine Privatrechnungen gehört.

Im Fragebogen schätzt du deine voraussichtlichen Einnahmen. Bleib dabei realistisch, denn daraus leitet das Finanzamt mögliche Vorauszahlungen ab. Für die Gewinnermittlung genügt dir als Freiberuflerin die einfache Einnahmenüberschussrechnung, eine doppelte Buchführung brauchst du nicht. Bei Fragen zur Umsatzsteuer, etwa rund um Kurse, hilft dir eine Steuerberatung weiter.

Schritt 2: Die freiberufliche Tätigkeit melden

Bevor du die erste Leistung erbringst, meldest du deine freiberufliche Tätigkeit nach der Berufsordnung deines Bundeslandes bei der zuständigen Stelle. Häufig ist das das Gesundheitsamt, in manchen Ländern eine andere Behörde. Auch der Hebammenhilfevertrag verlangt diese Meldung vor der erstmaligen Leistungserbringung. Dein Landesverband sagt dir, wohin du dich wendest und welche Unterlagen die Behörde sehen möchte.

Schritt 3: Die Meldung bei der Deutschen Rentenversicherung

Als selbstständige Hebamme gehörst du zu den Berufen, die kraft Gesetzes in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert sind. Melde dich deshalb zu Beginn deiner Freiberuflichkeit bei der Deutschen Rentenversicherung. Sie gibt dir verbindliche Auskunft zur Höhe deines Beitrags und zu möglichen Ausnahmen, etwa bei geringem Einkommen. Plane den Beitrag von Anfang an in deine Rücklagen ein, damit er dich später nicht überrascht.

Schritt 4: Berufshaftpflicht vor dem ersten Einsatz

Die Berufshaftpflichtversicherung schließt du ab, bevor du die erste Frau betreust. Der Hebammenhilfevertrag verpflichtet dich, den Schutz zu Beginn der Tätigkeit abzuschließen und über die gesamte Zeit aufrechtzuerhalten. Wichtig ist die Unterscheidung mit oder ohne Geburtshilfe, denn danach richtet sich dein Versicherungsschutz. Was die Versicherung umfasst und worauf du beim Abschluss achtest, liest du im Beitrag zur Berufshaftpflicht für Hebammen.

Schritt 5: Das Institutionskennzeichen für die Kassenabrechnung

Das Institutionskennzeichen ist eine neunstellige Nummer, unter der die Krankenkassen dich führen und deine Rechnungen auszahlen. Du beantragst es schriftlich und kostenlos bei der Sammel- und Verteilungsstelle IK der Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen in Sankt Augustin. Dort hinterlegst du Name, Anschrift und Kontoverbindung. Stelle den Antrag früh, denn die Nummer gehört zu den Angaben, die beim Beitritt zum Hebammenhilfevertrag in die Vertragspartnerliste eingetragen werden. Wie der Antrag im Einzelnen abläuft, zeigt dir der Beitrag zum Institutionskennzeichen für Hebammen.

Schritt 6: Vertragspartnerin der Krankenkassen werden

Mit den gesetzlichen Krankenkassen rechnest du erst ab, wenn du dem Hebammenhilfevertrag beigetreten bist. Der Beitritt läuft über deinen Berufsverband oder, wenn du keinem angehörst, über den GKV-Spitzenverband. Du reichst drei Unterlagen ein: das Beitrittsformular, den Nachweis deiner Erlaubnis zum Führen der Berufsbezeichnung und den Nachweis deiner Berufshaftpflicht. Der Beitritt gilt frühestens ab dem Tag, an dem alle Unterlagen vollständig eingegangen sind.

Ein rückwirkender Beitritt ist ausgeschlossen. Leistungen, die du vor deinem Beitrittsdatum erbringst, vergütet die Kasse nicht. Warte deshalb mit der ersten Betreuung auf Kassenkosten, bis du die Bestätigung mit deinem Beitrittsdatum erhalten hast.

Mit dem Beitritt übernimmst du auch die Pflicht zum Qualitätsmanagement. Du beginnst innerhalb von sechs Monaten nach dem Beitritt, zum Beispiel mit einer Schulung, und schließt die Einführung nach spätestens 30 Monaten mit einer Selbstbewertung ab. Ein externes Audit brauchen nur Hebammen, die Geburtshilfe im häuslichen Umfeld anbieten. Wie die Abrechnung danach im Alltag funktioniert, liest du im Beitrag zur Hebammen-Abrechnung 2026.

Schritt 7: Die erste Ausstattung

Für den Anfang reicht eine überschaubare Ausstattung: deine Hebammentasche mit dem Material für dein Leistungsspektrum, ein Telefon mit eigener Nummer, ein verlässlicher Terminkalender, eine geordnete Dokumentation je Frau und ein Werkzeug für die Abrechnung. Vieles davon besitzt du schon. Teure Anschaffungen kannst du ruhig verschieben, bis du weißt, wie sich deine Arbeit entwickelt.

• Hebammentasche mit dem Material für Vorsorge und Wochenbett, abgestimmt auf dein Angebot.
• Telefon mit eigener Nummer und einer Ansage, die deine Erreichbarkeit klärt.
• Terminkalender und eine Übersicht deiner Fahrten, denn Wegegeld rechnest du je Kilometer ab.
• Dokumentation je Frau, von der Anmeldung bis zum Abschluss des Wochenbetts.
• Ein Abrechnungswerkzeug, das die Vertragspositionen kennt, ob Software oder zunächst eine Vorlage.

Ob du dafür eine Software nutzt oder erst einmal mit Papier und Tabellen beginnst, entscheidest du. Wichtig ist nur, dass Dokumentation und Abrechnung von Anfang an geordnet sind, denn Nachträge kosten später viel Zeit.

Zwei Entscheidungen hängen daran und lohnen einen Blick, bevor du dich festlegst: was dich ein Programm im Jahr wirklich kostet, mit allen Bausteinen und mit der Umsatzsteuer richtig gerechnet, steht im Beitrag zu den Kosten von Hebammensoftware. Und ob du deine Rechnungen selbst an die Kasse schickst oder sie einem Dienst übergibst, wägt der Beitrag zur Direktabrechnung gegenüber dem Abrechnungsdienstleister ab. Was ein Programm beim Abrechnen konkret übernimmt, steht auf der Seite zur Abrechnungssoftware für Hebammen.

Und wenn dein Start weniger als zwölf Monate zurückliegt oder du noch studierst: Für genau diese beiden Phasen gibt es bei uwupa Guthaben, nachzulesen auf der Seite zu Studium und Gründung.

Was kostet der Start in die Freiberuflichkeit?

Die Formalitäten selbst kosten dich wenig. Der Fragebogen beim Finanzamt und der Antrag auf das Institutionskennzeichen sind kostenlos. Was die Meldung bei der Behörde deines Bundeslandes kostet, sagt dir die zuständige Stelle. Der spürbare Posten ist die Berufshaftpflicht, und ihre Höhe hängt vor allem davon ab, ob du Geburtshilfe leistest: Ohne Geburtshilfe bleibt die Prämie überschaubar, mit Geburtshilfe liegt sie um ein Vielfaches höher. Dafür gleichen die gesetzlichen Kassen die Kostensteigerung auf Antrag zu einem großen Teil aus. Wie das läuft, steht im Beitrag zur Berufshaftpflicht für Hebammen.

Dazu kommt, was du selbst in der Hand hast: Verbandsbeitrag, Material für deine Hebammentasche, Telefon, ein eigenes Konto, Fortbildungen und ein Werkzeug für Dokumentation und Abrechnung. All das sind Betriebsausgaben, sie senken deinen Gewinn und damit deine Einkommensteuer. Rechne daneben mit den laufenden Beiträgen zur Kranken- und zur gesetzlichen Rentenversicherung, die du als Selbstständige selbst trägst. Welche Steuern dich als Freiberuflerin betreffen und wie du eine Rücklage für Vorauszahlungen aufbaust, liest du im Beitrag zu den Steuern für freiberufliche Hebammen. Plane außerdem einen Puffer für die ersten Monate ein, denn zwischen der ersten Betreuung und dem Geldeingang der Kasse liegt Zeit.

Was verdient eine selbstständige Hebamme?

Eine allgemeine Zahl dazu gibt es nicht, und jede, die dir eine nennt, meint eine andere Ausgangslage. Dein Einkommen entsteht aus vier Größen, die du selbst gestaltest:

• Dein Leistungsspektrum: Wochenbett, Vorsorge, Kurse und Geburtshilfe werden unterschiedlich vergütet und verlangen unterschiedlichen Versicherungsschutz.
• Deine Auslastung: wie viele Frauen du gleichzeitig betreust und wie gleichmäßig sich die Betreuungen über das Jahr verteilen.
• Deine Wege: Hausbesuche kosten Zeit und Kilometer. Wegegeld rechnest du je Kilometer ab, bei mehreren Frauen auf einer Fahrt anteilig.
• Dein Kursangebot: Kurse bündeln mehrere Frauen in einem Termin, brauchen aber Raum, Vorbereitung und eine verlässliche Planung.

Vom Umsatz bleibt nicht alles bei dir. Betriebsausgaben, Einkommensteuer sowie deine Kranken- und Altersvorsorge gehen davon ab, dazu kommt unbezahlte Zeit für Organisation und Buchhaltung. Rechne deshalb nicht mit dem, was auf der Rechnung steht, sondern mit dem, was nach Ausgaben und Rücklagen übrig bleibt.

Der zweite Hebel ist die Abrechnung selbst. Was du nicht dokumentierst, kannst du nicht abrechnen, und eine übersehene Position fehlt dir am Monatsende. Wie die Abrechnung nach dem Hebammenhilfevertrag aufgebaut ist, welche Leistungsbereiche es gibt und was die 5-Minuten-Einheiten für deine Dokumentation bedeuten, zeigt dir der Überblick zur Hebammen-Abrechnung 2026. Diese Übersicht gibt dir Orientierung für die eigene Planung, sie ersetzt keine Steuerberatung.

Wie uwupa dir den Start erleichtert

uwupa ist eine Software für freiberufliche Hebammen mit drei festen Tarifen: 14,90, 24,90 und 34,90 Euro im Monat als Endpreis, ohne Anteil von deinem Umsatz, bei monatlicher Zahlweise jeden Monat kündbar. Du testest 30 Tage kostenlos, mit einer Empfehlung 60 Tage. Die klinische Dokumentation ist in jeder Stufe enthalten und deine Daten sind verschlüsselt.

Für den Anfang ist vor allem eines praktisch: Du kannst ohne Institutionskennzeichen beginnen und die Nummer nachtragen, sobald sie da ist. Gebraucht wird sie erst für deine erste Kassenrechnung. Gerade ohne Abrechnungserfahrung nimmt dir uwupa das Nachschlagen ab. Du hältst deine Besuche fest, die passende Rechnung entsteht daraus, und uwupa warnt dich schon beim Eintragen, wenn etwas nicht zusammenpasst. Belege liest die Texterkennung direkt auf deinem Gerät, nichts geht dafür ins Internet. Die Direktabrechnung an die Kasse gehört zur Stufe Premium.

Quellen dieses Beitrags:

• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, § 5 (Beitrittsverfahren, kein rückwirkender Beitritt), Stand 01.04.2026
• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, § 6 (Vertragspartnerliste, persönliches Kennzeichen nach § 293 SGB V über die ARGE IK), Stand 01.04.2026
• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, § 7 (Meldung vor der erstmaligen Leistungserbringung, Berufshaftpflicht über die gesamte Vertragszugehörigkeit), Stand 01.04.2026
• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 3.3 Nachweisverfahren (Beginn des Qualitätsmanagements nach sechs Monaten, Selbstbewertung nach 30 Monaten), Stand 01.04.2026
• § 18 EStG (Einkünfte aus selbständiger Arbeit, freie Berufe)
• § 138 AO (Anzeige der Erwerbstätigkeit beim Finanzamt innerhalb eines Monats)
• § 2 SGB VI (Versicherungspflicht selbständiger Hebammen in der gesetzlichen Rentenversicherung)