Freiberuflich als Hebamme starten: erste Schritte

Du möchtest freiberuflich als Hebamme arbeiten, vielleicht neben der Klinik, vielleicht ganz auf eigene Rechnung. Der fachliche Teil ist dir vertraut. Neu sind die Formalitäten: Finanzamt, Meldungen, Versicherung, Kassenzulassung. In diesem Beitrag gehen wir die ersten Schritte in Ruhe durch. Das meiste davon erledigst du nur ein einziges Mal, und vieles lässt sich parallel anstoßen.

Freier Beruf, kein Gewerbe

Als Hebamme übst du einen freien Heilberuf aus. Du meldest deshalb kein Gewerbe an und zahlst keine Gewerbesteuer. Stattdessen meldest du deine Tätigkeit direkt dem Finanzamt: mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den du elektronisch über Elster einreichst, innerhalb eines Monats nach dem Beginn. Das Finanzamt teilt dir anschließend eine Steuernummer zu, die später auf deine Privatrechnungen gehört.

Im Fragebogen schätzt du deine voraussichtlichen Einnahmen. Bleib dabei realistisch, denn daraus leitet das Finanzamt mögliche Vorauszahlungen ab. Für die Gewinnermittlung genügt dir als Freiberuflerin die einfache Einnahmenüberschussrechnung, eine doppelte Buchführung brauchst du nicht. Bei Fragen zur Umsatzsteuer, etwa rund um Kurse, hilft dir eine Steuerberatung weiter.

Diese Meldungen und Nachweise brauchst du

Für den Anfang brauchst du drei Dinge: die Meldung deiner freiberuflichen Tätigkeit bei der zuständigen Behörde deines Bundeslandes, eine Berufshaftpflichtversicherung, die vor dem ersten Einsatz besteht, und ein Institutionskennzeichen für die Abrechnung mit den gesetzlichen Krankenkassen. Alle drei Schritte kannst du parallel angehen, keiner davon setzt einen der anderen voraus.

Meldung der freiberuflichen Tätigkeit

Bevor du die erste Leistung erbringst, meldest du deine freiberufliche Tätigkeit nach der Berufsordnung deines Bundeslandes bei der zuständigen Stelle. Häufig ist das das Gesundheitsamt, in manchen Ländern eine andere Behörde. Auch der Hebammenhilfevertrag verlangt diese Meldung vor der erstmaligen Leistungserbringung. Dein Landesverband sagt dir, wohin du dich wendest und welche Unterlagen die Behörde sehen möchte.

Berufshaftpflicht vor dem ersten Einsatz

Die Berufshaftpflichtversicherung schließt du ab, bevor du die erste Frau betreust. Der Hebammenhilfevertrag verpflichtet dich, den Schutz zu Beginn der Tätigkeit abzuschließen und über die gesamte Zeit aufrechtzuerhalten. Wichtig ist die Unterscheidung mit oder ohne Geburtshilfe, denn danach richtet sich dein Versicherungsschutz. Was die Versicherung umfasst und worauf du beim Abschluss achtest, liest du im Beitrag zur Berufshaftpflicht für Hebammen.

Das Institutionskennzeichen für die Kassenabrechnung

Das Institutionskennzeichen ist eine neunstellige Nummer, unter der die Krankenkassen dich führen und deine Rechnungen auszahlen. Du beantragst es schriftlich und kostenlos bei der Sammel- und Verteilungsstelle IK der Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen in Sankt Augustin. Dort hinterlegst du Name, Anschrift und Kontoverbindung. Stelle den Antrag früh, denn die Nummer gehört zu den Angaben, die beim Beitritt zum Hebammenhilfevertrag in die Vertragspartnerliste eingetragen werden. Wie der Antrag im Einzelnen abläuft, zeigt dir der Beitrag zum Institutionskennzeichen für Hebammen.

Vertragspartnerin der Krankenkassen werden

Mit den gesetzlichen Krankenkassen rechnest du erst ab, wenn du dem Hebammenhilfevertrag beigetreten bist. Der Beitritt läuft über deinen Berufsverband oder, wenn du keinem angehörst, über den GKV-Spitzenverband. Du reichst drei Unterlagen ein: das Beitrittsformular, den Nachweis deiner Erlaubnis zum Führen der Berufsbezeichnung und den Nachweis deiner Berufshaftpflicht. Der Beitritt gilt frühestens ab dem Tag, an dem alle Unterlagen vollständig eingegangen sind.

Ein rückwirkender Beitritt ist ausgeschlossen. Leistungen, die du vor deinem Beitrittsdatum erbringst, vergütet die Kasse nicht. Warte mit der ersten Betreuung auf Kassenkosten deshalb, bis du die Bestätigung mit deinem Beitrittsdatum erhalten hast.

Mit dem Beitritt übernimmst du auch die Pflicht zum Qualitätsmanagement. Du beginnst innerhalb von sechs Monaten nach dem Beitritt, zum Beispiel mit einer Schulung, und schließt die Einführung nach spätestens 30 Monaten mit einer Selbstbewertung ab. Ein externes Audit brauchen nur Hebammen, die Geburtshilfe im häuslichen Umfeld anbieten. Wie die Abrechnung danach im Alltag funktioniert, liest du im Beitrag zur Hebammen-Abrechnung 2026.

Die erste Ausstattung

Für den Anfang reicht eine überschaubare Ausstattung: deine Hebammentasche mit dem Material für dein Leistungsspektrum, ein Telefon mit eigener Nummer, ein verlässlicher Terminkalender, eine geordnete Dokumentation je Frau und ein Werkzeug für die Abrechnung. Vieles davon besitzt du schon. Teure Anschaffungen kannst du ruhig verschieben, bis du weißt, wie sich deine Arbeit entwickelt.

• Hebammentasche mit dem Material für Vorsorge und Wochenbett, abgestimmt auf dein Angebot.
• Telefon mit eigener Nummer und einer Ansage, die deine Erreichbarkeit klärt.
• Terminkalender und eine Übersicht deiner Fahrten, denn Wegegeld rechnest du je Kilometer ab.
• Dokumentation je Frau, von der Anmeldung bis zum Abschluss des Wochenbetts.
• Ein Abrechnungswerkzeug, das die Vertragspositionen kennt, ob Software oder zunächst eine Vorlage.

Ob du dafür eine Software nutzt oder erst einmal mit Papier und Tabellen beginnst, entscheidest du. Wichtig ist nur, dass Dokumentation und Abrechnung von Anfang an geordnet sind, denn Nachträge kosten später viel Zeit.

Wie uwupa dir den Start erleichtert

uwupa ist eine Software für freiberufliche Hebammen mit drei festen Tarifen: 14,90, 24,90 und 34,90 Euro im Monat als Endpreis, ohne Anteil von deinem Umsatz und monatlich kündbar. Du testest 30 Tage kostenlos, mit einer Empfehlung 60 Tage. Die klinische Dokumentation ist in jeder Stufe enthalten und deine Daten sind verschlüsselt.

Für den Anfang ist vor allem eines praktisch: Du kannst ohne Institutionskennzeichen beginnen und die Nummer nachtragen, sobald sie da ist. Gebraucht wird sie erst für deine erste Kassenrechnung. Gerade ohne Abrechnungserfahrung nimmt dir uwupa das Nachschlagen ab. Du hältst deine Besuche fest, die passende Rechnung entsteht daraus, und uwupa warnt dich schon beim Eintragen, wenn etwas nicht zusammenpasst. Belege liest die Texterkennung direkt auf deinem Gerät, nichts geht dafür ins Internet. Die Direktabrechnung an die Kasse gehört zur Stufe Premium, die noch in Vorbereitung und nicht buchbar ist.