Freiberuflich statt gewerblich: Steuern als Hebamme

Steuern gehören zu den Themen, die beim Start in die Freiberuflichkeit die meisten Fragen auslösen. Dabei ist die Lage für Hebammen übersichtlicher als für viele andere Selbstständige. In diesem Beitrag bekommst du einen ruhigen Überblick, welche Steuerarten dich betreffen, welche nicht und wo die Grenzfälle liegen. Die häufigste Frage steht gleich am Anfang. Der Beitrag gibt dir Orientierung für das Gespräch mit deiner Steuerberatung, er ersetzt sie nicht.

Bist du als Hebamme freiberuflich oder gewerblich?

Als Hebamme bist du freiberuflich tätig, nicht gewerblich. Hebammenarbeit zählt im Einkommensteuerrecht zu den freien Heilberufen nach § 18 EStG. Du meldest deshalb kein Gewerbe an, brauchst keinen Gewerbeschein und zahlst keine Gewerbesteuer. An die Stelle der Gewerbeanmeldung tritt die Meldung beim Finanzamt: Du reichst den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über Elster ein und bekommst deine Steuernummer. Wie das beim Start abläuft, zeigt dir der Beitrag zum freiberuflichen Start als Hebamme.

Das gilt unabhängig davon, ob du mit den Krankenkassen abrechnest oder privat, ob du haupt- oder nebenberuflich arbeitest und ob du in einer eigenen Praxis oder bei den Frauen zu Hause betreust. Auch eine Praxis macht aus deiner Arbeit kein Gewerbe. Beschäftigst du weitere Hebammen, kommt es darauf an, dass du weiterhin leitend und eigenverantwortlich tätig bist. Lass diesen Fall von deiner Steuerberatung prüfen, bevor du einstellst.

Gewerblich wird es erst am Rand deiner Arbeit. Wenn du in größerem Umfang Waren verkaufst, etwa Öle, Tees oder Stillzubehör, oder Angebote ohne Bezug zur Hebammenhilfe machst, können diese Einnahmen als Gewerbebetrieb eingeordnet werden und dann auch Gewerbesteuer auslösen. Trenne solche Einnahmen in deiner Buchhaltung von Anfang an von deiner Hebammenhilfe und lass die Einordnung prüfen, bevor der Umfang wächst.

Welche Steuern dich betreffen und welche nicht

Als freiberufliche Hebamme zahlst du Einkommensteuer auf deinen Gewinn, also auf deine Einnahmen abzüglich der Betriebsausgaben. Gewerbesteuer fällt aus dem eben genannten Grund nicht an. Und die Umsatzsteuer betrifft die meisten Hebammen kaum, weil Hebammenhilfe als Heilbehandlung befreit ist.

Deinen Gewinn ermittelst du als Freiberuflerin mit der einfachen Einnahmenüberschussrechnung. Sie geht elektronisch über Elster zusammen mit deiner Einkommensteuererklärung ans Finanzamt. Eine doppelte Buchführung oder eine Bilanz brauchst du nicht. Je nach persönlicher Situation kommen Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag dazu, beide hängen an der Einkommensteuer und brauchen keine eigene Buchhaltung.

Umsatzsteuer: meist befreit

Leistungen der Hebammenhilfe sind als Heilbehandlung nach dem Umsatzsteuergesetz von der Umsatzsteuer befreit. Für die Betreuung von Beginn der Schwangerschaft über Geburt und Wochenbett bis zum Ende der Stillzeit stellst du deshalb in der Regel keine Umsatzsteuer in Rechnung und führst auch keine ab, ganz gleich, ob die Krankenkasse zahlt oder die Frau selbst. Grenzfälle gibt es nur bei Angeboten ohne Bezug zur Heilbehandlung, etwa reinen Wohlfühlkursen oder dem Verkauf von Material. Wo die Grenze verläuft und wie du ein neues Angebot einordnest, liest du im Beitrag zur Umsatzsteuer bei Hebammen.

Als Auffangnetz gibt es die Kleinunternehmerregelung. Seit Anfang 2025 gilt sie, wenn dein maßgeblicher Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt. Deine steuerfreien Heilbehandlungen zählen in diese Grenzen in der Regel nicht hinein, oft geht es also nur um den kleinen Rest daneben. Nutzt du die Regelung, weist du keine Umsatzsteuer aus, sondern schreibst einen kurzen Hinweis auf die Rechnung. Wie der aussieht, liest du im Beitrag zur Privatrechnung als Hebamme.

Vorauszahlungen einplanen

Das Finanzamt setzt Einkommensteuer-Vorauszahlungen fest, sobald es nach deinem letzten Steuerbescheid mindestens 400 Euro Steuer im Jahr erwartet. Fällig sind sie vierteljährlich zum 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember. Nach deinem ersten guten Jahr treffen deshalb oft zwei Zahlungen zusammen: die Nachzahlung für das vergangene Jahr und die ersten Vorauszahlungen für das laufende.

Genau dieser Moment überrascht viele Selbstständige. Dagegen hilft eine Rücklage, die du von Anfang an aufbaust. Leg von jeder Einnahme einen festen Anteil auf ein eigenes Konto, dann ist das Geld da, wenn der Bescheid kommt. Welcher Anteil zu deinem Gewinn passt, rechnet dir deine Steuerberatung aus. Und wenn dein Gewinn spürbar sinkt, etwa in einer Elternzeit, kannst du beim Finanzamt beantragen, die Vorauszahlungen anzupassen.

Typische Betriebsausgaben

Betriebsausgaben senken deinen Gewinn und damit deine Einkommensteuer. Typisch für Hebammen sind Fahrtkosten zu den Frauen, Verbrauchsmaterial, Fortbildungen, die Berufshaftpflicht, Beiträge für Verband und Konto sowie Telefon und Software. Entscheidend ist weniger die einzelne Position als die Gewohnheit, jede Ausgabe laufend mit Beleg zu erfassen, statt am Jahresende danach zu suchen.

• Fahrtkosten, bei Hausbesuchen meist der größte Posten. Halte fest, wann du wohin gefahren bist.
• Material, von Verbrauchsmaterial in der Hebammentasche bis zur Waage.
• Fortbildung, also Kurse, Kongresse und Fachliteratur.
• Versicherung, allen voran die Berufshaftpflicht.
• Büro und Technik, etwa Telefon, Porto und deine Software.

Wie du diese Kategorien im Alltag führst, Belege ablegst und die Zahlen am Jahresende übergibst, zeigt dir der Beitrag zur Buchhaltung für freiberufliche Hebammen im Detail.

Was deine Steuerberatung von dir braucht

Deine Steuerberatung braucht von dir vor allem geordnete Zahlen: alle Einnahmen und alle Ausgaben des Jahres, jeweils einer Kategorie zugeordnet und mit Beleg. Kommt das als sauberer Datensatz an, kann die Kanzlei direkt mit der Erklärung beginnen. Kommt es als Karton voller Zettel, zahlst du dort zuerst fürs Sortieren und dann erst für die Beratung.

Dazu kommen die Unterlagen, die nur einmal im Jahr anfallen: der letzte Steuerbescheid, Nachweise zu Versicherungen und Vorsorge und deine Fragen zu Grenzfällen. Stell diese Fragen früh im Jahr, nicht erst kurz vor der Abgabe. Dann bleibt Zeit, etwas umzustellen, bevor es teuer wird.

Wie uwupa dir die Vorbereitung abnimmt

In uwupa trägst du jede Ausgabe mit Kategorie und Beleg ein, deine Einnahmen aus Rechnungen sind ohnehin schon da. Daraus entstehen die Einnahmenüberschussrechnung und ein DATEV-Export, mit dem deine Steuerkanzlei direkt weiterarbeiten kann. Belege liest die Texterkennung direkt auf deinem Gerät, nichts geht dafür ins Internet, und deine Daten sind verschlüsselt. Auf Privatrechnungen ist die Kleinunternehmer-Behandlung schon berücksichtigt.

uwupa kostet als Endpreis 14,90, 24,90 oder 34,90 Euro im Monat, ohne Anteil von deinem Umsatz, bei monatlicher Zahlweise jeden Monat kündbar. Du testest 30 Tage kostenlos, mit einer Empfehlung 60 Tage. Die Buchhaltung ist ab Tarif Pro enthalten, deine klinische Dokumentation steht dir in jeder Stufe zur Verfügung.

Zum Schluss noch einmal in aller Ruhe: Dieser Beitrag gibt dir Orientierung, er ersetzt keine Steuerberatung. Verbindliche Antworten zu deiner Situation bekommst du bei deiner Steuerkanzlei und deinem Finanzamt, bei Fragen rund um den Berufsalltag hilft dir auch dein Hebammenverband weiter.

Quellen dieses Beitrags:

• § 18 EStG (Einkünfte aus selbständiger Arbeit, freie Berufe)
• § 4 Abs. 3 EStG (Einnahmenüberschussrechnung)
• § 4 Nr. 14 UStG (Umsatzsteuerbefreiung für Heilbehandlungen)
• § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung, Grenzen 25.000 und 100.000 Euro seit 2025)
• § 37 EStG (Vorauszahlungen zur Einkommensteuer, Fälligkeiten und Mindestbeträge)