Steuern für freiberufliche Hebammen im Überblick

Steuern gehören zu den Themen, die beim Start in die Freiberuflichkeit die meisten Fragen auslösen. Dabei ist die Lage für Hebammen übersichtlicher als für viele andere Selbstständige. In diesem Beitrag bekommst du einen ruhigen Überblick, welche Steuerarten dich betreffen, welche nicht und wo die Grenzfälle liegen. Er gibt dir Orientierung für das Gespräch mit deiner Steuerberatung, er ersetzt sie nicht.

Welche Steuern dich betreffen und welche nicht

Als freiberufliche Hebamme zahlst du Einkommensteuer auf deinen Gewinn, also auf deine Einnahmen abzüglich der Betriebsausgaben. Gewerbesteuer zahlst du nicht, denn Hebammenarbeit gilt im Einkommensteuerrecht als freier Heilberuf und nicht als Gewerbe. Ein Gewerbe musst du deshalb auch nicht anmelden. Und die Umsatzsteuer betrifft die meisten Hebammen kaum, weil Hebammenhilfe als Heilbehandlung befreit ist.

Deinen Gewinn ermittelst du als Freiberuflerin mit der einfachen Einnahmenüberschussrechnung. Sie geht elektronisch über Elster zusammen mit deiner Einkommensteuererklärung ans Finanzamt. Eine doppelte Buchführung oder eine Bilanz brauchst du nicht. Je nach persönlicher Situation kommen Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag dazu, beide hängen an der Einkommensteuer und brauchen keine eigene Buchhaltung.

Umsatzsteuer: meist befreit

Leistungen der Hebammenhilfe sind als Heilbehandlung nach dem Umsatzsteuergesetz von der Umsatzsteuer befreit. Für die Betreuung von Beginn der Schwangerschaft über Geburt und Wochenbett bis zum Ende der Stillzeit stellst du deshalb in der Regel keine Umsatzsteuer in Rechnung und führst auch keine ab. Das gilt unabhängig davon, ob die Krankenkasse zahlt oder die Frau selbst.

Grenzfälle gibt es trotzdem. Angebote ohne Bezug zur Heilbehandlung können anders eingeordnet werden, zum Beispiel reine Wohlfühlkurse ohne Kassenbezug oder der Verkauf von Material an die Frauen. Ob ein solches Angebot umsatzsteuerpflichtig ist, hängt vom Einzelfall ab. Kläre das mit deiner Steuerberatung, bevor du das Angebot in dein Programm nimmst, dann gibt es später keine Überraschung.

Als Auffangnetz gibt es die Kleinunternehmerregelung. Seit Anfang 2025 gilt sie, wenn dein maßgeblicher Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt. Deine steuerfreien Heilbehandlungen zählen in diese Grenzen in der Regel nicht hinein, oft geht es also nur um den kleinen Rest daneben. Nutzt du die Regelung, weist du keine Umsatzsteuer aus, sondern schreibst einen kurzen Hinweis auf die Rechnung. Wie der aussieht, liest du im Beitrag zur Privatrechnung als Hebamme.

Vorauszahlungen einplanen

Das Finanzamt setzt Einkommensteuer-Vorauszahlungen fest, sobald es nach deinem letzten Steuerbescheid mindestens 400 Euro Steuer im Jahr erwartet. Fällig sind sie vierteljährlich zum 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember. Nach deinem ersten guten Jahr treffen deshalb oft zwei Zahlungen zusammen: die Nachzahlung für das vergangene Jahr und die ersten Vorauszahlungen für das laufende.

Genau dieser Moment überrascht viele Selbstständige. Die beste Vorsorge ist eine Rücklage, die du von Anfang an aufbaust. Leg von jeder Einnahme einen festen Anteil auf ein eigenes Konto, dann ist das Geld da, wenn der Bescheid kommt. Welcher Anteil zu deinem Gewinn passt, rechnet dir deine Steuerberatung aus. Und wenn dein Gewinn spürbar sinkt, etwa in einer Elternzeit, kannst du beim Finanzamt beantragen, die Vorauszahlungen anzupassen.

Typische Betriebsausgaben

Betriebsausgaben senken deinen Gewinn und damit deine Einkommensteuer. Typisch für Hebammen sind Fahrtkosten zu den Frauen, Verbrauchsmaterial, Fortbildungen, die Berufshaftpflicht, Beiträge für Verband und Konto sowie Telefon und Software. Entscheidend ist weniger die einzelne Position als die Gewohnheit, jede Ausgabe laufend mit Beleg zu erfassen, statt am Jahresende danach zu suchen.

• Fahrtkosten, bei Hausbesuchen meist der größte Posten. Halte fest, wann du wohin gefahren bist.
• Material, von Verbrauchsmaterial in der Hebammentasche bis zur Waage.
• Fortbildung, also Kurse, Kongresse und Fachliteratur.
• Versicherung, allen voran die Berufshaftpflicht.
• Büro und Technik, etwa Telefon, Porto und deine Software.

Wie du diese Kategorien im Alltag führst, Belege ablegst und die Zahlen am Jahresende übergibst, zeigt dir der Beitrag zur Buchhaltung für freiberufliche Hebammen im Detail.

Was deine Steuerberatung von dir braucht

Deine Steuerberatung braucht von dir vor allem geordnete Zahlen: alle Einnahmen und alle Ausgaben des Jahres, jeweils einer Kategorie zugeordnet und mit Beleg. Kommt das als sauberer Datensatz an, kann die Kanzlei direkt mit der Erklärung beginnen. Kommt es als Karton voller Zettel, zahlst du dort zuerst fürs Sortieren und dann erst für die Beratung.

Dazu kommen die Unterlagen, die nur einmal im Jahr anfallen: der letzte Steuerbescheid, Nachweise zu Versicherungen und Vorsorge und deine Fragen zu Grenzfällen. Stell diese Fragen früh im Jahr, nicht erst kurz vor der Abgabe. Dann bleibt Zeit, etwas umzustellen, bevor es teuer wird.

Wie uwupa dir die Vorbereitung abnimmt

In uwupa trägst du jede Ausgabe mit Kategorie und Beleg ein, deine Einnahmen aus Rechnungen sind ohnehin schon da. Daraus entstehen die Einnahmenüberschussrechnung und ein DATEV-Export, mit dem deine Steuerkanzlei direkt weiterarbeiten kann. Belege liest die Texterkennung direkt auf deinem Gerät, nichts geht dafür ins Internet, und deine Daten sind verschlüsselt. Auf Privatrechnungen ist die Kleinunternehmer-Behandlung schon berücksichtigt.

uwupa kostet als Endpreis 14,90, 24,90 oder 34,90 Euro im Monat, ohne Anteil von deinem Umsatz und monatlich kündbar. Du testest 30 Tage kostenlos, mit einer Empfehlung 60 Tage. Die Buchhaltung ist ab Tarif Pro enthalten, deine klinische Dokumentation steht dir in jeder Stufe zur Verfügung.

Zum Schluss noch einmal in aller Ruhe: Dieser Beitrag gibt dir Orientierung, er ersetzt keine Steuerberatung. Verbindliche Antworten zu deiner Situation bekommst du bei deiner Steuerkanzlei und deinem Finanzamt, bei Fragen rund um den Berufsalltag hilft dir auch dein Hebammenverband weiter.