§ 302-Direktabrechnung oder Abrechnungsdienstleister

Wenn du als Hebamme gesetzlich versicherte Frauen betreust, rechnest du deine Leistungen mit den Krankenkassen ab. Dafür gibt es zwei Wege. Du kannst direkt nach § 302 SGB V abrechnen, also über die neutrale Infrastruktur der gesetzlichen Krankenversicherung, das ist die gemeinsame Technik der Kassen. Oder du gibst die Abrechnung an einen Abrechnungsdienstleister, also an eine Firma, die das für dich erledigt. Beide Wege sind erlaubt und beide werden von Hebammen gegangen. Sie unterscheiden sich in vier Punkten: bei den Kosten, beim Weg des Geldes, bei deinen Daten und bei der Frage, wer im Alltag hinschaut.

Der Unterschied in drei Sätzen

Bei der Direktabrechnung stellst du die Rechnung, die Daten gehen verschlüsselt an die Datenannahmestelle der Kasse, und die Kasse überweist auf dein Konto. Beim Dienstleister übergibst du deine Unterlagen, die Firma erstellt und versendet die Rechnung, und je nach Vertrag fließt das Geld zuerst zu ihr. Der eine Weg kostet dich einen festen Betrag und etwas Aufmerksamkeit, der andere kostet dich einen Anteil an jeder Rechnung und nimmt dir Arbeit ab.

Der Weg über einen Dienstleister

Ein Abrechnungsdienstleister nimmt dir die Einreichung ab. Du schickst deine Belege hin. Die Firma erstellt daraus die Rechnung, leitet sie an die Kasse weiter und kümmert sich oft auch um Rückfragen, Monierungen und das Mahnwesen, falls eine Kasse nicht zahlt. Manche Anbieter zahlen dir dein Geld sogar aus, bevor die Kasse gezahlt hat. Das ist bequem, und für viele Hebammen ist genau das den Preis wert.

Bezahlt wird dieser Dienst in aller Regel als Anteil an den eingereichten Beträgen. Er wächst also mit deinem Umsatz mit. Ein starker Monat kostet dich mehr als ein ruhiger, und in dem Jahr, in dem deine Praxis läuft, zahlst du am meisten. Dazu kommt: Deine Abrechnung läuft über einen Mittler. Du gibst ihm deine Belege und damit auch einen Teil der Datenhoheit, also ein Stück Kontrolle über deine Daten. Manche Modelle binden dich zusätzlich an Mindestlaufzeiten, du kommst also nicht so leicht wieder raus.

Was der Hebammenhilfevertrag zur Beauftragung sagt

Die Beauftragung ist im Hebammenhilfevertrag ausdrücklich geregelt, in Anlage 2 zur Abrechnung. Drei Punkte daraus solltest du kennen, bevor du unterschreibst, weil sie im Werbematerial der Anbieter selten auftauchen.

Die Verantwortung bleibt bei dir

Der Vertrag sagt es in einem Satz: Die Hebamme ist für die Einhaltung der gesetzlichen und vertraglichen Regelungen durch den von ihr beauftragten Abrechnungsdienstleister verantwortlich. Du gibst also die Arbeit ab, nicht die Verantwortung. Rechnet der Dienst etwas falsch ab, ist das gegenüber der Kasse deine Abrechnung. Das ist kein Argument gegen den Dienst, aber ein Argument dafür, dass du auch dann weiter weißt, was in deinem Namen eingereicht wird, wenn ein Dienst alles übernimmt.

Der Weg des Geldes hängt an einer Klausel

Hast du deine Forderungen an den Dienstleister abgetreten oder ihm eine Inkassovollmacht erteilt, zahlt die Krankenkasse an den Dienstleister, und zwar mit schuldbefreiender Wirkung. Im Klartext: Sobald die Kasse dorthin überwiesen hat, hat sie ihre Schuld erfüllt. Ob und wann das Geld bei dir ankommt, ist danach allein eine Sache zwischen dir und der Firma. Die Kasse darf vor der Zahlung sogar verlangen, dass ihr die Abtretungserklärung oder die Inkassovollmacht vorgelegt wird. Schau deshalb in deinem Vertrag nach, ob so eine Klausel drinsteht, und lass dir erklären, wann ausgezahlt wird.

Du musst den Anbieter sorgfältig auswählen

Soll die Abrechnung einer Abrechnungsstelle übertragen werden, ist der Auftragnehmer nach dem Vertrag unter besonderer Berücksichtigung seiner technischen und organisatorischen Maßnahmen auszuwählen. Die Auswahl ist also selbst eine Pflicht, keine reine Geschmacksfrage. Praktisch heißt das: Lass dir zeigen, wie deine Unterlagen dort geschützt sind, und schließe einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab, bevor die ersten Belege das Haus verlassen. Was dabei zu regeln ist, steht im Beitrag zum Datenschutz in der Hebammenpraxis.

Die Direktabrechnung nach § 302 SGB V

Bei der Direktabrechnung übermittelst du die Abrechnungsdaten selbst an die Krankenkassen. Das läuft über die dafür vorgesehene, neutrale Infrastruktur. Diese Infrastruktur gehört keinem Wettbewerber. Niemand kann dir den Weg also technisch blockieren. Der Vorteil: Du zahlst keine Provision auf deine Forderungen, und du behältst die volle Hoheit über deine Daten. Der Aufwand liegt in der Technik. Dazu gehören die sichere Übermittlung der Daten und die Schlüsselverwaltung, also das Verwalten der digitalen Codes, die deine Daten verschlüsseln.

Was du dafür brauchst

• Eine eigene IK-Nummer, also dein Kennzeichen als Leistungserbringerin. Ohne sie geht keine Abrechnung mit der Kasse, ganz gleich auf welchem Weg. Wie du sie bekommst, steht im Beitrag zur IK-Nummer für Hebammen.
• Den Beitritt zum Hebammenhilfevertrag samt Nachweis deiner Berufshaftpflicht. Beides regelst du einmal zu Beginn deiner Freiberuflichkeit.
• Eine Software, die den vorgeschriebenen Datensatz erzeugt, ihn verschlüsselt und signiert und ihn an die richtige Datenannahmestelle schickt. Jede Kasse benennt dafür eine eigene Stelle.
• Die Urbelege, also die Versichertenbestätigungen und weiteren rechnungsbegründenden Unterlagen. Sie gehen wie gewohnt dazu, damit die Abrechnung vollständig ist.

Was davon wirklich an dir hängen bleibt, entscheidet die Software. Der Datensatz, die Verschlüsselung und die Frage, welche Kasse über welche Stelle läuft, sind Technik und gehören ins Programm, nicht auf deinen Schreibtisch.

Was das in Zahlen heißt, mit deinen eigenen Zahlen

Der Vergleich ist einfacher, als er aussieht, und du brauchst dafür nur zwei Zahlen. Rechne beides auf ein Jahr hoch, dann liegt es offen:

• Deine Jahressumme beim Dienst: dein Kassenumsatz im Jahr, mal dem Satz, den dir der Anbieter nennt. Die Rechnung wird leichter, wenn du in Prozentpunkten denkst. Bei 20.000 Euro Kassenumsatz sind das je Prozentpunkt 200 Euro im Jahr, bei 40.000 Euro sind es 400 Euro.
• Deine Jahressumme bei fester Software: der Monatspreis mal zwölf, oder der Jahrespreis. Der Betrag bleibt gleich, ob du 10.000 oder 60.000 Euro abrechnest.

Der Tarif Premium von uwupa kostet 34,90 Euro im Monat, also rund 419 Euro im Jahr, ganz gleich, wie viel du abrechnest. Lass dir bei einem Dienst die Jahressumme für deinen eigenen Kassenumsatz nennen und stell sie daneben; für wen sich Premium lohnt, zeigt die Preisseite.

Wichtig für die Ehrlichkeit deiner Rechnung: Nimm den Umsatz, den du in zwei bis drei Jahren erwartest, nicht den aus deinem ersten Halbjahr. Ein Anteil vom Umsatz ist am Anfang klein und wächst genau dann, wenn deine Praxis läuft. Der feste Preis tut das nicht.

Der Satz, der oft unterschätzt wird

Frag ausdrücklich nach, ob der genannte Satz zuzüglich Umsatzsteuer gilt. Deine eigenen Hebammenleistungen sind nach § 4 Nr. 14 UStG umsatzsteuerfrei. Das ist gut für deine Frauen, hat für dich aber eine Folge: Du bist in der Regel nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt und bekommst die Umsatzsteuer auf eingekaufte Leistungen nicht zurück. Ein Satz zuzüglich Umsatzsteuer belastet dich deshalb in voller Höhe, während ein Unternehmen mit steuerpflichtigen Umsätzen sie sich zurückholen würde. Dasselbe gilt für jeden Softwarepreis, der ohne Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Wie das mit deiner Steuer zusammenhängt, steht im Beitrag zur Umsatzsteuer für Hebammen.

Was ist mit der Vorfinanzierung?

Manche Dienste zahlen dir das Geld aus, bevor die Kasse gezahlt hat, und übernehmen das Mahnwesen. uwupa bewegt kein Geld, das ist so und bleibt so. Zur ehrlichen Abwägung gehört deshalb der Blick auf die Fristen: Nach dem Hebammenhilfevertrag ist deine Rechnung bei elektronischer Übermittlung 21 Kalendertage nach Eingang der vollständigen Abrechnungsunterlagen fällig, bei papiergebundener Abrechnung sind es 28 Kalendertage. Es geht bei der Vorfinanzierung also in aller Regel um einen Vorsprung von wenigen Wochen. Rechne diesen Vorsprung in Ruhe gegen das, was dich der Dienst im Jahr kostet; alle Fristen im Einzelnen stehen im Beitrag über Fristen und Verjährung der Hebammenrechnung.

Wenn dein Anliegen die Planbarkeit ist und nicht die Arbeit, hilft oft schon ein anderer Takt: Reiche monatlich ein statt einmal im Quartal. Dann kommt regelmäßig Geld herein, und du zahlst dafür keinen Anteil.

Beanstandungen: wer hinschaut, und bis wann

Alle Zahlungen der Kassen stehen unter dem Vorbehalt der sachlichen und rechnerischen Prüfung. Kommt eine Beanstandung, gelten nach Anlage 2 des Hebammenhilfevertrags feste Fristen, und die solltest du auf dem Schirm haben, egal welchen Weg du gehst:

• Die Kassen können Beanstandungen bis zum 30.09. eines Jahres für Leistungen des Vorjahres geltend machen, dir gegenüber oder gegenüber deinem Abrechnungsdienstleister.
• Widersprichst du oder eine Abrechnungsstelle einer Beanstandung nicht innerhalb von neun Kalendermonaten nach Bekanntgabe unter Angabe der Gründe, gilt sie als anerkannt.
• Rückforderungen dürfen mit einer der nächsten Abrechnungen verrechnet werden. Die Abrechnung, mit der verrechnet wird, muss den Hinweis tragen, wegen welcher beanstandeten Rechnung das geschieht.

Der zweite Punkt ist der wichtigste, wenn du abgibst. Eine Beanstandung, der neun Monate lang niemand widerspricht, gilt als anerkannt, und das Geld ist weg. Frag beim Dienst also nach, wer Monierungen bearbeitet, in welcher Frist und wie du davon erfährst. Rechnest du selbst ab, gehört diese Aufgabe ohnehin dir, dafür siehst du jede Rückmeldung sofort.

Was du fragst, bevor du unterschreibst

Sechs Fragen trennen ein gutes Angebot von einem teuren. Stell sie schriftlich, dann hast du die Antworten auch später noch:

• Wie hoch ist der Satz, und gilt er zuzüglich Umsatzsteuer?
• Wird auf den Rechnungsbetrag gerechnet oder auf den tatsächlich ausgezahlten Betrag?
• Trete ich meine Forderungen ab oder erteile ich eine Inkassovollmacht?
• Wie lange bin ich gebunden, und mit welcher Frist kündige ich?
• Wer bearbeitet Monierungen und Beanstandungen, und in welcher Frist?
• Was bekomme ich beim Ausstieg zurück, in welchem Format, und was kostet das?

Für wen welcher Weg passt

Ein Dienstleister passt gut, wenn du die Abrechnung wirklich nicht anfassen willst, wenn dein Kassenumsatz klein ist und ein Anteil davon entsprechend wenig ausmacht, oder wenn dir die Vorfinanzierung und das Mahnwesen den Preis wert sind. Das ist eine legitime Entscheidung, und sie kostet dich Geld, nicht Nerven.

Die Direktabrechnung passt gut, wenn dein Kassenumsatz wächst oder schon groß ist, wenn du sehen willst, was bei welcher Kasse steht, oder wenn dich der Gedanke stört, dass deine Belege und dein Geld über einen Dritten laufen. Sie kostet dich einen festen Betrag und die Bereitschaft, alle paar Wochen selbst auf den Knopf zu drücken.

Wie uwupa das einordnet

uwupa setzt bewusst auf die Direktabrechnung mit einer eigenen § 302-Einreichung. Das heißt: ohne Provision und ohne einen Mittler, der dein Geld in die Hand bekommt. Technisch übermittelt uwupa als Abrechnungsstelle ohne Inkassovollmacht. Du trittst also nichts ab, und die Kasse zahlt an dich. Das Zertifikat für die verschlüsselte Übermittlung und die Zuordnung der Kassen zu ihren Datenannahmestellen bringt uwupa mit; ein eigenes Zertifikat brauchst du nicht.

Im Tarif Premium ist die elektronische Einreichung enthalten. Die Idee dahinter: Du sollst die Abrechnung selbst in der Hand behalten, statt sie und deine Daten an einen Mittler abzugeben. Die Belege gehen wie gewohnt per Post dazu; bezahlt wird nach Prüfung durch die Kasse. Nimmt eine Datenannahmestelle den elektronischen Weg nicht an, führt dich uwupa für diese Kasse weiter über die Papierrechnung. In den Stufen Basis und Pro erstellst du die fertige Kassenrechnung und reichst sie wie gewohnt selbst ein.

Wenn deine Entscheidung für die eigene Abrechnung gefallen ist, bleibt die Frage, welches Werkzeug sie trägt. Was ein solches Programm übernimmt und wo seine Grenze liegt, steht auf der Seite zur Abrechnungssoftware für Hebammen.

Quellen dieses Beitrags:

• § 302 SGB V (Abrechnung der sonstigen Leistungserbringer)
• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 2 § 4 (Zahlungsfristen 21 und 28 Kalendertage), Stand 01.04.2026
• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 2 § 5 (Rechnungsbeanstandung: 30.09. des Folgejahres, neun Kalendermonate Widerspruchsfrist), Stand 01.04.2026
• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 2 § 6 (Beauftragung von Abrechnungsdienstleistern), Stand 01.04.2026
• Richtlinien nach § 302 SGB V, Anlage 3 Abschnitt 8.1.4 (Rechnungsart 2: Abrechnungsstelle ohne Inkassovollmacht)
• § 4 Nr. 14 UStG (Umsatzsteuerbefreiung der Heilbehandlung)
• § 15 Abs. 2 UStG (Ausschluss des Vorsteuerabzugs bei steuerfreien Umsätzen)