Fristen bei der Hebammenrechnung: einreichen, nachreichen, verjähren

Bei der Abrechnung mit den Krankenkassen gibt es drei Sorten von Fristen. Erstens: bis wann du deine Rechnungen einreichen kannst. Zweitens: wie schnell die Kasse zahlen muss. Und drittens: wie lange die Kasse deine Abrechnung noch beanstanden darf. Alle drei stehen im Hebammenhilfevertrag, also in der Vereinbarung, nach der du mit den Kassen abrechnest. In diesem Beitrag gehen wir sie der Reihe nach durch. Am Ende schauen wir noch kurz auf die Verjährung, die vor allem bei Privatrechnungen eine Rolle spielt.

Wie oft du einreichen kannst

Du entscheidest selbst, in welchem Rhythmus du abrechnest. Der Vertrag setzt dafür nur einen Rahmen: Du kannst höchstens einmal im Monat bei den Annahmestellen der Kassen einreichen, also bei den Stellen, die die Abrechnungen entgegennehmen. Und du sollst mindestens zweimal im Jahr abrechnen. Innerhalb dieses Rahmens bist du frei. Je regelmäßiger du einreichst, desto gleichmäßiger kommt dein Geld herein und desto kleiner ist das Risiko, dass alte Leistungen liegen bleiben. Wie du dabei viele Leistungen einer Kasse zu einem Beleg bündelst, liest du im Beitrag zur Sammelrechnung an die Krankenkasse.

Die harte Grenze: 30. Juni des Folgejahres

Für das Nachreichen älterer Leistungen gibt es eine harte Grenze. Leistungen aus einem Kalenderjahr musst du spätestens bis zum 30. Juni des Folgejahres elektronisch abgerechnet haben. Der Vertrag nennt das eine Ausschlussfrist. Das Wort ist ernst gemeint: Nach diesem Stichtag zahlt die Kasse für diese Leistungen grundsätzlich nicht mehr. Die Frist gilt als gewahrt, wenn deine elektronische Rechnungsübertragung bis dahin erfolgreich durchgeführt wurde.

Für die unterschriebenen Originalbelege, also zum Beispiel Versichertenbestätigungen und ärztliche Anordnungen, gilt eine eigene Regel. Sie müssen der Annahmestelle spätestens am 7. Juli per Post zugegangen sein. Fällt der 7. Juli auf einen Sonntag, reicht der darauffolgende Werktag. Den Zugang weist du per Einschreiben nach. Ohne Einschreiben zählt der Posteingangsstempel. Eine Betreuung aus dem Dezember kannst du also noch im Frühjahr nachreichen, aber nicht länger als bis zum Sommer des Folgejahres.

Wann die Kasse zahlen muss

Reichst du elektronisch ein, ist deine Rechnung 21 Kalendertage nach Eingang der vollständigen Abrechnungsunterlagen fällig. Vollständig heißt: Die elektronischen Abrechnungsdaten und die Originalbelege sind beide angekommen. Rechnest du auf Papier ab, hat die Kasse 28 Kalendertage Zeit. Als Zahltag gilt der Tag der Überweisung.

Ein Hinweis zur Papierabrechnung: Sie ist nicht der vorgesehene Weg. Rechnest du aus Gründen, die du selbst zu vertreten hast, nicht elektronisch ab, darf die Kasse den Rechnungsbetrag pauschal um bis zu fünf Prozent kürzen. Damit gibt sie die Kosten für das Nacherfassen deiner Daten an dich weiter.

Beanstandungen: wie lange die Kasse prüfen darf

Jede Zahlung der Kasse steht unter dem Vorbehalt der sachlichen und rechnerischen Prüfung. Die Kasse darf also erst zahlen und später prüfen. Auch dafür gibt es eine Grenze: Beanstandungen für Leistungen eines Jahres kann die Kasse bis zum 30. September des Folgejahres geltend machen.

Beanstandet die Kasse etwas, muss sie dir den Grund mitteilen. Betrifft die Beanstandung nur einen Teil der Abrechnung, muss sie den unstreitigen Rest trotzdem fristgerecht bezahlen. Reichst du die beanstandeten Unterlagen vollständig und korrekt nach, gilt wieder das Zahlungsziel von 21 Kalendertagen. Rückforderungen darf die Kasse mit einer deiner nächsten Abrechnungen verrechnen. Auf dem Beleg muss dann stehen, um welche beanstandete Rechnung es geht.

Wichtig für dich: Wenn du eine Beanstandung für falsch hältst, widersprich mit Begründung. Dafür hast du neun Kalendermonate ab Bekanntgabe der Beanstandung. Lässt du diese Zeit verstreichen, gilt die Beanstandung als anerkannt. Wie du eine fehlerhafte Rechnung sauber ersetzt, zeigen wir im Beitrag zum Korrigieren und Stornieren von Hebammenrechnungen.

Verjährung: nicht ewig warten

Und was ist mit der Verjährung? Für die Abrechnung mit den Kassen spielt sie im Alltag kaum eine Rolle, weil die Ausschlussfrist zum 30. Juni viel früher greift. Anders sieht es bei Privatrechnungen aus, also bei Leistungen, die eine Frau selbst bezahlt. Solche Forderungen verjähren nach den allgemeinen gesetzlichen Regeln irgendwann. Eine verjährte Forderung kannst du nicht mehr durchsetzen, wenn sich die Schuldnerin darauf beruft.

Die Faustregel dazu ist einfach: Warte mit dem Rechnungsschreiben nicht ewig, sondern rechne zeitnah nach dem Ende der Betreuung ab. Dann stellt sich die Frage gar nicht erst. Hast du eine ältere offene Forderung und bist unsicher, ob du sie noch geltend machen kannst, frag deine Steuerberaterin oder deinen Berufsverband. Die genauen Regeln hängen vom Einzelfall ab und gehören nicht in eine Faustregel. Wie eine saubere Rechnung an Selbstzahlerinnen aussieht, liest du im Beitrag Privatrechnung als Hebamme schreiben.

Was uwupa dir dabei abnimmt

In uwupa siehst du jederzeit, welche Leistungen noch nicht abgerechnet sind. So fällt dir rechtzeitig auf, wenn Betreuungen aus dem Vorjahr noch offen sind und die Ausschlussfrist näher rückt. Deine Rechnungen bündelst du je Kasse zu einer Sammelrechnung. Der Status läuft von ENTWURF über FESTGESCHRIEBEN und ÜBERMITTELT bis BEZAHLT. Damit erkennst du auf einen Blick, was eingereicht ist und wo eine Zahlung aussteht. Die elektronische Einreichung direkt aus uwupa in den Datenaustausch der Kassen bereiten wir gerade vor. Bis dahin bleibt dein gewohnter Weg zur Einreichung bestehen.