Dokumentation und Klinik

Versichertenakte

uwupa Redaktion · Stand 20. Oktober 2026

Die Versichertenakte ist die Dokumentation, die eine freiberufliche Hebamme zu jeder betreuten Versicherten führt; nach Anlage 1.2 des Hebammenhilfevertrags legt sie sie beim Erstkontakt an. Nach Anlage 3.2 enthält sie Personalien und Kontaktdaten, den errechneten Geburtstermin, den Geburtenrang, die Anamnese, den geplanten und tatsächlichen Geburtsort, die Dokumentation des Versorgungsverlaufs und die Aufklärung zur außerklinischen Geburt, dazu Unterlagen wie Behandlungsvertrag und Einwilligungserklärung. Für die Führung gelten die §§ 630a bis 630h BGB, darunter nach § 630f BGB die Aufbewahrung über zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung.

Was das für dich als Hebamme heißt

Die Versichertenakte legst du beim Erstkontakt an: Anlage 1.2 des Hebammenhilfevertrags nennt sie dort zusammen mit der Anamnese und der Übergabe des Behandlungsvertrags. Deine Einträge machst du nach § 630f BGB im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit dem Besuch, und eine Berichtigung muss erkennen lassen, was vorher dastand und wann geändert wurde. Wie du die Anamnese so festhältst, dass sie später trägt, zeigt der Beitrag Anamnese im Erstgespräch.

Gegenüber der Kasse weist du jede Leistung mit der unterschriebenen Versichertenbestätigung nach; die Akte stützt diesen Nachweis. Zu jeder Einzelleistung gehört nach Anlage 1.2 in der Regel die inhaltliche Dokumentation, auch die Einträge im Mutterpass und im Kinder-Untersuchungsheft; beide bleiben aber bei der Familie. Jede abgerechnete Leistung sollte sich deshalb in deiner eigenen Dokumentation des Versorgungsverlaufs wiederfinden. Bei einer Rechnungsbeanstandung stützt du dich darauf, und Angaben an die Krankenkasse und den Medizinischen Dienst zur Durchsetzung deiner Ansprüche nimmt § 11 des Vertrags ausdrücklich von der Schweigepflicht aus. Was in den Mutterpass gehört, steht im Beitrag Mutterpass: Was Hebammen eintragen.

Die Akte ist zugleich Teil deines Qualitätsmanagements: Anlage 3.2 führt sie unter „Dokumente und Archivierung“, und der Auditbogen fragt, ob du für jede Leistung die Dokumentationsvorgaben erfüllst und die Versichertendokumentation datenschutzgerecht aufbewahrst und löschst. Die Aufbewahrungsfrist beträgt nach § 630f BGB zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung. Wie das QM-System im Ganzen aussieht, steht im Beitrag Qualitätsmanagement für Hebammen.

In uwupa hältst du Anamnese, Vorsorge, Geburt und Wochenbett je Frau in einer Akte fest, verschlüsselt und auch am Handy beim Hausbesuch, und aus den dokumentierten Besuchen entsteht die Kassenrechnung. So führst du die Akte in uwupa

Wo es steht

Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 1.1 § 12 (Versichertenbestätigung als Nachweis der Leistungserbringung), Stand 01.04.2026
Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 1.2 (Leistungsbeschreibung: Anlegen der Versichertenakte als Leistung bei Erstkontakt; inhaltliche Dokumentation in der Regel Teil jeder Einzelleistung, leistungsbezogen einschließlich Mutterpass und Kinder-Untersuchungsheft), Stand 01.04.2026
Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 3.2 Nr. 4 (Dokumente und Archivierung: Pflichtangaben der Dokumentation, Instrumente wie Versichertenakte, Behandlungsvertrag, Aufklärungs- und Einwilligungserklärung, Übergabeprotokoll, Befundkopien, Geburtsdokumentation nach den Inhalten eines Partogramms), Stand 01.04.2026
Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 3 § 7 Abs. 3 (Geltung der §§ 630a bis 630h BGB für Behandlungsvertrag, Aufklärung, Einwilligung und Dokumentation; Dokumentation des Betreuungsverlaufs), Stand 01.04.2026
Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, § 11 (Datenschutz und Schweigepflicht, ausgenommen Angaben gegenüber Krankenkasse und Medizinischem Dienst zur Durchsetzung der Ansprüche), Stand 01.04.2026
Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 6 Formular 5 (Auditbogen, Fragen 26 und 27 unter Dokumente und Archivierung), Stand 01.04.2026
§ 630f BGB (Dokumentation der Behandlung: Patientenakte in Papierform oder elektronisch, Berichtigungen nur mit erkennbarem ursprünglichem Inhalt und Zeitpunkt, Aufbewahrung zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung)

Vertiefung im Ratgeber

Häufige Fragen

Welche Angaben verlangt der Hebammenhilfevertrag für die Versichertenakte?

Anlage 3.2 verlangt Personalien und Kontaktdaten, gegebenenfalls den Krankenversicherungsträger, den errechneten und gegebenenfalls korrigierten Geburtstermin, den Geburtenrang, die Anamnese sowie den geplanten und tatsächlichen Geburtsort. Dazu kommen gegebenenfalls die betreuende Frauenärztin und Kinderärztin, die Dokumentation des Versorgungsverlaufs und die Aufklärung zur außerklinischen Geburt.

Gehört der Mutterpass zur Versichertenakte?

Der Mutterpass ist ein eigenes Dokument der Frau und bleibt bei ihr. Anlage 3.2 nennt ihn neben der Versichertenakte unter den Instrumenten der Dokumentation, und nach Anlage 1.2 gehören deine Einträge im Mutterpass in der Regel zu jeder Einzelleistung. Den Versorgungsverlauf hältst du trotzdem in deiner eigenen Akte fest.

Darf ich die Versichertenakte digital führen?

Ja. Nach § 630f BGB darf die Patientenakte in Papierform oder elektronisch geführt werden. Berichtigungen und Änderungen sind nur zulässig, wenn der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleibt und erkennbar ist, wann sie vorgenommen wurden; das muss auch eine elektronische Akte sicherstellen. Für die Sicherheit der Daten verweist § 11 des Hebammenhilfevertrags auf die Datenschutz-Grundverordnung.

Das nimmt dir uwupa ab

uwupa kennt den geltenden Vertragsstand und rechnet nach ihm: Du hältst deine Besuche fest, die fertige Rechnung für die Kasse entsteht daraus. Abbuchung erst nach dem Test, bei monatlicher Zahlweise jeden Monat kündbar.

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Dieser Eintrag erklärt einen Begriff und ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Versicherungsberatung. Wo er Regeln des Hebammenhilfevertrags nach § 134a SGB V wiedergibt, ist der jeweils geltende Vertragsstand maßgeblich.