Dokumentation und Klinik

Aufbewahrungsfrist

uwupa Redaktion · Stand 20. Oktober 2026

Die Aufbewahrungsfrist ist die Zeit, in der eine Hebamme die Dokumentation einer Betreuung nach deren Ende aufheben muss. Nach § 630f Absatz 3 BGB beträgt sie zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung, soweit nicht nach anderen Vorschriften andere Aufbewahrungsfristen bestehen. Der Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V setzt keine eigene Frist, er lässt die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ausdrücklich unberührt und verlangt Archivierung und Entsorgung gemäß den gesetzlichen Vorgaben. Für Rechnungen, Belege und Bücher gelten daneben eigene steuerliche Fristen.

Was das für dich als Hebamme heißt

Die zehn Jahre beginnen mit dem Abschluss der Behandlung, bei dir also mit dem Ende deiner Betreuung und nicht mit dem ersten Kontakt; begleitest du eine Frau bis in die Stillzeit, zählt der letzte Kontakt. Aufzuheben ist die ganze Akte, so wie Anlage 3.2 des Hebammenhilfevertrags sie unter „Dokumente und Archivierung“ beschreibt: die Versichertenakte mit dem Behandlungsvertrag, Aufklärung und Einwilligung, Übergabeprotokolle bei einer Verlegung und, wenn du außerklinische Geburtshilfe leistest, die Geburtsdokumentation. Wie du schon das Erstgespräch so festhältst, dass es zehn Jahre trägt, zeigt der Beitrag Anamnese im Erstgespräch.

Mit den zehn Jahren endet deine Pflicht, nicht dein Interesse an der Akte. Schadensersatzansprüche wegen einer Verletzung von Körper oder Gesundheit verjähren nach § 199 Absatz 2 BGB spätestens dreißig Jahre nach dem Ereignis, und ein Schaden aus der Geburtshilfe kann lange nach Ablauf der zehn Jahre zur Sprache kommen. Dann ist deine Dokumentation das wichtigste Beweismittel. Für Geburtsdokumentationen wird deshalb oft empfohlen, sie dreißig Jahre aufzubewahren; wie lange du es hältst, stimmst du am besten mit deiner Berufshaftpflichtversicherung ab. Ob die Berufsordnung deines Bundeslandes eigene Regeln zur Aufbewahrung oder zur Übergabe der Akten bei Praxisaufgabe enthält, liest du dort nach.

Was du nach Ablauf der Frist nicht mehr brauchst, löschst du: § 11 des Hebammenhilfevertrags erlaubt das Speichern nur, solange es für Betreuung und Abrechnung nötig ist oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, und das gilt für Papier wie für Dateien. Bis dahin muss die Akte lesbar bleiben. Eine Akte, die nur auf einem Handy liegt, übersteht zehn Jahre nur mit einer Sicherung, wie sie der Beitrag Datensicherung in der Hebammenpraxis beschreibt.

Getrennt davon laufen die steuerlichen Fristen: Rechnungen und Buchungsbelege bewahrst du 8 Jahre auf, Bücher und Aufzeichnungen 10 Jahre, jeweils ab dem Ende des Jahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Was davon die Kanzlei braucht, steht in der Checkliste für die Steuerkanzlei.

uwupa zeigt dir in der Übersicht der Aufbewahrungsfristen je Akte, wann die zehn Jahre ablaufen, und löscht nichts von selbst; eine überfällige Akte löschst du bewusst und von Hand. Dokumentation in uwupa ansehen

Wo es steht

§ 630f Abs. 3 BGB (Aufbewahrung der Patientenakte zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung, soweit nicht nach anderen Vorschriften andere Aufbewahrungsfristen bestehen)
§ 199 Abs. 2 BGB (Schadensersatzansprüche aus der Verletzung von Leben, Körper, Gesundheit oder Freiheit verjähren in 30 Jahren ab dem auslösenden Ereignis, ohne Rücksicht auf Kenntnis)
Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, § 11 (Datenschutz: Speicherung nur, solange für Leistungserbringung und Abrechnung erforderlich; gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt; Vertraulichkeit über die Vertragsdauer hinaus), Stand 01.04.2026
Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 3.2 Nummer 4 (Dokumente und Archivierung: Inhalt der Dokumentation, Archivierung und Entsorgung gemäß den gesetzlichen Vorgaben), Stand 01.04.2026
Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 6 Formular 5 (Auditbogen, Frage 27: Löschung und Aufbewahrung der Versichertendokumentation), Stand 01.04.2026
§ 147 Abs. 3 und 4 AO (Buchungsbelege 8, Bücher und Aufzeichnungen 10 Jahre, ab dem Ende des Kalenderjahres)

Vertiefung im Ratgeber

Häufige Fragen

Wie lange muss eine Hebamme ihre Dokumentation mindestens aufbewahren?

Zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung, so verlangt es § 630f Absatz 3 BGB, soweit nicht nach anderen Vorschriften andere Fristen bestehen. Der Hebammenhilfevertrag setzt keine eigene Frist; er lässt die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten in § 11 ausdrücklich unberührt.

Warum werden für Geburtsdokumentationen oft 30 Jahre empfohlen?

Wegen der Verjährung: Schadensersatzansprüche aus einer Verletzung von Körper oder Gesundheit verjähren nach § 199 Absatz 2 BGB spätestens dreißig Jahre nach dem Ereignis, ohne Rücksicht darauf, wann sie bekannt werden. Ein Schaden aus der Geburtshilfe kann deshalb lange nach Ablauf der zehn Jahre geltend gemacht werden, und dann ist die Dokumentation das wichtigste Beweismittel. Wie lange du aufbewahrst, stimmst du im Zweifel mit deiner Berufshaftpflichtversicherung ab.

Was passiert mit den Akten, wenn ich meine Praxis aufgebe?

Die Pflicht zur Aufbewahrung endet nicht mit der Praxis: Die zehn Jahre laufen ab Abschluss jeder Behandlung weiter, auch wenn du nicht mehr als Hebamme arbeitest. Die Akten verwahrst du so, dass Unbefugte sie nicht lesen können, denn die Vertraulichkeit gilt nach § 11 des Hebammenhilfevertrags über die Dauer des Vertrags hinaus. Ob deine Berufsordnung eine Übergabe der Akten regelt, liest du in der Berufsordnung deines Bundeslandes nach.

Das nimmt dir uwupa ab

uwupa kennt den geltenden Vertragsstand und rechnet nach ihm: Du hältst deine Besuche fest, die fertige Rechnung für die Kasse entsteht daraus. Abbuchung erst nach dem Test, bei monatlicher Zahlweise jeden Monat kündbar.

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Dieser Eintrag erklärt einen Begriff und ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Versicherungsberatung. Wo er Regeln des Hebammenhilfevertrags nach § 134a SGB V wiedergibt, ist der jeweils geltende Vertragsstand maßgeblich.