Datensicherung in der Hebammenpraxis: einfach und sicher

Deine Dokumentation ist dein Gedächtnis und im Zweifel dein wichtigster Beweis. Sie zeigt, was du wann bei welcher Frau getan hast, von der Anamnese im Erstgespräch bis zur Dokumentation im Wochenbett. Umso erstaunlicher ist, wie oft dieses Gedächtnis auf einem einzigen Gerät liegt. Ein Handy, das beim Hausbesuch zu Bruch geht, ein Rechner, der morgens nicht mehr startet, und Wochen an Arbeit sind weg. Dieser Beitrag zeigt dir, wie du genau das mit einer einfachen Grundregel verhinderst.

Warum Datensicherung kein Nebenthema ist

Geräte gehen verloren, werden gestohlen oder gehen kaputt. Das ist keine Frage des Ob, sondern des Wann. Bei dir als Hebamme kommt etwas dazu: Du bist zur Dokumentation verpflichtet. Auch der Vertrag, über den du mit den gesetzlichen Krankenkassen abrechnest, setzt eine vollständige Dokumentation deiner Betreuung voraus, und Archivierung und Entsorgung müssen den gesetzlichen Vorgaben folgen. Fehlt die Akte, weil das Gerät fehlt, hast du bei Rückfragen einer Kasse oder in einem Haftungsfall nichts in der Hand. In einem Streit über eine Geburt zählt vor allem, was dokumentiert ist. Eine verlorene Akte trifft dich also doppelt: als Pflichtverletzung und als Lücke im eigenen Schutz.

Die Grundregel: mehrere Kopien an mehreren Orten

Die gute Nachricht: Wirksame Datensicherung ist keine Technikwissenschaft. Sie folgt einer einzigen Grundregel, nämlich mehrere Kopien an mehreren Orten. Konkret heißt das:

• Mindestens zwei Kopien. Das Original auf deinem Arbeitsgerät und wenigstens eine Sicherungskopie, zum Beispiel auf einer externen Festplatte.
• Getrennte Orte. Eine Festplatte im selben Rucksack wie der Rechner hilft bei Diebstahl nicht. Eine Kopie gehört dorthin, wo Feuer, Wasser oder Einbruch sie nicht zusammen mit dem Original erwischen.
• Regelmäßig und möglichst automatisch. Eine Sicherung, an die du jedes Mal denken musst, unterbleibt irgendwann. Je weniger Handarbeit, desto verlässlicher.
• Einmal ausprobieren. Spiele eine Sicherung testweise zurück. Eine Kopie, die du nie geprüft hast, ist nur eine Hoffnung.

Wer es genauer mag, nimmt die Faustregel drei, zwei, eins: drei Kopien deiner Daten, auf zwei verschiedenen Speicherarten, davon eine Kopie außer Haus. Für eine kleine Praxis reicht das als Zielbild völlig aus.

Papierakten und digitale Akten im Vergleich

Ein Papierordner lässt sich nicht über das Netz angreifen. Dafür gibt es von ihm meist nur ein einziges Original. Ein Wasserschaden, ein Brand oder ein aufgebrochenes Auto, und die Akte ist unwiederbringlich weg. Papier zu kopieren ist mühsam, deshalb passiert es in der Praxis fast nie.

Digitale Akten drehen das um. Kopien kosten weder Zeit noch Geld, die Suche geht schnell, und Sicherungen lassen sich automatisieren. Dafür brauchst du eine verschlüsselte Ablage und einen sicheren Weg für den Austausch von Dokumenten. Worauf es dabei ankommt, liest du im Beitrag über Datenschutz in der Hebammenpraxis.

Im Alltag fährst du meist zweigleisig. Unterschriebene Einwilligungen oder der Behandlungsvertrag liegen auf Papier vor. Lege sie geordnet und geschützt ab und scanne wichtige Blätter zusätzlich ein. So bekommt auch das Papier eine zweite Kopie, und die Grundregel gilt für beide Welten.

Wie lange du Geburtsunterlagen aufbewahren solltest

Für viele Unterlagen deiner Praxis gelten überschaubare Zeiträume. Bei allem rund um eine Geburt sieht es anders aus. Hier wird häufig empfohlen, die Dokumentation bis zu 30 Jahre aufzubewahren. Der Hintergrund ist die lange Verjährung: Ansprüche eines Kindes aus der Zeit seiner Geburt können unter Umständen noch Jahrzehnte später geltend gemacht werden, und dann ist deine Dokumentation dein wichtigstes Beweismittel. Eine kurze, für alle Fälle geltende Frist gibt es nicht. Im Zweifel lohnt die Nachfrage bei deinem Berufsverband oder deiner Haftpflichtversicherung.

Dreißig Jahre sind eine lange Zeit für jedes Speichermedium. Papier vergilbt, Festplatten halten selten länger als einige Jahre durch, und alte Dateiformate lassen sich irgendwann nicht mehr öffnen. Plane deine Ablage deshalb so, dass du sie alle paar Jahre ohne großen Aufwand auf ein frisches Medium umziehen kannst. Und denke an die Gegenseite: Daten, die du nicht mehr brauchst und für die keine Aufbewahrungspflicht mehr gilt, sollen nicht ewig liegen bleiben. Wie lange du dir mit deinen Rechnungen Zeit lassen darfst, liest du im Beitrag über Fristen und Verjährung bei Hebammenrechnungen.

Was uwupa dir dabei abnimmt

In uwupa liegen deine Einträge nicht allein auf deinem Gerät, sondern verschlüsselt gespeichert auf Servern. Geht dein Handy verloren, meldest du dich auf einem neuen Gerät an und arbeitest weiter, deine Akten sind noch da. Was du löschst, landet zuerst in einem Papierkorb und lässt sich wiederherstellen, ein Versehen kostet dich also keine Akte. Ehrlich gesagt bleibt trotzdem etwas bei dir: Papierunterlagen mit Unterschrift bewahrst du weiter selbst geordnet auf, und eine zusätzliche eigene Kopie besonders wichtiger Dateien ist auch mit einem Praxisprogramm eine gute Gewohnheit.