Unterlagen für die Steuerkanzlei: Checkliste für Hebammen

Kommen die Unterlagen sortiert und vollständig, beginnt deine Steuerkanzlei direkt mit der Erklärung. Kommen sie als Karton, kostet das Sortieren die Kanzlei Zeit, und die stellt sie oft zusätzlich in Rechnung, dazu die Rückfragen. Diese Checkliste sammelt auf zwei Seiten, was eine freiberufliche Hebamme typischerweise abgibt: was sich im Jahr geändert hat, die Einnahmen, die Ausgaben und die Unterlagen zu Vorsorge und Privatem. Sie ersetzt keine Beratung, sie macht das Gespräch mit der Kanzlei kürzer.

So nutzt du die Checkliste

1. Druck sie früh im Jahr aus oder speicher sie, und leg Unterlagen gleich dazu, sobald sie kommen.
2. Kreuz oben an, was sich im Jahr geändert hat. Daran sieht die Kanzlei, wo sie nachfragen muss.
3. Hak ab, was dabei ist. Was nicht zu dir passt, lässt du einfach leer.
4. Schreib deine Fragen ins Feld am Ende, statt sie im Gespräch zu suchen.

Einnahmen: mehr als die Kassenzahlungen

Die Zahlungen der Krankenkassen sind meist der größte Teil, aber selten der einzige. Dazu kommen Privatrechnungen, Kurse, Honorare für Lehre oder Praxisanleitung und, wenn du Geburtshilfe anbietest, der Ausgleich der Haftpflichtkosten. Rechnest du über einen Abrechnungsdienst ab, gehören seine Jahresübersicht und seine Gebührenrechnungen dazu.

Trenne Einnahmen ohne Bezug zur Hebammenhilfe von Anfang an, etwa einen Verkauf oder reine Wohlfühlkurse. Hebammenhilfe ist als Heilbehandlung von der Umsatzsteuer befreit, bei solchen Angeboten kann sie anfallen. Wo die Grenze verläuft, steht im Beitrag zur Umsatzsteuer bei Hebammen.

Ausgaben, die bei Hebammen fast immer anfallen

Berufshaftpflicht, Berufsverband, Fortbildung, Material und die Fahrten zu den Frauen stehen in fast jeder Gewinnermittlung einer Hebamme. Bei den Fahrten entscheidet die Aufzeichnung: Für die Pauschale je Kilometer reicht eine laufende Liste mit Datum, Ziel, Anlass und Kilometern, ein förmliches Fahrtenbuch brauchst du erst in bestimmten Fällen. Wann welcher Weg passt, steht im Beitrag 30 Cent oder Fahrtenbuch. Und Anschaffungen wie eine Waage oder ein Rechner brauchen Rechnung und Kaufdatum, weil die Kanzlei sie über mehrere Jahre verteilen kann.

Vorsorge und Privates

Erstellt die Kanzlei auch deine Einkommensteuererklärung, braucht sie die Bescheinigungen zu deiner Vorsorge. Als selbstständige Hebamme bist du in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert, die Beitragsbescheinigung gehört also fast immer dazu. Dazu kommen Kranken- und Pflegeversicherung, Lohnersatzleistungen wie Elterngeld und, wenn du neben der Freiberuflichkeit angestellt warst, die Lohnsteuerbescheinigung. Einen Überblick über alle Steuerarten gibt der Beitrag Freiberuflich statt gewerblich.

Datensparsam an die Kanzlei

Privatrechnungen tragen den Namen der Frau und die Leistungen, die du bei ihr erbracht hast. Für die Buchhaltung genügen der Kanzlei meist Rechnungsnummer, Datum und Betrag. Frag nach, was sie wirklich braucht, bevor du ganze Rechnungen weitergibst. Für Kontoauszüge gilt dasselbe: Eine Datei von deiner Bank ist besser als ein Stapel Kopien, und was niemand braucht, schickst du gar nicht erst mit.

Wie lange du die Unterlagen aufhebst

Rechnungen und Buchungsbelege bewahrst du 8 Jahre auf, Bücher und Aufzeichnungen wie die Einnahmenüberschussrechnung 10 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Kommt eine Rechnung als E-Rechnung, also als Datei mit maschinenlesbaren Daten, bewahrst du die Datei auf und nicht nur einen Ausdruck.

Die Checkliste im Einzelnen

Wie uwupa das löst

In uwupa sind deine Einnahmen aus den Rechnungen ohnehin da, und jede Ausgabe trägst du mit Kategorie und Beleg ein. Daraus entstehen die Einnahmenüberschussrechnung und ein DATEV-Export, mit dem deine Kanzlei direkt weiterarbeitet. Die Buchhaltung ist ab dem Tarif Pro dabei. Wie das im Alltag aussieht, steht im Beitrag zur Buchhaltung für Hebammen.

Quellen dieses Beitrags:

• § 4 Abs. 3 EStG (Einnahmenüberschussrechnung)
• § 4 Nr. 14 Buchstabe a UStG (Umsatzsteuerbefreiung für Heilbehandlungen)
• § 147 Abs. 3 und 4 AO (Aufbewahrung: Buchungsbelege acht, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, ab dem Ende des Kalenderjahres)
• § 2 SGB VI (Versicherungspflicht selbständiger Hebammen in der gesetzlichen Rentenversicherung)
• § 630f Abs. 3 BGB (Aufbewahrung der Patientenakte, zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung)