Fahrtenbuch oder Kilometerpauschale: Fahrten richtig absetzen

Kaum ein Thema aus der Buchhaltung betrifft dich so unmittelbar wie deine Fahrten. Wer Wochenbettbesuche macht, sitzt jeden Tag im Auto, und am Jahresende sind die Fahrtkosten oft der größte Ausgabenposten. Gleichzeitig werden hier zwei Dinge ständig verwechselt: das Wegegeld der Krankenkassen und die steuerliche Kilometerpauschale. In diesem Beitrag sortieren wir beides, schauen auf die Anforderungen an ein ordentliches Fahrtenbuch und klären, wann sich welcher Weg lohnt. Wie immer gilt: Das ist Orientierung, keine Steuerberatung.

Wegegeld und Kilometerpauschale sind zwei verschiedene Dinge

Das Wegegeld ist Geld, das du bekommst. Es ist im Hebammenhilfevertrag geregelt, also in der Vereinbarung, nach der du mit den Krankenkassen abrechnest. Für den Weg zu einer Hilfeleistung bei der Frau bekommst du aktuell 97 Cent je Kilometer der kürzest möglichen Strecke, in der Regel für Strecken bis 25 Kilometer, in besonderen Fällen wie einer geplanten Geburt zu Hause bis 50 Kilometer. Wie du das Wegegeld korrekt berechnest, gerade wenn du mehrere Frauen auf einer Fahrt besuchst, liest du im Beitrag zum Wegegeld für Hebammen.

Die Kilometerpauschale ist dagegen Steuerrecht. Sie ist eine Betriebsausgabe, senkt also deinen Gewinn und damit deine Einkommensteuer. Mit der Krankenkasse hat sie nichts zu tun. Beides existiert nebeneinander: Du nimmst Wegegeld ein und setzt deine Fahrtkosten trotzdem ab, denn das eine ist eine Einnahme für deine Leistung, das andere bildet deine Kosten ab. Der Unterschied zeigt sich auch im Umfang: Wegegeld gibt es nur für Hilfeleistungen bei der Frau, nicht für Wege zu Sprechstunden und Kursen in Einrichtungen. Steuerlich zählt dagegen jede betriebliche Fahrt, auch die zum Rückbildungskurs, zur Fortbildung oder zum Nachkauf für die Hebammentasche.

Die Kilometerpauschale: einfach und alltagstauglich

Bleibt dein Auto steuerlich Privatsache, weil du es nur zum Teil beruflich nutzt, setzt du für jede betriebliche Fahrt einen pauschalen Satz an. Als gängige Regel gelten 30 Cent je betrieblich gefahrenem Kilometer, angelehnt an die Sätze für Reisekosten. Damit sind die Kosten des Autos abgegolten, also Kraftstoff, Versicherung, Werkstatt und Wertverlust. Kosten, die zu einer einzelnen Fahrt gehören, etwa Parkgebühren, kannst du daneben ansetzen.

Der Preis für diese Einfachheit: Du musst deine betrieblichen Kilometer belegen können. Dafür brauchst du kein Fahrtenbuch im strengen Sinn, aber eine laufende, nachvollziehbare Aufzeichnung mit Datum, Ziel, Anlass und Kilometern. Eine Schätzung am Jahresende überzeugt das Finanzamt nicht.

Das Fahrtenbuch: tatsächliche Kosten, strenge Regeln

Nutzt du dein Auto überwiegend beruflich, gehört es steuerlich zu deinem Betrieb. Dann setzt du nicht die Pauschale an, sondern die tatsächlichen Kosten, von der Tankquittung bis zur Abschreibung. Im Gegenzug musst du den privaten Anteil der Nutzung versteuern. Dafür gibt es zwei Wege: eine pauschale Berechnung aus dem Listenpreis des Autos oder ein Fahrtenbuch, das jede einzelne Fahrt festhält und den privaten Anteil genau nachweist.

Damit das Finanzamt ein Fahrtenbuch anerkennt, muss es zeitnah, vollständig und nachvollziehbar geführt sein. Konkret heißt das:

• Jede Fahrt wird zeitnah eingetragen, also am selben Tag oder unmittelbar danach, nicht rückwirkend am Monatsende.
• Jeder Eintrag nennt Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende, Ziel und beruflichen Anlass, bei Besuchen auch die aufgesuchte Person.
• Die Aufzeichnung ist lückenlos und in sich geschlossen. Nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen oder zumindest erkennbar sein. Lose Zettel oder eine im Nachhinein befüllte Tabelle genügen nicht.

Als Hebamme darfst du dabei auf deine Schweigepflicht Rücksicht nehmen. Üblich ist eine neutrale Angabe wie Patientinnenbesuch mit Verweis auf deine Dokumentation, in der der Besuch mit Namen steht. Wie du das im Detail löst, besprichst du mit deiner Steuerberatung.

Wann sich welcher Weg lohnt

Eine Faustregel: Die Pauschale lohnt sich, wenn dein Auto günstig im Unterhalt ist und du viele betriebliche Kilometer fährst, denn dann liegen 30 Cent oft über deinen echten Kosten je Kilometer. Die tatsächlichen Kosten mit Fahrtenbuch lohnen sich eher bei einem teuren oder neuen Auto mit hohem Wertverlust, das du fast nur beruflich bewegst.

Zwei Dinge solltest du dabei im Kopf behalten. Erstens triffst du die Wahl nicht völlig frei: Ob dein Auto zum Betrieb gehört, hängt davon ab, wie viel du beruflich fährst. Zweitens brauchst du für jede Variante Aufzeichnungen, und die kannst du am Jahresende nicht mehr nachholen. Dokumentiere deine Fahrten deshalb vom ersten Tag an, dann hast du später alle Wege offen. Die Entscheidung selbst gehört ins Gespräch mit deiner Steuerberatung, sie kennt dein Auto, deine Fahrleistung und deinen Gewinn. Einen Überblick über die Steuerarten, die dich betreffen, gibt dir der Beitrag zu Steuern für freiberufliche Hebammen.

Was uwupa dir dabei abnimmt

uwupa führt für dich eine laufende Kilometeraufzeichnung, die aus deiner normalen Dokumentation entsteht: genau die Aufzeichnung, die die Kilometerpauschale verlangt, kein förmliches Fahrtenbuch im strengen Sinn dieses Beitrags. Du erfasst je Besuchstag einmal die gefahrenen Kilometer und die besuchten Frauen, und uwupa nutzt diese Angaben doppelt: für das anteilige Wegegeld auf deinen Kassenrechnungen und als Fahrtkosten in der Buchhaltung, mit 30 Cent je Kilometer als Vorgabe, die du anpassen kannst. Für die Steuerunterlagen gibst du eine Jahresübersicht mit Datum, Anlass, Kilometern und Betrag aus, und deine Kilometersumme des Jahres siehst du jederzeit.

Ehrlich bleibt zweierlei bei dir: Die Einträge musst du zeitnah machen, das nimmt dir keine Software ab. Und ob dein Auto in den Betrieb gehört und welcher Weg für dich günstiger ist, entscheidet deine Steuerberatung, nicht dein Programm. Wie die übrige Buchhaltung in uwupa aussieht, von der Ausgabenerfassung bis zur Übergabe an die Steuerkanzlei, zeigt dir der Beitrag zur Buchhaltung für freiberufliche Hebammen.