Übergabe an die Urlaubsvertretung: ausfüllbare Vorlage

Morgen beginnt dein Urlaub, und eine Kollegin übernimmt deine Frauen im Wochenbett. Was sie für jeden Besuch braucht, steht verstreut in deiner Dokumentation, im Kalender und in deinem Kopf. Diese Vorlage sammelt es auf drei Seiten: die Absprache zwischen euch beiden, ein Blatt je Frau und die Rückmeldung, die du nach dem Urlaub zurückbekommst. Du füllst sie am Bildschirm oder von Hand aus, und sie funktioniert auch mit einer Kollegin, die eine andere Software nutzt oder gar keine.

Drei Seiten, drei Aufgaben

• Seite 1, die Absprache. Wer vertritt wen und von wann bis wann, wie du im Notfall erreichbar bist, was ihr vereinbart habt, welche Geräte du mitgibst, die wichtigen Kontakte und die Liste der Frauen, die vertreten werden.
• Seite 2, das Blatt je Frau. Kontakt, Zustimmung zur Weitergabe, Kassendaten, Schwangerschaft und Geburt und der letzte Stand bei Mutter und Kind.
• Seite 3, die Rückseite dazu. Oben schreibst du, was bisher erbracht ist, was als Nächstes ansteht und ob eine ärztliche Anordnung gilt. Unten trägt die Kollegin jeden ihrer Besuche ein und schreibt auf, was offen ist. Damit weißt du nach dem Urlaub, wo du weitermachst.

Auf das Blatt gehört, wie es weitergeht, nicht alles, was war. Rechnungen, Positionsnummern, Beträge und dein Wegegeld bleiben draußen: Die Kollegin rechnet ihre Besuche selbst ab und braucht deine Zahlen nicht.

Was ihr vorher absprecht

Die Vertretung ist keine reine Gefälligkeit unter Kolleginnen, der Hebammenhilfevertrag hat dazu klare Regeln. Vier davon stehen als Haken auf der ersten Seite, damit nichts davon erst beim ersten Besuch auffällt.

• Ein eigener Behandlungsvertrag. Bevor eine Hebamme Leistungen erbringt, schließt sie mit der Versicherten einen Behandlungsvertrag. Das gilt auch für die Vertretung, und zwar vor ihrem ersten Besuch.
• Die eigene Abrechnung. Die Kollegin rechnet unter ihrem eigenen Institutionskennzeichen ab und lässt sich jeden Besuch auf ihrer eigenen Versichertenbestätigung bestätigen. Bei einem Besuch vor Ort unterschreibt die Frau unverzüglich danach, nachträglich eingeholte Unterschriften lässt der Vertrag nicht zu; für Video und Telefon gelten eigene Regeln. Die Kollegin bringt ihre Bögen also zum ersten Besuch mit.
• Wegegeld über 25 Kilometer. Eine längere Wegstrecke ist bis höchstens 50 Kilometer nur aus drei Gründen abrechenbar, und die Vertretung einer anderen Hebamme ist einer davon. Der Grund und der Name der vertretenen Hebamme gehören dann in die Abrechnung. Wie das Wegegeld sonst gerechnet wird, steht im Beitrag zum Wegegeld für Hebammen.
• Die Kontingente der Frau. Wie viele Leistungen die Kasse bezahlt, ist je Versicherte begrenzt und nicht je Hebamme. Die Besuche der Vertretung zählen also mit. Wie die Grenzen aussehen, steht im Beitrag zu den Kontingenten. Auf dem Blatt steht deshalb, was bisher erbracht ist, auch was noch nicht abgerechnet ist.

Gilt bei einer Frau eine ärztliche Anordnung, etwa für zusätzliche Kontakte im Wochenbett, gehört sie mit aufs Blatt: von wann, wofür und wie viele Kontakte oder Einheiten sie trägt. Sie ist ein Urbeleg der Abrechnung; wie die Kollegin ihre Besuche darunter belegt, klärt ihr vorher.

Die Zustimmung der Frau

Ausgefüllt trägt das Blatt Gesundheitsdaten und Kassendaten. Die Frau soll wissen und billigen, dass es an eine bestimmte Kollegin geht. Auf Seite 2 steht deshalb ein Satz zum Vorlesen, und darunter hältst du fest, wann und wie sie zugestimmt hat. Nach einer Fehl- oder Totgeburt liest du ihn ohne den Teil zum Kind. Ein zweiter Satz fragt nach dem Rückweg: Auch die Rückmeldung der Kollegin an dich trägt Angaben aus der Betreuung, und die Frau soll wissen, dass sie zu dir zurückgehen.

Dass die Frauen von deiner Vertretung wissen, ist ohnehin Teil deines Qualitätsmanagements: Im Auditbogen fragt der Vertrag, ob deine Erreichbarkeit geregelt ist, ob die Versorgung bei deinem Ausfall geregelt ist und ob du die Versicherten über die Vertretung informierst. Mehr dazu steht im Beitrag zu Vertretung und Praxisverbund.

Nach dem Urlaub: die Rückmeldung

Die Rückmeldung unten auf Seite 3 ist der Teil, der am häufigsten fehlt. Ohne sie weißt du nach dem Urlaub nicht, an welchen Tagen die Kollegin bei der Frau war, was sie gesehen hat und was sie offen lässt. Und du weißt nicht, wie viele Leistungen der Frau schon verbraucht sind, wenn du weiterbetreust. Die Kollegin trägt deshalb jeden Besuch mit Datum, Uhrzeit und Art ein.

Am Ende gehen die Blätter zurück zu dir. Ihre eigenen Besuche dokumentiert die Kollegin in ihrer eigenen Dokumentation und bewahrt sie selbst auf, so wie du deine.

So gibst du das Blatt weiter

• Persönlich oder auf Papier, oder als verschlüsselte Datei. Nicht als gewöhnliche E-Mail-Anlage. Das steht auch auf dem Blatt selbst, damit es jede Kollegin liest, die es weitergereicht bekommt.
• Am Bildschirm füllst du die Felder in jedem gängigen PDF-Programm aus, auch im Browser. Für jede weitere Frau speicherst du die Datei unter ihrem Namen noch einmal oder druckst Seite 2 und 3 erneut.
• Nach dem Urlaub kommen die Blätter zurück, Kopien, die niemand mehr braucht, werden vernichtet.

Der Inhalt der Vorlage im Einzelnen

Wie uwupa das löst

In uwupa schreibst du dieses Blatt nicht von Hand. Für jede Frau druckst du eine fertige Vertretungsmappe aus ihrer Akte: Kontakt, Kassendaten, der Verlauf, die letzten Befunde von Mutter und Kind und die nächsten Termine, ohne Rechnungen und ohne Abrechnungszahlen. Auf Wunsch steht der Stand der Kontingente mit darauf. Das geht in jeder Stufe und auch mit einer Kollegin, die kein uwupa-Konto hat. Seid ihr beide im selben Praxisverbund, der zur Stufe Premium gehört, kannst du ihr stattdessen Einsicht in die einzelne Akte geben, namentlich, befristet und jederzeit widerruflich.

Quellen dieses Beitrags:

• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, § 7 (Aufklärung, Einwilligung und Behandlungsvertrag als Voraussetzung der Leistung), Stand 01.04.2026
• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 3 § 7 Abs. 3 Nr. 1 Buchstabe a (Behandlungsvertrag vor der Leistungserbringung), Stand 01.04.2026
• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 1.1 § 12 (Versichertenbestätigung, Unterschrift unverzüglich nach der Leistung, keine nachträglichen Unterschriften), Stand 01.04.2026
• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 1.1 § 11 Abs. 6 (Wegstrecken über 25 Kilometer, Vertretung als Grund, Vermerk des Namens der vertretenen Hebamme), Stand 01.04.2026
• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 1.1 § 2 (Kontingente je Versicherte), Stand 01.04.2026
• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 1.1 § 13 (ärztliche Anordnung vor Beginn der Leistung, Zahl der zusätzlichen Kontakte) und Anlage 2 § 3 (Anordnung als Urbeleg), Stand 01.04.2026
• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 6, Formular 5 (Auditbogen, Fragen 11 bis 13 zu Erreichbarkeit, Versorgung bei Ausfall und Information über die Vertretung), Stand 01.04.2026
• § 630f Abs. 3 BGB (Aufbewahrung der Patientenakte, zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung)