Hebammen im Praxisverbund: Vertretung und Software

Kaum eine freiberufliche Hebamme arbeitet wirklich allein. Es gibt die Kollegin, die den Urlaub abdeckt, die drei Frauen, die sich Räume und Kursabende teilen, den Zusammenschluss, der über ein gemeinsames Kennzeichen abrechnet. Vor der Frage, welche Software dazu passt, steht deshalb eine andere: Welche Form habt ihr eigentlich? Denn davon hängt fast alles ab, und die Antworten liegen weit auseinander. In diesem Beitrag sortieren wir die Formen, sehen nach, was der Hebammenhilfevertrag von deiner Vertretungsregelung verlangt, und klären, was eine Software dabei leisten kann und was sie besser nicht tut.

Vier Formen, vier verschiedene Anforderungen

Wer im Gespräch mit einem Anbieter das Wort Team benutzt, meint damit oft etwas ganz anderes als sein Gegenüber. Sortier dich deshalb vorher ein:

• Lose Vertretungsgruppe. Zwei bis fünf Freiberuflerinnen, jede mit eigenen Frauen, die sich bei Urlaub und Krankheit gegenseitig einspringen. Gebraucht wird eine saubere Übergabe, kein gemeinsamer Datenbestand.
• Praxisgemeinschaft mit geteilten Räumen. Getrennte Betreuungen, aber gemeinsame Betriebsmittel: Räume, Geräte, Hygieneplan, Vorlagen, Bereitschaft. Hier fällt kein einziges Gesundheitsdatum gemeinsam an, es geht um Organisation.
• Zusammenschluss mit gemeinsamem Abrechnungs-IK. Ihr rechnet unter einem gemeinsamen Kennzeichen ab, die Leistung bleibt aber der einzelnen Hebamme zugeordnet.
• Anstellung. Eine Hebamme stellt eine andere an. Das ist rechtlich und abrechnungstechnisch ein eigener Fall und nicht dasselbe wie eine Vertretungsgruppe.

Die ersten drei Formen brauchen keine geteilte Akte. Nur die vierte wirft die Frage nach Rollen und Einsichtsrechten auf, und genau daran unterscheiden sich die Angebote am Markt.

Was der Vertrag von deiner Vertretungsregelung verlangt

Die Vertretung ist keine Privatabsprache unter Kolleginnen, sondern Teil dessen, was der Hebammenhilfevertrag von dir sehen will. Im Auditbogen, den du im Rahmen des Qualitätsmanagements einmal jährlich selbst ausfüllst, stehen dazu drei Fragen direkt hintereinander:

• Ist meine Erreichbarkeit geregelt, auch bei Geburten im häuslichen Umfeld?
• Ist die kontinuierliche Versorgung der Versicherten bei meinem Ausfall geregelt?
• Informiere ich die Versicherten über die Regelungen zur Vertretung, auch bei Geburten im häuslichen Umfeld?

Die dritte Frage wird am häufigsten übersehen. Es genügt nicht, eine Vertretung zu haben, die Frauen müssen davon wissen. Am einfachsten schreibst du die Regelung einmal in dein Erstgespräch-Blatt und in deine Unterlagen, dann ist sie festgehalten und beantwortet. Wie das Qualitätsmanagement insgesamt aufgebaut ist, steht im Beitrag zum Qualitätsmanagement für Hebammen.

Wegegeld im Vertretungsfall

Eine Regel solltest du kennen, bevor du für eine Kollegin einspringst. Überschreitet eine Wegstrecke bis zum Ort der Hilfeleistung 25 Kilometer, ist eine Strecke bis höchstens 50 Kilometer nur aus drei Gründen abrechenbar. Einer davon ist die Vertretung einer anderen Hebamme. Wichtig ist der Nachsatz: Der Grund und der Name der vertretenen Hebamme sind in der Abrechnung zu vermerken. Ohne diese Angabe fehlt der Vertretungsfahrt die Begründung. Wie Wegegeld sonst gerechnet wird, steht im Beitrag zum Wegegeld für Hebammen.

Übergabe heißt Dokument, nicht Zugang

Jetzt zur Software. Der naheliegende Wunsch lautet: Die Kollegin soll in meine Akte schauen können, wenn ich ausfalle. Das klingt praktisch und ist der Punkt, an dem es sich lohnt, kurz innezuhalten.

Für die Daten deiner Frauen bist du die Verantwortliche. An dieser einen Person hängen die Dokumentationspflicht, die Aufbewahrung über zehn Jahre und die Auskunft, wenn eine Frau fragt, was gespeichert ist. Legt ihr einen gemeinsamen Klientinnenstamm an, hängt die Zehn-Jahres-Pflicht der einen plötzlich am Konto der anderen, und ihr müsst regeln, wer wofür einsteht. Das ist der Lehrbuchfall gemeinsamer Verantwortlichkeit nach der DSGVO, und er bringt eine eigene Vereinbarung mit sich. Ob euch das im Einzelfall trifft, klärt ihr mit fachkundiger Beratung, dieser Beitrag ersetzt sie nicht.

Für den eigentlichen Anlass ist der gemeinsame Zugang ohnehin das schwerfälligere Werkzeug. Die Übergabe passiert am Morgen des Krankheitstags, oft an eine Kollegin, die eine andere Software nutzt oder gar keine. Ein Blatt, das du ausdruckst oder weitergibst, funktioniert in genau diesem Moment. Ein Zugang müsste vorher eingerichtet, gepflegt und danach wieder entzogen werden.

Was auf ein Übergabeblatt gehört

Ein gutes Übergabeblatt beantwortet die Frage der Kollegin, wie es weitergeht, nicht die Frage, was alles war. Hinein gehören der aktuelle Stand, die letzten Einträge, die nächsten Schritte und die Kassendaten, damit sie die Versichertenbestätigung vorbereiten kann, ohne die Versichertennummer bei der Frau abzuschreiben. Draußen bleiben Rechnungen, Gebührenpositionen, Wegegeld und alles, was nur deine Abrechnung angeht. Die Kollegin schließt ihren eigenen Behandlungsvertrag und rechnet ihre Leistungen selbst ab, sie braucht deine Zahlen nicht.

Und noch etwas gehört dazu: die Zustimmung der Frau. Ein Übergabeblatt trägt Gesundheitsdaten und Kassendaten, und die Frau soll wissen und billigen, dass es an eine bestimmte Kollegin geht.

Das gemeinsame Haus: Räume, Geräte, Vorlagen, Dienstplan

Alles, was keine Gesundheitsdaten berührt, dürft und solltet ihr dagegen ohne Bedenken teilen, und genau hier spart ein Verbund die meiste Zeit. Räume und ihre Belegung, damit nicht zwei Kurse im selben Zimmer landen. Das Geräteverzeichnis mit den Prüffristen, das sonst dreimal parallel gepflegt wird. Vorlagen und Formblätter, die einmal statt dreimal aktuell gehalten werden. Und ein Dienstplan, der zeigt, wer Rufbereitschaft hat und wer abwesend ist.

Der Dienstplan ist dabei mehr als eine Übersicht. Wer Rufbereitschaft dokumentiert, hat die Grundlage dafür griffbereit, wenn es um die Abrechnung geht; wie das im Einzelnen läuft, steht im Beitrag zur Rufbereitschaft.

Wenn ihr über ein gemeinsames Kennzeichen abrechnet

Rechnet ihr als Zusammenschluss unter einem gemeinsamen Abrechnungs-Kennzeichen ab, ändert das nichts daran, wer die Leistung erbracht hat. Der Vertrag ist an dieser Stelle eindeutig: Bei der Abrechnung über das Kennzeichen eines Zusammenschlusses ist zusätzlich das Kennzeichen der behandelnden Hebamme anzugeben. Das gemeinsame Kennzeichen steht also für den Rechnungssteller, dein eigenes bleibt an deiner Leistung.

Für die Softwarewahl heißt das zweierlei. Erstens muss das Programm beide Kennzeichen führen können, nicht nur eines. Zweitens sollte es dich warnen, wenn du versehentlich unter dem falschen abrechnest. Wie du dein eigenes Kennzeichen bekommst, steht im Beitrag zur IK-Nummer für Hebammen.

Wer Hebammen anstellt, hat einen eigenen Fall

Stellst du eine Hebamme an, greifen andere Regeln als in einer Vertretungsgruppe. Die angestellte Hebamme wird für die Vertragspartnerliste gemeldet, ihre Leistungen laufen über dich, und auch beim Ausgleich der Haftpflichtkosten gibt es einen eigenen Weg mit eigenen Nachweisen. Wer anstellt, braucht deshalb eine Software mit echten Rollen und einem Einsichtsrecht der Arbeitgeberin, und das ist etwas anderes als ein Verbund gleichberechtigter Freiberuflerinnen. Frag beim Anbieter ausdrücklich nach, ob er diesen Fall abbildet, statt ihn unter dem Wort Team mitzuvermuten.

Dasselbe gilt für Beleghebammen-Teams im Kreissaal, die gemeinsam in dieselbe Betreuung schreiben und ihre Einnahmen aufteilen. Auch das ist eine eigene Bauform und nicht der Regelfall der freiberuflichen Vertretung.

Was du beim Softwarevergleich fragst

• Gilt der Preis je Praxis oder je Nutzerin, und was kostet eine Vertretung für wenige Wochen?
• Bekomme ich eine fertige Übergabe für eine Kollegin, die das Programm gar nicht nutzt?
• Bleibt jede Betreuung einer benannten Hebamme zugeordnet, oder entsteht ein gemeinsamer Bestand?
• Kann ich ein gemeinsames Abrechnungs-Kennzeichen führen, ohne mein eigenes zu verlieren?
• Was passiert mit den Freigaben, wenn eine von uns den Verbund verlässt?
• Wird eine Praxis abgebildet, die Hebammen anstellt, mit Rollen und Einsichtsrecht?

Die erste Frage entscheidet dabei am schnellsten über die Jahressumme. Wie du zwei Angebote sauber gegeneinander stellst, steht im Beitrag zu den Kosten von Hebammensoftware.

Wie uwupa das löst

uwupa trennt die beiden Dinge bewusst. Für Urlaub und Krankheit druckst du je Frau eine fertige Vertretungsmappe: der aktuelle Stand, die letzten Einträge, die nächsten Schritte und die Kassendaten, ohne Rechnungen und ohne Abrechnungszahlen. Das funktioniert auch mit einer Kollegin, die kein uwupa-Konto hat, und es geht in jeder Stufe.

Im Praxisverbund teilt ihr Räume, Geräte und Vorlagen, führt einen gemeinsamen Dienstplan mit Rufbereitschaft und Abwesenheiten und gebt eine Anfrage, die du nicht annehmen kannst, an eine Kollegin im Verbund weiter. Für Vertretung und Mitbetreuung gibt die Aktenführende einer Kollegin Einsicht in die einzelne Betreuungsakte: namentlich ausgewählt, auf Wunsch befristet, jederzeit widerruflich. Die Kollegin dokumentiert dann direkt mit, jede Zeile trägt ihre Urheberin, jeder Zugriff wird protokolliert, und die Einwilligung der Frau holst du vorher auf Papier ein. Der Verbund gehört zur Stufe Premium. Verlässt jemand den Verbund, enden ihre Einsichten und ihre Freigaben werden zurückgezogen; ihre eigenen Räume, Geräte und Vorlagen bleiben ihr erhalten.

Was uwupa bewusst nicht baut, sind der gemeinsame Klientinnenstamm, das Praxiskonto und die Poolabrechnung. Jede Akte behält ihre Aktenführende, und jede Abrechnung bleibt bei ihrer Hebamme mit ihrem persönlichen Kennzeichen. Ein gemeinsames Abrechnungs-Kennzeichen kannst du hinterlegen, dein persönliches bleibt dabei an deiner Leistung. Die Praxis, die Hebammen anstellt, und Beleghebammen-Teams, die gemeinsam in dieselbe Betreuung schreiben, bildet uwupa heute nicht ab; wenn du das brauchst, bist du bei uwupa falsch, und das sagen wir lieber vorher als hinterher. Alle Stufen im Einzelnen stehen auf der Preisseite.

Quellen dieses Beitrags:

• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 6, Formular 5 Block A (Auditbogen, jährliche Selbstbewertung, Fragen zu Erreichbarkeit, Versorgung bei Ausfall und Information über die Vertretung), Stand 01.04.2026
• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 1.1 § 11 Abs. 6 (Wegstrecken über 25 Kilometer, Vertretung als abrechenbarer Grund, Vermerk des Namens der vertretenen Hebamme), Stand 01.04.2026
• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 2 § 7 Nr. 1 (Abrechnung über das Kennzeichen eines Zusammenschlusses, zusätzliche Angabe der behandelnden Hebamme im Segment HEB), Stand 01.04.2026
• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, § 5 Abs. 5 (Meldung angestellter Hebammen für die Vertragspartnerliste), Stand 01.04.2026
• § 630f Abs. 3 BGB (Aufbewahrung der Patientenakte, zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung)
• Art. 26 DSGVO (gemeinsam Verantwortliche)