Was kostet Hebammensoftware? Preise und Modelle

Bevor du dich für eine Hebammensoftware entscheidest, willst du wissen, was sie dich im Jahr wirklich kostet. Die Antwort hängt dabei weniger von der einzelnen Zahl auf der Preisseite ab als vom Preismodell dahinter. Denn ein kleiner Prozentsatz je Rechnung kann am Ende teurer sein als ein scheinbar hoher Monatspreis, und ein niedriger Grundpreis kann sich verdoppeln, sobald die fachliche Dokumentation dazu kommt. In diesem Beitrag schauen wir uns die üblichen Modelle in Ruhe an, zeigen dir den Rechenweg zu deiner eigenen Jahressumme und sammeln die Fragen, die du vor der Unterschrift stellen solltest.

Die drei Preismodelle am Markt

Für Hebammensoftware gibt es in Deutschland drei übliche Preismodelle: einen festen Beitrag pro Monat oder pro Jahr, einen Anteil vom Umsatz je eingereichter Rechnung oder einen Grundpreis mit Aufpreisen für einzelne Bausteine. Feste Beiträge liegen bei Programmen für Hebammen häufig zwischen rund 15 und 40 Euro im Monat. Umsatzmodelle wirken auf den ersten Blick klein, wachsen aber mit jeder Rechnung mit.

• Fester Beitrag: Du zahlst jeden Monat oder jedes Jahr denselben Betrag, unabhängig davon, wie viel du abrechnest. Das ist gut planbar, und ein starker Monat kostet dich nicht mehr als ein ruhiger.
• Anteil vom Umsatz: Ein Abrechnungsdienst behält einen Prozentsatz von jedem Rechnungsbetrag ein, den er für dich bei der Kasse einreicht. Dafür übernimmt er die Einreichung und oft auch das Mahnwesen, manche Anbieter zahlen dir das Geld sogar vorab aus.
• Grundpreis mit Aufpreisen: Ein niedriger Grundbeitrag deckt die Verwaltung ab. Einzelne Bausteine wie die fachliche Dokumentation, das Kartenlesegerät oder die Videosprechstunde kosten dann monatlich extra.

Keines dieser Modelle ist an sich falsch. Wichtig ist nur, dass du für den Vergleich immer auf die Jahressumme schaust, mit deinem eigenen Umsatz und mit allen Bausteinen, die du tatsächlich brauchst.

Die eine Zahl, auf die es ankommt: deine Jahressumme

Preise vergleichen sich nicht über Monatsbeträge, sondern über ein volles Jahr. Rechne für jedes Angebot dieselben vier Posten zusammen, dann stehen die Zahlen zum ersten Mal nebeneinander:

• Der Grundpreis mal zwölf, oder der Jahrespreis, falls jährlich abgerechnet wird.
• Alle Bausteine, die du wirklich brauchst, ebenfalls mal zwölf.
• Einmalige Kosten für Einrichtung, Datenübernahme, Schulung oder Geräte, verteilt auf das erste Jahr.
• Beim Umsatzmodell: dein erwarteter Kassenumsatz im Jahr, mal dem Satz. Denk dabei in Prozentpunkten, das rechnet sich leichter. Bei 20.000 Euro Kassenumsatz sind das je Prozentpunkt 200 Euro im Jahr, bei 40.000 Euro sind es 400 Euro.

Rechne dabei mit dem Umsatz, den du in zwei bis drei Jahren erwartest, nicht mit dem aus deinem ersten Halbjahr. Ein Anteil vom Umsatz ist am Anfang klein und wächst genau dann, wenn deine Praxis läuft. Der feste Preis tut das nicht. Der ausführliche Vergleich der beiden Wege steht im Beitrag zur Direktabrechnung gegenüber dem Abrechnungsdienstleister.

Endpreis oder zuzüglich Umsatzsteuer

Diese Frage kostet dich schnell ein Fünftel der Jahressumme, und sie wird selten gestellt. Deine eigenen Hebammenleistungen sind nach § 4 Nr. 14 UStG umsatzsteuerfrei. Daraus folgt für dich: Du bist in der Regel nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Die Umsatzsteuer auf alles, was du einkaufst, holst du dir also nicht vom Finanzamt zurück, anders als ein Betrieb mit steuerpflichtigen Umsätzen.

Für den Preisvergleich heißt das: Ein Angebot über 30 Euro zuzüglich Umsatzsteuer kostet dich 35,70 Euro, und genau dieser Betrag gehört in deine Rechnung. Steht auf der Preisseite nur eine nackte Zahl, frag nach, ob sie brutto oder netto gemeint ist. Dasselbe gilt für den Satz eines Abrechnungsdienstes. Vergleiche nie einen Nettopreis mit einem Endpreis, sonst vergleichst du zwei verschiedene Dinge. Mehr zur Steuerbefreiung selbst steht im Beitrag zur Umsatzsteuer für Hebammen.

Versteckte Kosten, nach denen du fragen solltest

Der Monatspreis ist nur ein Teil der Rechnung. Die folgenden Punkte entscheiden oft mehr über die Jahressumme als der Grundpreis, und keiner davon steht groß auf der Preisseite.

Einrichtung und Datenübernahme

Manche Programme berechnen einmalig einen Betrag für Lizenz oder Einrichtung, dazu kommt dann ein laufender Beitrag für Pflege und Aktualisierungen. Frag auch, ob die Übernahme deiner bestehenden Klientinnen etwas kostet und ob sie als Datei möglich ist. Wenn du hunderte Einträge von Hand abtippen musst, zahlst du den Preis in Arbeitszeit. Wie die Übernahme abläuft, steht im Beitrag zum Wechsel der Hebammensoftware.

Aufpreis für die fachliche Doku

Bei einigen Anbietern ist die fachliche Dokumentation, also Wochenbett-Verlauf, Befunde und Kurven, ein eigener Baustein mit eigenem Monatspreis. Wenn du am Bett dokumentieren willst, rechne diesen Aufpreis von Anfang an in den Vergleich ein. Sonst vergleichst du einen reinen Verwaltungspreis mit einem Preis für die ganze Arbeit.

Einzelne Bausteine und Geräte

Kartenlesegerät, Videosprechstunde, Kursverwaltung, Buchhaltung, elektronische Einreichung an die Kasse: Vieles davon ist am Markt als eigener Baustein mit eigenem Monatspreis zu haben. Schreib dir vor dem Vergleich auf, was du im nächsten Jahr wirklich brauchst, und lass dir zu jedem Punkt sagen, ob er enthalten ist oder extra kostet. Was du nicht brauchst, muss auch nicht bezahlt werden.

Preis je Nutzerin

Arbeitest du im Verbund oder mit einer Vertretung, ist die entscheidende Frage, ob der Preis je Konto oder je Praxis gilt. Bei einem Preis je Nutzerin verdoppelt sich deine Jahressumme mit der zweiten Kollegin. Frag außerdem, ob eine Vertretung, die nur ein paar Wochen mitarbeitet, einen vollen Beitrag kostet.

Kündigungsfrist und Datenexport

Manche Verträge werden für ein Jahr im Voraus bezahlt oder haben Mindestlaufzeiten. Frag deshalb vorab, wie du kündigst und was das kostet. Genauso wichtig: Wie kommst du an deine Daten, wenn du gehst, und in welchem Format? Deine Dokumentation musst du über die Aufbewahrungsfristen hinaus lesen können, auch wenn du das Programm längst nicht mehr bezahlst.

Preiserhöhungen

Der Preis, den du heute siehst, gilt nicht automatisch für immer. Lies nach, wie Erhöhungen angekündigt werden, mit welcher Frist, und ob du daraufhin sonderkündigen darfst. Ein Vertrag, der Erhöhungen ohne Ankündigung und ohne Kündigungsrecht zulässt, ist ein Kostenrisiko, das in keiner Tabelle auftaucht.

Was dir die Testphase wirklich zeigt

Fast jeder Anbieter lässt dich testen, und das ist der beste Teil deiner Kostenprüfung, wenn du die richtigen Dinge ausprobierst. Eine leere Software gefällt fast immer. Nimm dir deshalb in der Testzeit drei Aufgaben vor, die im Alltag zählen: eine echte Klientin mit ihren Daten anlegen, eine vollständige Kassenrechnung erzeugen und einmal alle Daten wieder herausexportieren. Wer beim dritten Punkt hakt, wird dir auch beim Ausstieg Mühe machen.

Achte außerdem darauf, ob die Testzeit automatisch in ein Abo übergeht und wann du spätestens kündigen musst, um nichts zu zahlen.

Deine Kostenliste für den Vergleich

Nimm für jedes Angebot ein Blatt und trag dieselben Zeilen ein. Wenn du am Ende zwei ausgefüllte Blätter hast, ist die Entscheidung meist schon gefallen:

• Grundpreis im Monat, brutto, mal zwölf
• Bausteine, die ich brauche, brutto, mal zwölf
• Einmalkosten für Einrichtung, Datenübernahme, Geräte
• Anteil vom Umsatz, gerechnet auf meinen erwarteten Jahresumsatz
• Preis für eine zweite Nutzerin, falls ich eine brauche
• Bindung und Kündigungsfrist
• Export beim Ausstieg: Format, Umfang, Kosten

Was kostenlos wirklich heißt

Kostenlose Angebote gibt es, sie decken aber meist nur einen Teilbereich ab, etwa die reine Abrechnung oder die Vermittlung von Anfragen. Schau bei einem kostenlosen Programm genauso genau hin wie bei einem bezahlten: Wer betreibt es, wie finanziert es sich, wer bekommt die Daten zu sehen, und wer pflegt die Vergütungsvereinbarung nach, wenn sich die Beträge ändern? Für die ganze Praxis, mit Dokumentation, Datenschutz und laufender Pflege, brauchst du in aller Regel ein bezahltes Programm.

Software als Betriebsausgabe

Der laufende Beitrag für deine Praxissoftware gehört zu den Betriebsausgaben deiner freiberuflichen Arbeit. In der Einnahmenüberschussrechnung trägst du ihn in dem Jahr ein, in dem du ihn bezahlst, und er mindert deinen Gewinn. Wie du das im Einzelfall richtig einordnest, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung, dieser Beitrag ersetzt keine Beratung.

Heb den Beleg zu jeder Abbuchung gleich mit auf, dann ist die Ausgabe später ohne Suchen belegt. Wie du deine Betriebsausgaben insgesamt ordnest und an die Steuerkanzlei übergibst, liest du im Beitrag zur Buchhaltung für freiberufliche Hebammen.

Was uwupa kostet

uwupa kostet fest 14,90 Euro, 24,90 Euro oder 34,90 Euro im Monat, ohne Anteil von deinem Umsatz. Das sind Endpreise, es kommt keine Mehrwertsteuer dazu, weil uwupa derzeit als Kleinunternehmen nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweist. Bei jährlicher Zahlweise sind es 149 Euro, 249 Euro oder 349 Euro im Jahr, also zehn Monatspreise für zwölf Monate. Die klinische Dokumentation ist in jeder Stufe enthalten, ohne Aufpreis. Du testest 30 Tage kostenlos, bei einer Empfehlung durch eine Kollegin 60 Tage, und bei monatlicher Zahlweise kannst du jeden Monat kündigen.

Auch bei den Fragen aus diesem Beitrag wollen wir sauber dastehen: Deine alten Daten bringst du in jeder Stufe als Datei mit, ohne Abtippen und ohne Einrichtungsgebühr. Deine Daten liegen verschlüsselt, und die Texterkennung für Belege läuft direkt auf deinem Gerät. Beim Ausstieg nimmst du alles vollständig mit. Die Direktabrechnung an die Kasse gehört zur Stufe Premium, die im Jahr rund 419 Euro ausmacht; die fertige Rechnung für die Kasse erstellst du in Basis und Pro und reichst sie wie gewohnt ein. Alle Einzelheiten und der Tarifvergleich stehen auf der Preisseite.

Quellen dieses Beitrags:

• § 4 Nr. 14 UStG (Umsatzsteuerbefreiung der Heilbehandlung)
• § 15 Abs. 2 UStG (Ausschluss des Vorsteuerabzugs bei steuerfreien Umsätzen)
• § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung; Grundlage der uwupa-Endpreise, siehe AGB Ziffer 5.2)