Was kostet Hebammensoftware? Preise und Modelle

Bevor du dich für eine Hebammensoftware entscheidest, willst du wissen, was sie dich im Jahr wirklich kostet. Die Antwort hängt dabei weniger von der einzelnen Zahl auf der Preisseite ab als vom Preismodell dahinter. Denn ein kleiner Prozentsatz je Rechnung kann am Ende teurer sein als ein scheinbar hoher Monatspreis. In diesem Beitrag schauen wir uns die üblichen Modelle in Ruhe an, rechnen ein Beispiel mit offenen Annahmen durch und zeigen dir, nach welchen Kosten du vor der Unterschrift fragen solltest.

Die drei Preismodelle am Markt

Für Hebammensoftware gibt es in Deutschland drei übliche Preismodelle: einen festen Beitrag pro Monat oder pro Jahr, einen Anteil vom Umsatz je eingereichter Rechnung oder einen Grundpreis mit Aufpreisen für einzelne Bausteine. Feste Beiträge liegen bei Programmen für Hebammen häufig zwischen rund 15 und 40 Euro im Monat. Umsatzmodelle wirken auf den ersten Blick klein, wachsen aber mit jeder Rechnung mit.

• Fester Beitrag: Du zahlst jeden Monat oder jedes Jahr denselben Betrag, unabhängig davon, wie viel du abrechnest. Das ist gut planbar, und ein starker Monat kostet dich nicht mehr als ein ruhiger.
• Anteil vom Umsatz: Ein Abrechnungsdienst behält einen Prozentsatz von jedem Rechnungsbetrag ein, den er für dich bei der Kasse einreicht. Dafür übernimmt er die Einreichung und oft auch das Mahnwesen, manche Anbieter zahlen dir das Geld sogar vorab aus.
• Grundpreis mit Aufpreisen: Ein günstiger Grundbeitrag deckt die Verwaltung ab. Einzelne Bausteine wie die fachliche Dokumentation, das Kartenlesegerät oder die Videosprechstunde kosten dann monatlich extra.

Keines dieser Modelle ist an sich falsch. Wichtig ist nur, dass du für den Vergleich immer auf die Jahressumme schaust, mit deinem eigenen Umsatz und mit allen Bausteinen, die du tatsächlich brauchst.

Warum ein Anteil vom Umsatz teurer wird, je mehr du arbeitest

Ein Anteil vom Umsatz wächst mit jeder eingereichten Rechnung mit. Ein Beispiel mit offenen Annahmen: Bei einem Satz von rund 3,8 Prozent, wie er am Markt für den vollen Abrechnungsdienst vorkommt, zahlst du auf 40.000 Euro Kassenumsatz etwa 1.520 Euro im Jahr. Eine Software mit festem Preis von 34,90 Euro im Monat kostet dich im selben Jahr rund 419 Euro, ganz gleich, wie viel du abrechnest.

Fair betrachtet gilt auch die andere Richtung: Bei sehr kleinem Umsatz kann ein Prozentmodell günstiger sein, und der Dienst nimmt dir dafür echte Arbeit ab. Je mehr du aber arbeitest, desto weiter öffnet sich die Schere zugunsten des festen Preises. Wie sich beide Wege im Alltag unterscheiden, zeigt der Vergleich von Festpreis und Abrechnungsdienst im Einzelnen.

Versteckte Kosten, nach denen du fragen solltest

Der Monatspreis ist nur ein Teil der Rechnung. Frag vor dem Vertrag nach drei Dingen: was Einrichtung und Datenübernahme kosten, ob die fachliche Dokumentation im Preis enthalten ist oder als eigener Baustein berechnet wird, und wie lange du gebunden bist und wie du deine Daten beim Ausstieg vollständig wieder herausbekommst. Diese drei Punkte entscheiden oft mehr über die Jahressumme als der Grundpreis.

Einrichtung und Datenübernahme

Manche Programme berechnen einmalig einen Betrag für Lizenz oder Einrichtung, dazu kommt dann ein laufender Beitrag für Pflege und Aktualisierungen. Frag auch, ob die Übernahme deiner bestehenden Klientinnen etwas kostet und ob sie als Datei möglich ist. Wenn du hunderte Einträge von Hand abtippen musst, zahlst du den Preis in Arbeitszeit.

Aufpreis für die fachliche Doku

Bei einigen Anbietern ist die fachliche Dokumentation, also Wochenbett-Verlauf, Befunde und Kurven, ein eigener Baustein mit eigenem Monatspreis. Wenn du am Bett dokumentieren willst, rechne diesen Aufpreis von Anfang an in den Vergleich ein. Sonst vergleichst du einen reinen Verwaltungspreis mit einem Preis für die ganze Arbeit.

Kündigungsfrist und Datenexport

Manche Verträge werden für ein Jahr im Voraus bezahlt oder haben Mindestlaufzeiten. Frag deshalb vorab, wie du kündigst und was das kostet. Genauso wichtig: Wie kommst du an deine Daten, wenn du gehst, und in welchem Format. Deine Dokumentation musst du über die Aufbewahrungsfristen hinaus lesen können, auch wenn du das Programm längst nicht mehr bezahlst.

Software als Betriebsausgabe

Der laufende Beitrag für deine Praxissoftware gehört zu den Betriebsausgaben deiner freiberuflichen Arbeit. In der Einnahmenüberschussrechnung trägst du ihn in dem Jahr ein, in dem du ihn bezahlst, und er mindert deinen Gewinn. Wie du das im Einzelfall richtig einordnest, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung, dieser Beitrag ersetzt keine Beratung.

Heb den Beleg zu jeder Abbuchung gleich mit auf, dann ist die Ausgabe später ohne Suchen belegt. Wie du deine Betriebsausgaben insgesamt ordnest und an die Steuerkanzlei übergibst, liest du im Beitrag zur Buchhaltung für freiberufliche Hebammen.

Was uwupa kostet

uwupa kostet fest 14,90 Euro, 24,90 Euro oder 34,90 Euro im Monat, ohne Anteil von deinem Umsatz. Das sind Endpreise, es kommt keine Mehrwertsteuer dazu. Die klinische Dokumentation ist in jeder Stufe enthalten, ohne Aufpreis. Du testest 30 Tage kostenlos, bei einer Empfehlung durch eine Kollegin 60 Tage, und du kannst jeden Monat kündigen.

Auch bei den Fragen aus diesem Beitrag wollen wir sauber dastehen: Deine alten Daten bringst du ab der Stufe Pro als Datei mit, ohne Abtippen und ohne Einrichtungsgebühr. Deine Daten liegen verschlüsselt, und die Texterkennung für Belege läuft direkt auf deinem Gerät. Beim Ausstieg nimmst du alles vollständig mit. Die Direktabrechnung an die Kasse gehört zur Stufe Premium, die noch in Vorbereitung und nicht buchbar ist, die fertige Rechnung für die Kasse erstellst du aber schon heute in jeder Stufe und reichst sie wie gewohnt ein. Alle Einzelheiten und der Tarifvergleich stehen auf der Preisseite.