Hebammensoftware auswählen: Kriterien und Checkliste

Wer nach der besten Hebammensoftware sucht, findet vor allem Seiten der Anbieter selbst. Unabhängige Tests, wie du sie von Haushaltsgeräten kennst, wirst du für diese Programme kaum finden. Was es stattdessen gibt: eine Handvoll nachprüfbarer Kriterien, an denen du jedes Programm selbst messen kannst. In diesem Beitrag bekommst du sieben solcher Kriterien und eine Checkliste für die Testphase, mit der du in wenigen Tagen merkst, ob eine Software zu deiner Arbeit passt.

Warum es „die beste Hebammensoftware“ nicht gibt

Die eine beste Hebammensoftware gibt es nicht, weil die Anforderungen von deinem Arbeitsschwerpunkt abhängen. Wer vor allem Wochenbettbetreuung macht, braucht schnelle Erfassung unterwegs samt Wegegeld. Wer Beleggeburten begleitet, braucht die Geburtsdokumentation mit Partogramm. Wer viele Kurse gibt, braucht Teilnehmerinnen und Kursabrechnung im Griff. Ein Programm kann in einem Bereich stark und im anderen dünn sein. Darum lohnt es sich, nach Kriterien zu entscheiden statt nach einem Titel.

Sieben Kriterien für deine Entscheidung

Sieben Kriterien tragen die Entscheidung: Rechnet die Software nach dem Vertragsstand ab dem 1. April 2026 ab, ist die fachliche Dokumentation enthalten, wo liegen die Daten und wie sind sie verschlüsselt, ist der Preis fest oder prozentual, kommen deine Altdaten mit, kommst du monatlich wieder heraus, und läuft sie auf dem Handy beim Hausbesuch. Jedes dieser Kriterien kannst du in einer kostenlosen Testphase selbst nachprüfen.

Rechnet sie nach dem Vertragsstand ab dem 1. April 2026 ab?

Seit dem 1. April 2026 gilt die Vergütungsvereinbarung zum Hebammenhilfevertrag in einer neuen Fassung. Dazu kommt: Für Leistungen bis zum 31. Oktober 2025 gilt das alte Regelwerk, ab dem 1. November 2025 das neue mit 5-Minuten-Einheiten, und einzelne Positionen gelten nur befristet. Eine gute Software ordnet jede Leistung anhand ihres Datums der richtigen Liste zu. Frag den Anbieter, wie schnell neue Vertragsstände eingepflegt werden.

Ist die fachliche Doku enthalten oder ein Aufpreis?

Der Hebammenhilfevertrag verlangt eine Dokumentation mit Versicherteninformationen und dem Verlauf der Versorgung, bei außerklinischer Geburt auch eine Geburtsdokumentation nach den Inhalten eines Partogramms. Manche Programme führen diese fachliche Doku im Grundpreis, andere verkaufen sie als eigenen Baustein mit eigenem Monatspreis. Vergleiche darum immer den Preis mit allen Bausteinen, die du wirklich brauchst, nicht nur den Grundbeitrag.

Wo liegen die Daten und wie sind sie verschlüsselt?

Du arbeitest mit Gesundheitsdaten und stehst unter Schweigepflicht. Frag darum drei Dinge: Wo werden die Daten gespeichert. Sind Namen und Notizen auch dort verschlüsselt, wo sie liegen, und nicht nur auf dem Übertragungsweg. Und was passiert mit Fotos von Belegen, bleiben sie auf deinem Gerät oder gehen sie zu einem Dienst ins Internet. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung musst du mit dem Anbieter schließen, das verlangt der Datenschutz. Ein guter Anbieter legt ihn dir fertig vor.

Ist das Preismodell fest oder prozentual?

Am Markt gibt es drei Muster: einen festen Beitrag pro Monat oder Jahr, einen Anteil vom Umsatz je eingereichter Rechnung und einen Grundpreis mit Aufpreisen für einzelne Bausteine. Ein fester Beitrag ist planbar, ein Anteil wächst mit deinem Umsatz mit, bei kleinem Umsatz kann er trotzdem günstiger sein. Rechne für den Vergleich immer die Jahressumme mit deinen eigenen Zahlen.

Kommen deine Altdaten mit?

Beim Umstieg sollen deine Klientinnen nicht von Hand neu erfasst werden müssen. Fast jedes Programm kann Listen als CSV-Datei ausgeben, eine gute neue Software liest sie in einem Schritt ein. Frag, ob die Übernahme etwas kostet und ob du die Zuordnung der Spalten vorher prüfen kannst. Wie der Umzug im Einzelnen abläuft, liest du im Beitrag zum Wechsel der Hebammensoftware.

Kommst du monatlich wieder heraus?

Prüfe Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist, bevor du unterschreibst. Genauso wichtig ist der Weg hinaus: Bekommst du beim Ausstieg alle Daten vollständig und lesbar wieder heraus. Deine Dokumentation musst du über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinweg lesen können, auch wenn du das Programm längst nicht mehr bezahlst.

Läuft sie auf dem Handy beim Hausbesuch?

Ein großer Teil deiner Arbeit findet unterwegs statt, bei den Frauen zu Hause. Öffne die Software in der Testphase darum auf deinem eigenen Handy und dokumentiere dort einen Besuch. Achte darauf, ob die Eingabe leicht von der Hand geht, ob die Felder gut lesbar sind und ob du ein Foto vom unterschriebenen Leistungsnachweis direkt aufnehmen kannst.

Checkliste für die Testphase

Eine Testphase sagt mehr als jede Funktionsliste, wenn du sie mit echten Fällen füllst. Erfasse einen echten Wochenbettbesuch mit Dauer und gefahrener Strecke und sieh dir die fertige Rechnung an: Stimmen Position, Einheiten und Wegegeld mit dem Vertragsstand überein. An diesem einen Fall zeigt sich, ob die Software deine Abrechnung wirklich versteht.

• Einen Wochenbettbesuch mit Dauer erfassen und prüfen, ob die Einheiten zur Dauer passen.
• Zwei Frauen auf einer Fahrt eintragen und schauen, ob das Wegegeld anteilig geteilt wird.
• Die eigene Klientinnenliste als CSV-Datei einlesen und die Zuordnung der Spalten prüfen.
• Den vollständigen Export anstoßen und ansehen, was du tatsächlich zurückbekommst.
• Einen Besuch komplett am Handy dokumentieren, am besten direkt nach einem echten Termin.
• Den Kündigungsweg suchen und prüfen, ob er ohne Anruf und ohne Umwege funktioniert.

Software oder Abrechnungsdienst

Für die Abrechnung mit den Kassen gibt es zwei Wege. Entweder du rechnest selbst ab, mit einer Software, die aus deiner Doku die Rechnung und die Abrechnungsdaten erstellt. Oder du gibst die Einreichung an einen Abrechnungsdienst ab, der dafür meist einen Anteil vom Rechnungsbetrag behält. Beide Wege lassen sich auch verbinden: Viele Hebammen dokumentieren in einer Software und reichen über einen Dienst ein.

Welcher Weg zu dir passt, hängt an deinem Umsatz, deiner Zeit und daran, wie viel Kontrolle du über deine Daten behalten willst. Eine ruhige Gegenüberstellung beider Wege findest du im Beitrag zur Direktabrechnung oder dem Abrechnungsdienstleister.

Wie uwupa in diese Kriterien passt

uwupa beantwortet die sieben Kriterien so: drei feste Stufen für 14,90, 24,90 und 34,90 Euro im Monat als Endpreis, ohne Anteil von deinem Umsatz. Die klinische Dokumentation ist in jeder Stufe enthalten, ohne Aufpreis. Deine Daten liegen verschlüsselt, die Texterkennung für Belege läuft direkt auf deinem Gerät. Altdaten kommen ab der Stufe Pro als Datei mit, ohne Abtippen. Du testest 30 Tage kostenlos, bei einer Empfehlung durch eine Kollegin 60 Tage, und du kannst jeden Monat kündigen.

Zur Ehrlichkeit gehört auch: Die Direktabrechnung an die Kasse gehört zur Stufe Premium, die noch in Vorbereitung und nicht buchbar ist. Die fertige Rechnung für die Kasse erstellst du aber schon heute in jeder Stufe und reichst sie wie gewohnt über deinen Abrechnungsweg ein. Wo uwupa neben anderen Programmen steht, siehst du offen im Vergleich der Hebammensoftware. Am meisten sagt dir aber deine eigene Testphase mit der Checkliste aus diesem Beitrag.