Hebammensoftware wechseln: Daten aus Excel und Fremdtools übernehmen

Du möchtest deine Hebammensoftware wechseln. Die größte Hürde ist dabei meist nicht die neue Oberfläche. Es sind die alten Daten. Deine Klientinnenlisten, Kontaktdaten und laufenden Betreuungen sollen mit. Aber niemand will hunderte Einträge von Hand abtippen. In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie die Übernahme Schritt für Schritt gelingt und worauf du beim Umstieg achten solltest.

Was du vor dem Umstieg sortierst

Bevor du auch nur eine Zeile übernimmst, schau dir in Ruhe an, was du hast. Fast jedes Programm kann deine Daten als CSV-Datei ausgeben. Das gilt für od|mio, Hebamio oder auch deine eigene Excel-Tabelle. Diese Datei ist die Brücke in die neue Software. Klär vorab am besten drei Dinge:

• Welche Spalten hat deine Liste, also zum Beispiel Name, Geburtsdatum, Adresse und Kontaktdaten.
• Welche Frauen sind noch in Betreuung und welche Fälle sind längst abgeschlossen.
• Welche Dokumente und Belege willst du zusätzlich sichern, getrennt von der reinen Adressliste.

Abgeschlossene Fälle müssen nicht ins neue System wandern. Oft reicht es, nur die laufenden Betreuungen zu übernehmen. Die alte Software bewahrst du dann einfach als Archiv auf, so lange die Aufbewahrungsfristen es verlangen.

Warum der CSV-Import die meiste Arbeit spart

Eine CSV-Datei ist eine einfache Tabelle, die fast jedes Programm ausgeben kann. Beim Wechsel ist das ein großer Vorteil. Du übergibst deine ganze Liste auf einmal als Datei. Du musst nicht jede Frau einzeln neu anlegen. Wichtig ist nur, dass jede Spalte deiner Datei sauber dem richtigen Feld in der neuen Software zugeordnet wird. Genau daran scheitern Importe sonst, etwa wenn die Adresse in der falschen Spalte landet.

Wie uwupa das übernimmt

In uwupa liest du deine Klientinnenlisten per CSV ein, zum Beispiel aus od|mio, Hebamio oder Excel. Beim Import erkennt uwupa die Spalten von selbst. Du bekommst vorab eine Mapping-Vorschau zu sehen. Das ist eine Übersicht, in der du prüfst, welche Spalte in welches Feld geht, bevor etwas gespeichert wird. Laufende Fälle legst du so einmal an und dokumentierst ab dann direkt digital weiter. Zum Sichern und für eine DSGVO-Auskunft gibt es außerdem einen vollständigen Export als ZIP samt Beleg-PDFs. Den kannst du sogar in ein leeres Konto zurückspielen. Der CSV-Import ist ab Tarif Pro dabei. Alle klinischen Werkzeuge sind in jeder Stufe enthalten.

Du vergleichst gerade verschiedene Programme? Im Vergleich der Hebammensoftware siehst du in Ruhe, wo uwupa neben od|mio, Hebamio und miya steht.