Hebammensoftware wechseln: sechs Schritte ohne Abtippen

Du möchtest deine Hebammensoftware wechseln. Die größte Hürde ist dabei meist nicht die neue Oberfläche. Es sind die alten Daten. Deine Klientinnenlisten, Kontaktdaten und laufenden Betreuungen sollen mit. Aber niemand will hunderte Einträge von Hand abtippen. In diesem Beitrag liest du, wann der beste Zeitpunkt ist, welche Daten dir zustehen, wie die Übernahme Schritt für Schritt gelingt und was bewusst im alten Programm zurückbleibt.

Der beste Zeitpunkt für den Wechsel

Wechsel nicht mitten in der Abrechnung. Der ruhigste Moment liegt direkt nach einer abgeschlossenen Einreichung, wenn für den zurückliegenden Zeitraum nichts mehr offen ist. Rechnest du quartalsweise ab, ist das der Anfang eines neuen Quartals; der Jahreswechsel ist der sauberste Schnitt von allen, weil Buchhaltung und Aufzeichnungen dann ohnehin ein neues Jahr beginnen.

Zwei weitere Punkte gehören in die Zeitplanung. Erstens die Kündigungsfrist deines bisherigen Vertrags: Sie bestimmt, wie lange du beide Programme parallel bezahlst. Zweitens deine eigene Auslastung. Plan den Umstieg in eine Woche mit wenigen Geburtsterminen und rechne mit ein bis zwei ruhigen Abenden, nicht mit einem ganzen Wochenende.

Deine Daten stehen dir zu, und zwar vor der Kündigung

Der wichtigste Satz dieses Beitrags: Hol deine Daten heraus, bevor du kündigst. Manche Anbieter löschen wenige Wochen nach Vertragsende, und dann läuft auch der beste Anspruch ins Leere. Und Ansprüche hast du gleich zwei. Für deine eigenen Konto- und Vertragsdaten greifen die Betroffenenrechte aus der DSGVO. Für die Daten deiner Klientinnen bist du die Verantwortliche und der Anbieter nur Auftragsverarbeiter; er muss dir den Bestand nach Ende der Leistung herausgeben oder ihn löschen, nach deiner Wahl.

Rückt deine bisherige Software die Daten nicht heraus, hilft dir das Musterschreiben zur Datenherausgabe. Dort stehen die Rechtsgrundlagen, die Fristen und ein Text zum Anpassen. Nenn im Schreiben immer konkrete Formate wie CSV, JSON oder XML, sonst bekommst du womöglich nur Ausdrucke.

Was du vor dem Umstieg sortierst

Bevor du auch nur eine Zeile übernimmst, schau dir in Ruhe an, was du hast. Fast jedes Programm kann deine Daten als CSV-Datei ausgeben, und auch deine eigene Excel-Tabelle kommt so heraus. Diese Datei ist die Brücke in die neue Software. Klär vorab am besten drei Dinge:

• Welche Spalten hat deine Liste, also zum Beispiel Name, Geburtsdatum, Adresse und Kontaktdaten.
• Welche Frauen sind noch in Betreuung und welche Fälle sind längst abgeschlossen.
• Welche Dokumente und Belege willst du zusätzlich sichern, getrennt von der reinen Adressliste.

Abgeschlossene Fälle müssen nicht ins neue System wandern. Oft reicht es, nur die laufenden Betreuungen zu übernehmen. Die alte Software bewahrst du dann einfach als Archiv auf, solange die Aufbewahrungsfristen es verlangen.

Der Wechsel in sechs Schritten

1. Testzugang der neuen Software anlegen und mit zwei, drei erfundenen Fällen ausprobieren, ob dein Alltag darin abbildbar ist.
2. Vollständigen Export aus dem alten Programm ziehen, Klientinnen, Dokumente und Belege getrennt, und alles an einem sicheren Ort sichern.
3. Stichtag festlegen: ab wann wird nur noch im neuen Programm dokumentiert.
4. Laufende Betreuungen übernehmen, entweder als Datei oder für wenige Fälle von Hand.
5. Stichprobe prüfen: fünf Klientinnen aufschlagen und Feld für Feld gegen das alte System vergleichen.
6. Erst danach den alten Vertrag kündigen, mit Blick auf die Frist aus Schritt eins.

Ein Parallelbetrieb über Wochen klingt vorsichtig, ist aber die häufigste Fehlerquelle: Gepflegt wird dann mal hier, mal dort. Ein klarer Stichtag ist sicherer als ein weicher Übergang.

Warum der CSV-Import die meiste Arbeit spart

Eine CSV-Datei ist eine einfache Tabelle, die fast jedes Programm ausgeben kann. Beim Wechsel ist das ein großer Vorteil. Du übergibst deine ganze Liste auf einmal als Datei. Du musst nicht jede Frau einzeln neu anlegen. Wichtig ist nur, dass jede Spalte deiner Datei sauber dem richtigen Feld in der neuen Software zugeordnet wird. Genau daran scheitern Importe sonst, etwa wenn die Adresse in der falschen Spalte landet.

Wie uwupa das übernimmt

In uwupa liest du deine Klientinnenlisten per CSV ein, ganz gleich aus welcher Software oder Tabelle. Beim Import erkennt uwupa die Spalten von selbst. Du bekommst vorab eine Mapping-Vorschau zu sehen. Das ist eine Übersicht, in der du prüfst, welche Spalte in welches Feld geht, bevor etwas gespeichert wird. Laufende Fälle legst du so einmal an und dokumentierst ab dann direkt digital weiter. Zum Sichern und für eine DSGVO-Auskunft gibt es außerdem einen vollständigen Export als ZIP samt Beleg-PDFs. Den kannst du sogar in ein leeres Konto zurückspielen. Der CSV-Import ist in jedem Tarif dabei, wie alle klinischen Werkzeuge, und kostet keine Einrichtungsgebühr.

Manche Datensicherungen liest uwupa direkt ein, ganz ohne CSV

Bringt deine bisherige Software eine vollständige Datensicherung als JSON-Datei mit, brauchst du nicht einmal eine Tabelle. Du lädst die Sicherung dort herunter und wählst die Datei in uwupa aus. Dabei kommen nicht nur die Stammdaten mit, sondern auch die Betreuungen mit errechnetem Termin, die Geburtsdaten und die Besuchs-Doku aus Schwangerschaft und Wochenbett. Vor der Übernahme zeigt dir uwupa eine Vorschau, was angelegt wird. Bereits vorhandene Klientinnen werden erkannt und übersprungen. Nur die Krankenkasse ordnest du je Klientin einmal kurz zu, weil sie in der Sicherung nicht in übertragbarer Form steht. Rechnungen und Abrechnungsdaten bleiben bewusst im alten System; die Sicherungsdatei bewahrst du dafür als Archiv auf.

Was im alten System bleibt, und wie lange

Ein Wechsel entbindet dich nicht von der Aufbewahrung. Was du nicht mitnimmst, muss trotzdem lesbar bleiben, und zwar unabhängig davon, ob du das alte Programm noch bezahlst. Drei Fristen sind für dich wichtig:

• Patientenunterlagen: zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung, so verlangt es § 630f Abs. 3 BGB.
• Geburtsdokumentation: Berufsverbände und Haftpflichtversicherer empfehlen 30 Jahre zur Beweissicherung, weil ein Kind wegen der Verjährungsregeln sehr viel länger Ansprüche geltend machen kann. Das ist eine Empfehlung, keine gesetzliche Pflicht.
• Rechnungen und Buchungsbelege: acht Jahre, Bücher und Aufzeichnungen wie die Einnahmenüberschussrechnung zehn Jahre. Die Frist beginnt am 31.12. des Jahres, in dem der Beleg ausgestellt wurde.

Praktisch heißt das: Zieh dir vor dem Abschied eine lesbare Sicherung, am besten als PDF-Bestand plus Datendatei, und leg sie so ab, dass du sie in acht Jahren noch öffnen kannst. Ein Zugang zu einem gekündigten Programm ist keine Sicherung. Mehr dazu steht im Beitrag zur Datensicherung in der Hebammenpraxis.

Die drei häufigsten Fehler beim Wechsel

• Zuerst kündigen, dann exportieren. Danach ist der Anspruch oft wertlos, weil der Bestand schon gelöscht ist.
• Alles mitnehmen wollen. Zehn Jahre abgeschlossene Fälle im neuen System helfen niemandem, sie machen nur die Übernahme kompliziert und die Suche unübersichtlich.
• Den Import nicht prüfen. Fünf Klientinnen Feld für Feld gegenzulesen dauert zehn Minuten und findet fast jeden Zuordnungsfehler, bevor er sich in die Abrechnung fortpflanzt.

Was der Wechsel kostet

Rechne mit drei Posten: der Zeit für Export und Prüfung, der möglichen Doppelzahlung, solange die Kündigungsfrist des alten Vertrags läuft, und einer etwaigen Einrichtungsgebühr beim neuen Anbieter. Frag den neuen Anbieter ausdrücklich, ob die Datenübernahme etwas kostet. Wie du die Jahressummen zweier Angebote sauber gegeneinander stellst, steht im Beitrag zu den Kosten von Hebammensoftware, und woran du eine Software fachlich misst, in der Auswahlhilfe.

Quellen dieses Beitrags:

• § 630f Abs. 3 BGB (Aufbewahrung der Patientenakte, zehn Jahre)
• § 199 Abs. 2 BGB (Höchstverjährung 30 Jahre; Grundlage der Empfehlung zur Geburtsdokumentation)
• § 147 Abs. 3 und 4 AO in der Fassung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (Belege acht Jahre, Aufzeichnungen zehn Jahre, Fristbeginn zum Jahresende)
• Art. 15, Art. 20 und Art. 28 Abs. 3 Buchstabe g DSGVO (Auskunft, Datenübertragbarkeit, Herausgabe durch den Auftragsverarbeiter)