Hebammensoftware wechseln: Checkliste zum Jahresstart 2027
Wer die Hebammensoftware wechseln will, wechselt am besten zum Jahresanfang: Buchhaltung und Aufzeichnungen beginnen ohnehin ein neues Jahr, und zwischen zwei Programmen liegt ein klarer Schnitt. Zum 1. Januar 2027 kommt ein zweiter Grund dazu. Ab Februar 2027 gehören neue Angaben in die elektronische Kassenrechnung, und das neue Programm sollte sie von Anfang an können. Diese Checkliste ordnet den Wechsel in vier Etappen, von der Entscheidung im Herbst bis zu den letzten Fristen für 2026 im Sommer 2027.
Warum der 1. Januar ein guter Stichtag ist
Der Stichtag trennt nach dem Tag der Leistung, nicht nach dem Tag der Rechnung. Er ist der erste Tag, an dem du im neuen Programm abrechnest: Leistungen bis zum 31.12.2026 gehen über den alten Weg, Leistungen ab dem 01.01.2027 über den neuen. So wird jede Leistung genau einmal eingereicht. Laufende Betreuungen haben Leistungen auf beiden Seiten, das ist normal. Wie das bei einem Abrechnungsdienst im Einzelnen geht, steht im Beitrag Abrechnungszentrum verlassen.
Bis Mitte November: prüfen und entscheiden
Zuerst die Kündigungsfrist deines bisherigen Vertrags. Sie bestimmt, bis wann du kündigen musst und wie lange du beide Programme bezahlst. Dann probierst du das neue Programm mit zwei, drei erfundenen Fällen aus und legst fest, wie deine Kassenrechnung künftig zur Kasse kommt. Rechnest du bisher über einen Dienst ab, sieh nach, ob du deine Forderungen abgetreten oder eine Inkassovollmacht erteilt hast: Solange sie gilt, zahlt die Kasse an den Dienst. Woran du ein Programm misst, steht in der Auswahlhilfe für Hebammensoftware.
Im Dezember: erst sichern, dann kündigen
Die wichtigste Reihenfolge des ganzen Wechsels: erst die Daten anfordern, dann kündigen. Manche Anbieter löschen wenige Wochen nach Vertragsende. Für die Daten deiner Frauen bist du die Verantwortliche, der Anbieter muss sie dir nach Vertragsende herausgeben oder löschen, nach deiner Wahl. Wie du die Herausgabe schriftlich verlangst, steht im Musterschreiben zur Datenherausgabe.
Leg das Ende des alten Vertrags dabei nicht zu früh. Rechnest du selbst mit dem alten Programm ab, reichst du die Leistungen bis zum 31.12.2026 erst im Januar darüber ein, und dafür brauchst du es noch. Kündige also zu einem Ende nach deiner letzten Einreichung für 2026, oder vereinbare einen Zugang bis dahin. Bei einem Abrechnungsdienst laufen die Altfälle dort auch nach der Kündigung weiter.
Zum Jahreswechsel: umziehen und gegenlesen
Mit dem Stichtag ziehen die laufenden Betreuungen um, dazu Termine, Kurse und deine eigenen Textbausteine. Notiere dir vorher für jede laufende Betreuung, welche Leistungen bis zum 31.12.2026 erbracht sind, nach Art und Zahl und auch die noch nicht abgerechneten: Die Kontingente zählen jede erbrachte Leistung, und das neue Programm kennt die aus dem alten nicht, bis du sie einträgst. Lies danach fünf Frauen Feld für Feld gegen das alte Programm: Das dauert zehn Minuten und findet fast jeden Zuordnungsfehler, bevor er in eine Rechnung wandert. Zwei Punkte werden dabei leicht vergessen. Mit dem neuen Anbieter schließt du einen Auftragsverarbeitungsvertrag und trägst ihn in dein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein. Und die Rechnungsnummern im neuen Programm wählst du so, dass sie sich mit den alten nicht überschneiden, damit eine Rückfrage der Kasse immer zu genau einer Rechnung führt.
Neue Pflichtangaben ab Februar 2027
Zum 01.02.2027 ändert sich die Datenbeschreibung der elektronischen Kassenabrechnung. Nach den gemeinsamen Umsetzungshinweisen der Vertragspartner steht dann der errechnete Termin in einem eigenen Feld, und ein Schlüssel kennzeichnet den Ausgang der Geburt: Lebendgeburt, Fehlgeburt, Totgeburt oder Plazentageburt. Bis zum 30.04.2027 nehmen die Annahmestellen noch beide Fassungen an, ab dem 01.05.2027 nur noch die neue.
Für den Wechsel heißt das zweierlei. Frag beim neuen Programm nach, ob es die neue Fassung kann. Und trag bei jeder laufenden Betreuung den errechneten Termin und nach der Geburt ihren Ausgang ein, am besten schon beim Umzug der Daten.
Die Fristen 2027 für Leistungen aus 2026
Die Leistungen aus 2026 laufen am alten Weg aus: über den Abrechnungsdienst, oder über das alte Programm, solange du es noch hast. Dabei gilt: höchstens eine Einreichung im Monat, alter und neuer Weg zusammen. Reichst du im Januar die Leistungen bis zum 31.12.2026 ein, gehen die ersten aus dem neuen Programm im Februar hinaus. Für die alten Leistungen gelten die Fristen des Hebammenhilfevertrags, und an der Ausschlussfrist hängt Geld.
| Was | Bis wann |
|---|---|
| Elektronisch noch in der alten Fassung der Abrechnungsdaten | 30.04.2027 |
| Elektronische Rechnung für Leistungen aus 2026 (Ausschlussfrist) | 30.06.2027 |
| Urbelege bei den benannten Stellen, per Einschreiben nachweisbar | 07.07.2027 |
| Beanstandungen der Kassen zu Leistungen aus 2026 | 30.09.2027 |
| Dein Widerspruch gegen eine Beanstandung | neun Kalendermonate nach Bekanntgabe |
| Zahlung der Kasse nach Eingang der vollständigen Unterlagen, unter dem Vorbehalt ihrer Prüfung | 21 Kalendertage elektronisch, 28 auf Papier |
Klär deshalb vor dem Stichtag, wer Beanstandungen zu alten Leistungen bearbeitet und wo du davon erfährst. Alle Fristen im Zusammenhang stehen im Beitrag zu Fristen und Verjährung der Hebammenrechnung.
Die Checkliste im Einzelnen
Softwarewechsel zum Jahresstart 2027
Checkliste für Hebammen mit Stichtag 1. Januar 2027. Abhaken und eintragen, wann es erledigt ist.
- Bisheriges Programm
- Kündigen spätestens am
- Neues Programm
- Stichtag, erster Tag im neuen Programm
- Weg zur Kasse ab dem Stichtag (selbst elektronisch, auf Papier, über einen Abrechnungsdienst)
Bis Mitte November: prüfen und entscheiden
- Laufzeit und Kündigungsfrist im bisherigen Vertrag nachlesen, den letzten Kündigungstag oben eintragen.
- Wer selbst abrechnet, braucht das alte Programm noch für die Einreichung im Januar: das Vertragsende dahinter legen oder einen Zugang bis dahin vereinbaren.
- Die neue Software mit zwei, drei erfundenen Fällen ausprobieren: Besuch, Kassenrechnung, Kurs.
- Den Weg zur Kasse festlegen: selbst elektronisch, auf Papier oder über einen Abrechnungsdienst.
- Beim Abrechnungsdienst nachsehen, ob du Forderungen abgetreten oder eine Inkassovollmacht erteilt hast. Solange sie gilt, zahlt die Kasse dorthin.
- Für die eigene Abrechnung: Institutionskennzeichen und Bankverbindung bei der Sammel- und Verteilungsstelle IK prüfen.
- Für die elektronische Abrechnung klären, wessen Zertifikat genutzt wird, deins oder das der Software, und ob es Vorlauf braucht.
- Ab 1. Februar 2027 gehören errechneter Termin und Ausgang der Geburt in die elektronische Kassenrechnung, ab 1. Mai 2027 nehmen die Stellen nur noch diese Fassung an. Fragen, ob die neue Software das kann.
Im Dezember: Daten sichern, dann kündigen
- Die Herausgabe deiner Daten schriftlich anfordern, bevor du kündigst. Ein Muster steht unter uwupa.de/ratgeber/musterschreiben-datenherausgabe-softwarewechsel.
- Fristgerecht kündigen, zu einem Ende nach deiner letzten Einreichung für 2026, und die Bestätigung aufheben.
- Einen ersten vollständigen Export ziehen: Frauen, laufende Betreuungen, Dokumentation, Rechnungen und Belege, getrennt gespeichert.
- Bei jeder laufenden Betreuung den errechneten Termin und nach der Geburt ihren Ausgang prüfen.
- Offene Rechnungen, Einreichungen und Beanstandungen auflisten.
Zum Jahreswechsel: Stichtag 1. Januar 2027
- Den Stichtag schriftlich festhalten, auch gegenüber einem Abrechnungsdienst: Leistungen bis 31.12.2026 über den alten Weg, ab 01.01.2027 über den neuen. Es zählt der Tag der Leistung, nicht der Rechnung.
- Je laufender Betreuung notieren, welche Leistungen bis 31.12.2026 erbracht sind, nach Art und Zahl, auch die noch nicht abgerechneten. Die neue Software braucht das für die Kontingente.
- Laufende Betreuungen übernehmen, als Datei oder von Hand, und fünf Frauen Feld für Feld gegenlesen.
- Termine ab Januar, Kurse mit Teilnehmerinnen, eigene Textbausteine, Vorlagen und Privatpreise übertragen.
- Rechnungsnummern im neuen Programm so wählen, dass sie sich mit den alten nicht überschneiden.
- Mit dem neuen Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag schließen, das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nachziehen und den Datenschutzhinweis für die Frauen prüfen.
- Verweise auf Internetseite, Buchungsseite und Kalender umstellen.
Im Januar und bis zum Sommer 2027
- Höchstens eine Einreichung im Monat, alter und neuer Weg zusammen: etwa im Januar die Leistungen bis 31.12.2026 über den alten Weg, die ersten aus dem neuen Programm im Februar.
- Nach der letzten Einreichung im alten Programm einen Abschlussexport ziehen und die Buchhaltung 2026 abschließen, als DATEV-Export oder Liste für die Steuerkanzlei.
- Die erste Kassenrechnung aus dem neuen Programm prüfen, bevor sie hinausgeht. Die Kasse zahlt elektronisch 21 und auf Papier 28 Kalendertage nach Eingang der vollständigen Unterlagen, unter dem Vorbehalt ihrer Prüfung.
- Leistungen aus 2026 spätestens bis 30.06.2027 einreichen, die Urbelege bis 07.07.2027, am besten per Einschreiben. Danach zahlt die Kasse für diese Leistungen grundsätzlich nicht mehr.
- Beanstandungen zu Leistungen aus 2026 können bis 30.09.2027 kommen. Klären, wer sie bearbeitet und wo du davon erfährst. Widersprechen kannst du binnen neun Kalendermonaten nach Bekanntgabe.
- Den Bestand im alten Programm erst löschen lassen, wenn deine Archivkopie geprüft ist.
- Aufbewahren: Akten zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung, Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre. So lange muss die Archivkopie lesbar und auswertbar bleiben.
Wie uwupa das löst
Deine Klientinnenliste liest uwupa als CSV-Datei ein, die Datensicherung eines einzelnen Programms auch samt Betreuungen; vorher zeigt eine Vorschau, was angelegt wird. Der Import ist in jedem Tarif dabei. Den errechneten Termin und den Ausgang der Geburt trägst du in der Betreuung ein, und die elektronische Kassenrechnung ist auf die neue Fassung ab Februar 2027 vorbereitet. Elektronisch an die Kasse schickt uwupa die Rechnung mit Premium. In Basis und Pro schickt uwupa nichts an die Kasse: Die gedruckte Rechnung geht per Post an die Kasse, oder dein Abrechnungsdienst rechnet für dich ab. Wie der Umzug Schritt für Schritt geht, steht im Beitrag Hebammensoftware wechseln.
Häufige Fragen
Wann ist der beste Zeitpunkt, die Hebammensoftware zu wechseln?
Muss ich vor dem Wechsel alle Rechnungen aus 2026 eingereicht haben?
Was ändert sich ab Februar 2027 an der Kassenabrechnung?
Wer kümmert sich nach dem Wechsel um Beanstandungen alter Rechnungen?
Das nimmt dir uwupa ab
Den Papierkram dahinter übernimmt uwupa: Du hältst deine Besuche fest, die fertige Rechnung für die Kasse entsteht daraus. Abbuchung erst nach dem Test, bei monatlicher Zahlweise jeden Monat kündbar.
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ist keine Rechts-, Steuer- oder Versicherungsberatung. Verbindliche Antworten zu deiner Situation geben dir deine Steuerkanzlei, dein Berufsverband oder eine unabhängige Beratung. Wo der Beitrag Regeln des Hebammenhilfevertrags nach § 134a SGB V wiedergibt, ist der jeweils geltende Vertragsstand maßgeblich.
Quellen dieses Beitrags:
- Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 2 § 2 (höchstens eine Einreichung im Monat, Ausschlussfrist 30.06. des Folgejahres, Urbelege bis 07.07.), Stand 01.04.2026
- Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 2 § 4 (Zahlung 21 Kalendertage elektronisch, 28 Kalendertage auf Papier), Stand 01.04.2026
- Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 2 § 5 (Zahlung unter dem Vorbehalt der Prüfung, Beanstandung bis 30.09. des Folgejahres, Widerspruch binnen neun Kalendermonaten), Stand 01.04.2026
- Gemeinsame FAQ und Umsetzungshinweise der Vertragspartner zum Hebammenhilfevertrag, Frage 12 (Geburtsdatum, errechneter Termin und Schlüssel zum Ausgang der Geburt ab 01.02.2027)
- Technische Anlage 1 zur Richtlinie nach § 302 SGB V, Version 22 (anzuwenden ab 01.02.2027, Version 21 gilt bis 30.04.2027), gkv-datenaustausch.de
- Artikel 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung, Rückgabe der Daten nach Vertragsende)
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