Musterschreiben: deine Daten beim Softwarewechsel

Nicht jede Hebammensoftware hat einen Export-Knopf. Manche Anbieter liefern Daten nur auf Anfrage heraus, andere regeln die Herausgabe gar nicht. Für diesen Fall hast du zwei starke Hebel, die in fast jedem Vertragsverhältnis greifen. Wichtig vorweg: Dieses Muster ist eine allgemeine Vorlage und keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Deine zwei Hebel

Erstens die Betroffenenrechte: Nach Art. 15 DSGVO bekommst du Auskunft und eine Kopie der über dich gespeicherten Daten, nach Art. 20 DSGVO die Daten, die du selbst bereitgestellt hast, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format. Viele Anbieter sagen genau dieses Format in ihrer eigenen Datenschutzerklärung zu. Der Anbieter muss unverzüglich antworten, spätestens innerhalb eines Monats; bei besonders komplexen oder vielen Anfragen darf er die Frist um zwei Monate verlängern, muss dich darüber aber innerhalb des ersten Monats unterrichten (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

Zweitens der Auftragsverarbeitungsvertrag: Für die Daten deiner Klientinnen bist du die Verantwortliche, der Software-Anbieter ist nur Auftragsverarbeiter. Nach Art. 28 Abs. 3 Buchstabe g DSGVO muss er nach Ende der Leistung alle personenbezogenen Daten nach deiner Wahl zurückgeben oder löschen; so steht es üblicherweise auch im Auftragsverarbeitungsvertrag, den du mit ihm geschlossen hast. Das betrifft also nicht nur deine eigenen Konto-Daten, sondern den ganzen Praxisbestand.

Bevor du schreibst

• Sende das Schreiben unbedingt vor der Kündigung. Manche Anbieter löschen wenige Wochen nach Vertragsende, und dann läuft auch der beste Anspruch ins Leere. Mehr dazu im Beitrag Hebammensoftware wechseln.
• Nutze zuerst die eingebauten Exporte, falls es welche gibt; das Schreiben deckt den Rest ab.
• Benenne konkrete Formate wie CSV, JSON oder XML, sonst bekommst du womöglich nur Ausdrucke.
• Halte Kundennummer und Vertragsdaten bereit, das beschleunigt die Zuordnung.

Das Musterschreiben

Ersetze die Angaben in eckigen Klammern und passe die Liste der gewünschten Daten an dein Paket an.

Betreff: Datenherausgabe zum Vertrag [Kundennummer], Auskunft nach Art. 15 DSGVO, Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO und Herausgabe nach Art. 28 Abs. 3 Buchstabe g DSGVO

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich nutze Ihre Software unter der Kundennummer [Kundennummer] und bereite derzeit einen Systemwechsel vor. Ich bitte Sie um Folgendes:

1. Übermitteln Sie mir eine vollständige Kopie der zu meiner Person, meinem Konto und meiner Vertragsbeziehung gespeicherten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, etwa CSV, JSON oder XML (Art. 15 Abs. 3 und Art. 20 Abs. 1 DSGVO).

2. Für die personenbezogenen Daten meiner Klientinnen bin ich Verantwortliche im Sinne der DSGVO, Sie sind Auftragsverarbeiter. Insoweit mache ich meinen Anspruch auf Herausgabe dieser Daten aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag in Verbindung mit Art. 28 Abs. 3 Buchstabe g DSGVO geltend. Die Herausgabe umfasst insbesondere: Klientinnen-Stammdaten, Betreuungs- und Falldaten, Dokumentationseinträge, Termine, Rechnungen und Leistungsdaten sowie von mir hochgeladene Dateien, ebenfalls in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Von der Wahlmöglichkeit zwischen Rückgabe und Löschung mache ich wie folgt Gebrauch: zunächst vollständige Rückgabe an mich; die Löschung bei Ihnen erfolgt erst nach meiner Eingangsbestätigung und unter Beachtung etwaiger gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

3. Bestätigen Sie mir bitte schriftlich, welche Datenarten Sie nach Vertragsende wie lange aufbewahren und wann die Löschung erfolgt.

Ich bitte um unverzügliche Erledigung, spätestens innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Bitte stellen Sie die Daten auf einem sicheren Weg bereit, etwa als verschlüsselte Datei oder über einen geschützten Abruf, nicht als unverschlüsselte E-Mail-Anlage.

Mit freundlichen Grüßen

[Name, Praxisanschrift, Datum]

Was du mit den Daten machst

Klientinnenlisten in CSV-Form liest der Import von uwupa direkt ein, eine vollständige Datensicherung sogar samt Betreuungen und Besuchs-Doku. Alles, was nur als PDF kommt, legst du je Klientin in der Akte ab; dokumentiert wird ab dem Stichtag frisch in uwupa.

Quellen dieses Beitrags:

• Artikel 15 DSGVO (Auskunftsrecht und Kopie der Daten)
• Artikel 20 DSGVO (Datenübertragbarkeit, strukturiertes und maschinenlesbares Format)
• Artikel 28 Abs. 3 Buchstabe g DSGVO (Rückgabe oder Löschung nach Ende der Verarbeitung)
• Artikel 12 Abs. 3 DSGVO (Antwortfrist von einem Monat, Verlängerung um zwei Monate)