Abrechnungszentrum verlassen: Stichtag und Fristen

Du hast deine Abrechnung bisher abgegeben und willst sie zurückholen. Die Entscheidung ist gefallen, offen ist nur noch das Wie. Genau da wird es unruhig: Was passiert mit den Fällen, die schon eingereicht sind? Was, wenn eine Kasse Monate später etwas beanstandet? Und ab wann rechnest du selbst ab, ohne dass etwas doppelt oder gar nicht bei der Kasse landet? Dieser Beitrag geht den Umstieg der Reihe nach durch. Die gute Nachricht vorweg: Es ist kein Bruch, sondern ein Stichtag mit einer Übergangszeit dahinter.

Ein Wort vorweg, weil es zwei Dinge meint

„Abrechnungszentrum“ ist das Wort der Hebammen, und es steht im Alltag für zwei verschiedene Häuser. Gemeint sein kann der Dienst, den du beauftragt hast und der in deinem Namen abrechnet. Der Hebammenhilfevertrag nennt ihn Abrechnungsdienstleister und führt das Abrechnungszentrum ausdrücklich als Beispiel dafür. Gemeint sein kann aber auch die Stelle auf der Kassenseite, an die Rechnung und Belege gehen, also die Daten- oder die Papierannahmestelle. Dieser Beitrag handelt vom ersten Fall: dem Dienst, den du kündigst. Die Daten- und Papierannahmestellen der Kassen bleiben, ganz gleich wer einreicht.

Der Umstieg in vier Schritten

1. Alles sichern, was beim bisherigen Dienst liegt, und zwar vor der Kündigung.
2. Einen Stichtag festlegen, an dem die Zuständigkeit wechselt.
3. Bereits eingereichte Fälle dort normal auslaufen lassen, samt Beanstandungen.
4. Ab dem Stichtag jede neue Leistung selbst erfassen und selbst einreichen.

Die Reihenfolge ist wichtiger als das Tempo. Wer zuerst kündigt und danach an seine Unterlagen denkt, verhandelt aus der schwächeren Position.

Schritt eins: sichern, bevor du kündigst

Zieh dir zuerst einen vollständigen Stand aus dem Portal oder den Unterlagen deines Dienstes. Dazu gehören deine Klientinnen mit Kassendaten, die eingereichten Rechnungen, die Abrechnungen über die Zahlungen der Kassen und alles, was du an Belegen dort hinterlegt hast. Nenn beim Anfordern ausdrücklich ein maschinenlesbares Format wie CSV, JSON oder XML, sonst bekommst du womöglich nur Ausdrucke.

Rückt dein Dienst die Daten nicht heraus, hast du zwei Hebel: die Betroffenenrechte für deine eigenen Daten und den Auftragsverarbeitungsvertrag für die Daten deiner Frauen. Beides mit Fristen, Wortlaut und einer Vorlage zum Anpassen steht im Musterschreiben zur Datenherausgabe. Sende es vor der Kündigung, denn manche Anbieter löschen wenige Wochen nach Vertragsende.

Lies im selben Zug deinen Vertrag mit dem Dienst noch einmal von vorn. Drei Punkte entscheiden über deinen Zeitplan: die Kündigungsfrist, eine etwaige Mindestlaufzeit und die Frage, ob du deine Forderungen abgetreten oder eine Inkassovollmacht erteilt hast. Der Hebammenhilfevertrag ist an dieser Stelle deutlich: Liegt eine Abtretung oder eine Inkassovollmacht vor, zahlt die Krankenkasse an deinen Abrechnungsdienstleister, und zwar mit schuldbefreiender Wirkung. Sobald die Kasse dorthin überwiesen hat, hat sie ihre Schuld erfüllt. Solange also noch alte Fälle laufen, läuft dieser Geldweg weiter, und er endet nicht mit deiner Kündigung, sondern mit der Vereinbarung, die ihr dazu trefft.

Schritt zwei: den Stichtag wählen

Der Stichtag trennt nicht nach dem Tag der Rechnung, sondern nach dem Tag der Leistungserbringung. Jede Leistung bis einschließlich Stichtag geht über den alten Weg, jede Leistung ab dem Folgetag über den neuen. Diese Grenze ist eindeutig, weil in der Abrechnung ohnehin je Position der Tag der Leistungserbringung steht.

Für die Wahl des Tages gibt es einen guten Grund, den Monatsanfang zu nehmen. Der Vertrag lässt je Monat höchstens eine Einreichung bei den benannten Stellen zu und erwartet mindestens zwei im Jahr. Liegt dein Stichtag mitten im Monat, kann es passieren, dass in einem Monat sowohl dein bisheriger Dienst als auch du selbst einreichen wollt. Am Monatsersten stellt sich diese Frage nicht.

Ein zweiter Blick gilt dem Kalender deiner Praxis. Der ruhigste Moment liegt direkt nach einer abgeschlossenen Einreichung, wenn für den zurückliegenden Zeitraum nichts mehr offen ist. Und plane Vorlauf ein, falls dir noch etwas fehlt: dein eigenes Institutionskennzeichen zum Beispiel, ohne das keine Kasse deine Rechnung annimmt.

Bei laufenden Betreuungen liegt die Grenze mitten in der Betreuung

Eine Wochenbettbetreuung endet nicht am Monatsersten. Es ist deshalb normal, dass Leistungen derselben Frau auf beide Wege fallen: die Besuche davor über den alten, die danach über den neuen. Entscheidend ist nur, dass jede einzelne Leistung genau einmal eingereicht wird und dass ihr beide dieselbe Grenze verwendet. Halte den Stichtag deshalb schriftlich fest und schick ihn deinem Dienst zu, statt ihn am Telefon abzumachen.

Schritt drei: Altfälle dort auslaufen lassen

Alles, was vor dem Stichtag liegt, bleibt beim bisherigen Dienst, auch wenn dein Vertrag schon gekündigt ist. Das ist die ruhigste Lösung: Die Fälle sind dort erfasst, sie sind vielleicht schon eingereicht, und eine zweite Einreichung derselben Leistung von deiner Seite wäre der teuerste Fehler des ganzen Umstiegs.

Der Vertrag setzt dafür einen Rahmen, den du kennen solltest, weil Geld daran hängt. Die Rechnungslegung für Leistungen eines Kalenderjahres muss spätestens bis zum 30. Juni des Folgejahres elektronisch erfolgen. Der Vertrag nennt das eine Ausschlussfrist, und das Wort ist ernst gemeint: Danach zahlt die Kasse für diese Leistungen grundsätzlich nicht mehr. Für die Urbelege gilt eine eigene Grenze, sie müssen spätestens am 7. Juli bei den benannten Stellen eingegangen sein. Lass dir deshalb schriftlich bestätigen, bis wann dein Dienst die Restfälle einreicht, und hake nach, statt darauf zu vertrauen. Alle Fristen im Einzelnen stehen im Beitrag zu Fristen und Verjährung der Hebammenrechnung.

Beanstandungen kommen später als der Abschied

Der Punkt, den fast alle unterschätzen: Alle Zahlungen der Kassen stehen unter dem Vorbehalt der sachlichen und rechnerischen Prüfung. Beanstandungen können die Kassen bis zum 30. September eines Jahres für Leistungen des Vorjahres geltend machen, dir gegenüber oder gegenüber deinem Abrechnungsdienstleister. Eine Rechnung aus dem Januar kann dich also noch im September des folgenden Jahres einholen, lange nachdem dein Vertrag mit dem Dienst beendet ist.

Dazu kommt eine zweite Frist. Widersprichst du oder eine Abrechnungsstelle einer Beanstandung nicht innerhalb von neun Kalendermonaten nach Bekanntgabe unter Angabe der Gründe, gilt sie als anerkannt. Eine Beanstandung, die zwischen zwei Häusern liegen bleibt, wird also nach neun Monaten still zu deinem Verlust. Rückforderungen dürfen zudem mit einer der nächsten Abrechnungen aufgerechnet werden; die Abrechnung, mit der aufgerechnet wird, muss den Hinweis tragen, wegen welcher beanstandeten Rechnung das geschieht.

Klär deshalb vor dem Stichtag drei Fragen schriftlich:

• Wer bearbeitet Beanstandungen zu Leistungen von vor dem Stichtag, und wie lange noch?
• Auf welchem Weg erfährst du davon, wenn eine Kasse etwas beanstandet?
• Wohin fließt das Geld für Altfälle, solange eine Abtretung oder Inkassovollmacht gilt?

Und bewahre die gesicherten Unterlagen aus Schritt eins auf. Sie sind deine Grundlage, wenn nach dem Abschied noch eine Rückfrage kommt. Wie lange was aufbewahrt wird, steht im Beitrag zur Übernahme deiner Daten beim Softwarewechsel.

Schritt vier: ab dem Stichtag selbst abrechnen

Jetzt kommt der Teil, der Freude macht, und er ist kleiner, als er klingt. Ab dem Stichtag erfasst du deine Leistungen selbst, erstellst daraus die Kassenrechnung und reichst sie ein. Vier Dinge sollten vorher stehen.

• Dein eigenes Institutionskennzeichen. Abrechnungen erfolgen ausschließlich unter dem in der Vertragspartnerliste gelisteten gültigen Kennzeichen. Abrechnungen ohne oder mit fehlerhaftem Kennzeichen weisen die Kassen ab, und das gilt ausdrücklich auch für Kennzeichen von Abrechnungsstellen. Wie du deins bekommst, steht im Beitrag zur IK-Nummer für Hebammen. Der Antrag ist kostenlos, plan trotzdem Vorlauf ein.
• Deine eigene Bankverbindung an der richtigen Stelle. Für die Kassen sind die Angaben verbindlich, die zu deinem Kennzeichen bei der Sammel- und Verteilungsstelle IK gespeichert sind, einschließlich der Bankverbindung. Andere Kontoverbindungen werden bei der Abrechnung nicht berücksichtigt, und Änderungen sind dort unverzüglich mitzuteilen. Sieh also nach, was dort steht, bevor die erste eigene Rechnung rausgeht.
• Deine Kassendaten je Frau. Versichertennummer, Kasse und Geburtsdatum brauchst du für jede Abrechnung. Genau dafür lohnt sich der Export aus Schritt eins.
• Ein fester Rhythmus. Monatlich einreichen ist erlaubt und bringt das Geld gleichmäßiger herein als ein Quartalsstapel. Bezahlt wird nach Prüfung durch die Kasse: bei elektronischer Übermittlung 21 Kalendertage nach Eingang der vollständigen Abrechnungsunterlagen, bei papiergebundener Abrechnung 28 Kalendertage.

Was der Umstieg nicht ändert

Zwei Dinge bleiben, wie sie sind, und beide sprechen für den Schritt. Erstens: Die Verantwortung lag ohnehin schon bei dir. Der Vertrag sagt, dass die Hebamme für die Einhaltung der gesetzlichen und vertraglichen Regelungen durch den von ihr beauftragten Abrechnungsdienstleister verantwortlich ist. Du hast also nie die Verantwortung abgegeben, sondern die Arbeit. Zweitens: Die Regeln der Abrechnung ändern sich durch den Wechsel nicht. Positionsnummern, Versichertenbestätigung und Kontingente sind dieselben, ganz gleich wer den Knopf drückt.

Ob sich der Schritt für dich rechnet und welche Fragen du einem Dienst vor der Unterschrift stellst, steht im Beitrag zu § 302-Direktabrechnung oder Abrechnungsdienstleister.

Wie uwupa dich dabei begleitet

Deine Klientinnenliste liest du als CSV-Datei ein, uwupa erkennt die Spalten selbst und zeigt dir vor dem Speichern, was wohin geht. Der Import ist in jeder Stufe enthalten. Abrechnungsdaten aus der alten Welt übernimmst du bewusst nicht, sie bleiben dort, wo die Altfälle auslaufen.

Ab dem Stichtag hältst du deine Besuche fest, uwupa ordnet die Positionsnummern zu und prüft schon beim Eintragen mit: Positionen, Beträge, Wegegeld und die Kontingente nach dem geltenden Hebammenhilfevertrag. Beim Festschreiben prüft uwupa die Abrechnungsdaten noch einmal. Fehlt ein gültiges Institutionskennzeichen oder stimmt eine Versichertennummer nicht, lässt sich der Kassenbeleg nicht festschreiben. Viele offene Leistungen einer Kasse bündelst du zu einem Beleg; wie das läuft, steht im Beitrag zur Sammelrechnung an die Krankenkasse.

Für den Fall, den dieser Beitrag ernst nimmt, ist ebenfalls gesorgt: Beanstandet eine Kasse etwas, erfasst du die Beanstandung in uwupa, siehst das Ende der neunmonatigen Widerspruchsfrist und erstellst daraus die Korrektur. So bleibt keine Beanstandung zwischen zwei Häusern liegen.

Die Rechnung selbst elektronisch an die Kasse zu schicken, gehört zur Stufe Premium. uwupa übermittelt dabei als Abrechnungsstelle ohne Inkassovollmacht: Du trittst nichts ab, und die Kasse zahlt an dich. Das beißt sich nicht mit der Abweisungsregel von oben, denn die meint das Kennzeichen, unter dem abgerechnet wird, und das bleibt immer deins; wer die Datei technisch absendet, ist davon getrennt. Die Belege gehen wie gewohnt per Post dazu. In den Stufen Basis und Pro erstellst du die fertige Kassenrechnung und reichst sie wie bisher selbst ein. Bezahlt wird in allen Stufen ein fester Monatspreis ohne Anteil an deinem Umsatz; die Stufen im Einzelnen stehen auf der Preisseite.

Quellen dieses Beitrags:

• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 2 § 1 (Abrechnung ausschließlich unter dem gelisteten gültigen IK, Abweisung bei fehlendem oder fehlerhaftem IK einschließlich IK von Abrechnungsstellen, verbindliche Bank- und Kontoverbindung bei der Sammel- und Verteilungsstelle IK), Stand 01.04.2026
• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 2 § 2 (Einreichung monatlich höchstens einmal und mindestens zweimal im Jahr, Ausschlussfrist 30.06. für Leistungen des Vorjahres, Urbelege bis 07.07., Tag der Leistungserbringung als Pflichtangabe), Stand 01.04.2026
• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 2 § 4 (Zahlungsfristen 21 und 28 Kalendertage nach Eingang der vollständigen Abrechnungsunterlagen), Stand 01.04.2026
• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 2 § 5 (Vorbehalt der sachlichen und rechnerischen Prüfung, Beanstandung bis 30.09. für Leistungen des Vorjahres, neun Kalendermonate Widerspruchsfrist, Aufrechnung mit Hinweis auf die beanstandete Rechnung), Stand 01.04.2026
• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 2 § 6 (Beauftragung von Abrechnungsdienstleistern, dort ausdrücklich auch Abrechnungszentrum: Verantwortung der Hebamme, Zahlung mit schuldbefreiender Wirkung bei Abtretung oder Inkassovollmacht, Auswahl des Auftragnehmers), Stand 01.04.2026
• Art. 15, Art. 20 und Art. 28 Abs. 3 Buchstabe g DSGVO (Auskunft, Datenübertragbarkeit, Herausgabe durch den Auftragsverarbeiter)