HebRech-Daten exportieren: So wechselst du mit deinem Bestand

HebRech gibt es seit 1992 und es gehört zu den bekanntesten installierten Abrechnungsprogrammen für freiberufliche Hebammen. Wenn du von dort wechseln möchtest, hast du einen großen Vorteil: Bei der installierten Version liegen alle Daten lokal auf deinem eigenen Rechner. Es gibt keinen Anbieter, der dir den Zugriff abdrehen kann, und keine Frist, nach der etwas gelöscht wird. Dieser Beitrag zeigt dir Schritt für Schritt, wie du deinen Bestand mitnimmst. Alle Angaben zu HebRech stammen aus den öffentlich zugänglichen Unterlagen des Anbieters, Stand Juli 2026; bitte prüfe im Zweifel die aktuelle Fassung.

Schritt 1: Die Klientinnenliste als Datei herausholen

HebRech hat im Adressteil eine eingebaute Export-Funktion, die eigentlich für Serienbriefe gedacht ist, sich aber genauso gut für den Umzug eignet: Im Menü unter Drucken findest du den Punkt Export Serienbrief-Datei. Damit schreibst du deine Adressen in eine Textdatei mit wählbarem Trennzeichen; nimm dafür ein gängiges Zeichen wie das Semikolon. Das Ergebnis ist der Sache nach eine CSV-Datei mit den Stammdaten deiner Betreuten: Namen, Anschriften, Kontaktdaten.

Genau diese Datei liest der CSV-Import von uwupa ein, enthalten in jedem Tarif. Die Spalten erkennt uwupa von selbst, du prüfst die Zuordnung in einer Vorschau, bevor etwas gespeichert wird. Auch die Windows-Zeichenkodierung der HebRech-Datei (ANSI) versteht der Import, deine Umlaute kommen also heil an.

Schritt 2: Die Datensicherung ziehen und aufbewahren

Über das Menü Datensicherung erstellt HebRech eine ZIP-Datei mit dem kompletten Datenordner, also Rechnungen, Adressen, Buchungen und Leistungsdaten. Diese Sicherung ist dein Archiv: Lege sie auf einen Datenträger und bewahre sie auf. Wichtig zu wissen: Die Sicherung liegt in HebRechs eigenem Programmformat, andere Software kann sie nicht direkt einlesen. Für die Aufbewahrungspflichten reicht das trotzdem, denn zusammen mit der installierten Programmversion bleibt dein Altbestand jederzeit einsehbar.

Schritt 3: Die Buchhaltung sauber übergeben

Für die Steuerkanzlei hat HebRech im Buchungsteil einen DATEV-Export. Damit übergibst du die Buchhaltung deines laufenden Jahres, bevor du umsteigst. uwupa führt die Buchhaltung danach weiter und exportiert ebenfalls im DATEV-Format, deine Kanzlei merkt vom Wechsel also wenig.

Schritt 4: Stichtag setzen und in Ruhe umsteigen

Der entspannteste Weg ist ein klarer Stichtag: Laufende Abrechnungen führst du noch in HebRech zu Ende, alles ab dem Stichtag erfasst du in uwupa. Weil deine alte Installation samt Daten auf deinem Rechner bleibt, kannst du jederzeit nachschlagen. Es geht nichts verloren, und du musst nichts überstürzen.

Einen Gesamt-Export in ein offenes Format, der auch Betreuungen und Dokumentation umfasst, bietet HebRech nach den öffentlich einsehbaren Unterlagen derzeit nicht an. Wenn du beim Wechsel mehr als die Stammdaten mitnehmen möchtest, melde dich gern über die Hilfe bei uns und halte deine HebRech-Datensicherung bereit: Wir schauen uns das Format an und prüfen, was sich übernehmen lässt.