Abrechnungszentrum verlassen: die Checkliste für den Umstieg

Viele Hebammen rechnen über ein Abrechnungszentrum oder eine Abrechnungsplattform ab: AZH, opta data, hebset, DMRZ oder ein kleines Abrechnungsbüro. Der Wechsel zur eigenen Abrechnung ist dort einfacher, als er sich anfühlt, denn die wichtigsten Unterlagen liegen ohnehin bei dir: die Durchschläge oder Kopien der Versichertenbestätigungen und deine eigene Dokumentation. Was beim Zentrum liegt, sind Abrechnungsdaten und Belegkopien, und die sicherst du vor dem Ausstieg. Warum sich der Schritt finanziell lohnt, rechnet der Beitrag Selbst abrechnen oder Abrechnungsdienstleister vor. Alle Anbieter-Angaben hier stammen aus öffentlich zugänglichen Unterlagen, Stand Juli 2026; bitte prüfe im Zweifel die aktuelle Fassung.

Schritt 1: Alles sichern, was im Kundenportal liegt

Lade vor der Kündigung alles herunter, was dein Zentrum bereitstellt: Rechnungskopien, Monats- und Jahresübersichten, Auswertungen, Unterlagen zum Sicherstellungszuschlag. Das ist dein Buchhaltungsarchiv für die Aufbewahrungsfristen. Die Fristen dafür sind unterschiedlich knapp:

• Beim DMRZ regeln die Geschäftsbedingungen, dass gespeicherte Inhalte einige Wochen nach Vertragsende unwiederbringlich gelöscht werden; vorher kannst du deine Daten in einem gängigen Format wie CSV, JSON oder XML sichern, eine aktive Übergabe durch den Anbieter gibt es nicht. Praktisch heißt das: Abrechnungsfälle und Zahlungseingänge als CSV exportieren, solange das Konto läuft.
• Beim Abrechnungsdienst von opta data bietet das Online-Kundencenter den Export von Abrechnungsdaten und den Abruf von Belegen; eingescannte Unterlagen sind dort nach Anbieterangaben standardmäßig sechs Monate archiviert, eine spätere Reproduktion kann Kosten auslösen.
• Bei der AZH kannst du die digitale Dokumentation aus AZH Doku laut Anbieter als PDF einschließlich Änderungshistorie herunterladen und hochgeladene Anhänge einzeln sichern. Nutzt du die Windows-Software Heb-Office, exportierst du die Kontaktliste als Seriendruck-Datei, das ist deine Stammdaten-Quelle für den Import.
• Bei hebset gibt es nach Anbieterangaben keine förmliche Kündigung: Die Zusammenarbeit endet, wenn du keine Abrechnungsbögen mehr einreichst. Sichere vorher die Rechnungen und Auswertungen aus dem Kundenportal; die Urbelege hast du als Durchschläge ohnehin selbst.
• Bei kleinen Abrechnungsbüros ohne Portal forderst du Kopien aller Rechnungen sowie der Monats- und Jahresabrechnungen schriftlich an. Eine Vorlage dafür findest du im Musterschreiben zur Datenherausgabe.

Schritt 2: Klientinnen in uwupa anlegen

Deine Klientinnen-Stammdaten stehen auf den behaltenen Durchschlägen und in deiner eigenen Dokumentation. Führst du sie bereits in einer Tabelle, liest der CSV-Import von uwupa (enthalten ab Tarif Pro) sie in einem Schritt ein; sonst legst du die laufenden Betreuungen einmal von Hand an. Bei einer typischen Einzelpraxis ist das an einem Nachmittag erledigt.

Schritt 3: Der Stichtag-Plan

Lass bereits eingereichte Abrechnungen beim Zentrum ganz normal auslaufen und erfasse alle Leistungen ab deinem Stichtag in uwupa. So gibt es keine doppelten Einreichungen und keine Lücke: Das Zentrum wickelt die alten Fälle ab, du beginnst die neuen sauber im eigenen System. Ein Parallelbetrieb über einige Wochen ist dabei völlig normal.

Schritt 4: Selbst abrechnen

In uwupa entsteht aus deiner Dokumentation die fertige, geprüfte Rechnung für die Kasse, mit Kontingent- und Plausibilitätsprüfung nach dem aktuellen Hebammenhilfevertrag. Die direkte elektronische Einreichung aus uwupa heraus, ganz ohne Dienst dazwischen, ist in Vorbereitung. Schon heute behältst du deine Einnahmen vollständig: uwupa kostet einen festen Monatsbetrag und nimmt kein Prozent von deinem Geld.