Hebammen-App für die Abrechnung: Darauf kommt es an

Ein Hausbesuch am Vormittag, ein Kurs am Nachmittag, dazwischen Fahrten quer durch den Ort. Deine Leistungen entstehen unterwegs. Trotzdem landet die Abrechnung bei vielen Hebammen erst abends auf dem Schreibtisch, aus dem Gedächtnis und von Zetteln. In diesem Beitrag liest du, worauf es bei einer Hebammen-App für die Abrechnung wirklich ankommt und welche Fragen du stellen solltest, bevor du dich festlegst.

Warum die Abrechnung aufs Handy gehört

Die Abrechnung gehört aufs Handy, weil deine Leistungen dort entstehen, wo kein Schreibtisch steht. Ein Besuch im Wochenbett wird nach dem Hebammenhilfevertrag in Einheiten von jeweils fünf Minuten abgerechnet, die Fahrt dazu als Wegegeld je Kilometer. Wer Uhrzeit und Strecke erst abends aus dem Gedächtnis abtippt, verliert Zeit, vergisst Wegstrecken und riskiert, am Ende weniger abzurechnen, als ihr zusteht.

Dazu kommt die Genauigkeit. Was du direkt an der Tür festhältst, stimmt. Was du dir für später merkst, wird unscharf, gerade bei Kilometern und Uhrzeiten. Und aus dem einen ruhigen Schreibtischabend pro Woche werden schnell mehrere, wenn sich die Zettel stapeln.

Was eine gute App können muss

Eine gute Hebammen-App erfasst den Besuch mit Uhrzeit und Dauer direkt vor Ort, hält die gefahrenen Kilometer fest, liest Belege per Foto statt Abtippen und zeigt dir unterwegs deine Termine. Genauso wichtig ist der Schutz der Daten: alles verschlüsselt gespeichert, nichts über unsichere Nachrichten verschickt und möglichst keine Gesundheitsdaten, die dauerhaft auf dem Handy liegen.

Besuch mit Dauer und Strecke direkt an der Tür erfassen

Der wichtigste Handgriff ist der schnellste: Besuch auswählen, Uhrzeit und Dauer eintragen, fertig. Die 5-Minuten-Einheiten für die Kasse sollen sich daraus von selbst ergeben. Die Kilometer des Tages trägst du einmal ein. Besuchst du mehrere Frauen auf einer Fahrt, muss die App die Strecke anteilig aufteilen, denn doppelt abrechnen darfst du sie nicht. Wie diese Aufteilung genau berechnet wird, liest du im Beitrag zum Wegegeld. Gut zu wissen: Über 25 Kilometer ist ein Weg nur bis höchstens 50 Kilometer und nur aus bestimmten, im Vertrag genannten Gründen abrechenbar, die in der Abrechnung vermerkt werden. Auch daran sollte dich die App erinnern.

Beleg fotografieren statt abtippen

Unterschriebene Leistungsnachweise, Verordnungen oder der Mutterpass sind Papier. Eine gute App liest den Text aus dem Foto und füllt Datum oder Kilometer schon vor, sodass du nur noch kurz prüfst. Achte dabei auf einen Punkt: Die Texterkennung sollte direkt auf deinem Gerät laufen und das Foto dafür nicht ins Internet schicken. So bleiben die Daten der Frauen bei dir.

Termine unterwegs

Zwischen zwei Besuchen willst du sehen, wer als Nächstes dran ist und wo. Eine Tages- und Wochenansicht mit den nötigen Angaben gehört darum aufs Handy. Praktisch ist ein Kalender-Abo für deinen Handy-Kalender, das nur die Art des Termins zeigt und keine Namen; in uwupa gehört es zum Tarif Pro. So verrät ein Blick auf deinen Sperrbildschirm nichts über die Frauen.

Verschlüsselung auch mobil

Auf dem Handy gilt dasselbe Schutzniveau wie am Rechner. Die Daten müssen verschlüsselt gespeichert sein, die Anmeldung sollte nach einer festen Zeit von selbst enden, du solltest mitentscheiden können, wie lang diese Zeit ist, und du solltest deinen Zugang doppelt sichern können. Frag den Anbieter konkret, was verschlüsselt ist und wer mitlesen kann. Eine ehrliche Antwort nennt Grenzen, statt pauschal alles zu versprechen.

Browser-Anwendung oder App aus dem Laden

Beide Wege können gut umgesetzt sein. Eine App aus dem Laden wird auf dem Handy installiert und über den Laden aktualisiert. Eine Web-Anwendung läuft im Browser auf jedem Gerät, ist immer auf dem neuesten Stand und lässt sich wie eine App auf den Startbildschirm holen. uwupa geht bewusst den zweiten Weg, damit auf dem Gerät kein dauerhafter Datenbestand entsteht.

Der Unterschied zeigt sich vor allem beim Speichern. Eine installierte App kann Daten auf dem Gerät ablegen, dann funktioniert mehr ohne Empfang, dafür müssen diese Daten auf dem Handy geschützt werden. uwupa legt die Daten der Frauen nicht dauerhaft auf dem Gerät ab. Was du in ein Formular eintippst, hält uwupa als Entwurf für die Dauer deiner Sitzung im Browser vor, damit dir ein versehentlich geschlossener Tab die Arbeit nicht wegnimmt; mit dem Schließen des Browsers ist er weg. Ohne Empfang zeigt dir dein Handy eine kurze Hinweisseite statt einer halb geladenen Akte. Für die Dokumentation brauchst du also eine Verbindung.

Datenschutz in der Kitteltasche

Auf dem Handy gelten dieselben Regeln wie in der Praxis. Sperre dein Gerät mit Code oder Fingerabdruck, melde dich ab, wenn andere dein Handy nutzen, und verschicke keine Daten der Frauen über private Nachrichtendienste. Fotos vom Mutterpass oder von der Versichertenkarte gehören in die geschützte Dokumentation, nicht in einen Nachrichtenverlauf, der auf dem Gerät liegen bleibt.

Für den Austausch mit den Frauen ist eine geschützte Seite der bessere Weg, auf der jede Frau nur ihre eigenen Unterlagen sieht. Was rechtlich hinter alldem steht und wie du deine Praxis insgesamt aufstellst, liest du im Beitrag zum Datenschutz in der Hebammenpraxis.

Wie uwupa dir das abnimmt

uwupa ist dafür gebaut, dass du unterwegs arbeitest. Du erfasst den Besuch mit Uhrzeit und Kilometern direkt an der Tür, bei mehreren Frauen auf einer Fahrt teilt uwupa das Wegegeld automatisch auf. Belege fotografierst du, die Texterkennung läuft direkt auf deinem Gerät und füllt die Felder vor. Alles liegt sicher verschlüsselt, und deine Altdaten übernimmst du in jeder Stufe als Datei, ohne Abtippen. Die klinische Dokumentation ist in jeder Stufe enthalten, die Direktabrechnung an die Kasse gehört zur Stufe Premium.

uwupa kostet fest 14,90, 24,90 oder 34,90 Euro im Monat als Endpreis, ohne Anteil von deinem Umsatz, und ist bei monatlicher Zahlweise jeden Monat kündbar. Du testest 30 Tage kostenlos, mit einer Empfehlung 60 Tage. Was uwupa unterwegs alles kann, siehst du bei den Funktionen; wie aus dem erfassten Besuch die Rechnung für die Kasse wird, steht auf der Seite zur Abrechnungssoftware für Hebammen.