Elektronische Patientenakte: was auf Hebammen zukommt

Seit Anfang 2025 legen die Krankenkassen für ihre Versicherten automatisch eine elektronische Patientenakte an. Viele Frauen, die du betreust, haben also längst eine, manche, ohne je bewusst darüber entschieden zu haben. Du als Hebamme kannst diese Akte bislang weder lesen noch etwas hineinschreiben. Das wirkt auf den ersten Blick widersprüchlich, hat aber einen einfachen Grund. Dieser Beitrag erklärt dir in Ruhe, was die Akte ist, wann du Zugriff bekommst und was du bis dahin wissen solltest.

Was die elektronische Patientenakte ist

Die elektronische Patientenakte, kurz ePA, ist ein digitaler Ordner für Gesundheitsdaten. Sie gehört der Versicherten, nicht einer Praxis und auch nicht der Kasse. In der Akte sammeln sich nach und nach Befunde, Arztbriefe, die Liste der Medikamente und weitere Unterlagen. Die Versicherte kann alles auf dem Handy einsehen und bestimmt selbst, wer hineinschauen darf. Arztpraxen, Krankenhäuser und Apotheken sind inzwischen verpflichtet, wichtige Unterlagen dort abzulegen. Die Idee dahinter ist einfach: Die Informationen sollen mit der Person wandern, statt verstreut in den Aktenschränken einzelner Praxen zu liegen.

Automatisch für alle, mit Widerspruchsrecht

Die Akte kommt nicht auf Antrag, sondern automatisch. Wer sie nicht möchte, kann bei der eigenen Krankenkasse widersprechen, auch nachträglich. Die Versicherte kann außerdem einzelne Dokumente verbergen lassen und den Zugriff für einzelne Praxen einschränken. Nachteile in der Versorgung entstehen durch einen Widerspruch nicht.

Für deine Arbeit heißt das: Unter den Frauen, die du betreust, gibt es drei Gruppen.

• Manche nutzen ihre Akte aktiv und schauen regelmäßig hinein.
• Viele haben eine Akte, ohne sich je damit beschäftigt zu haben.
• Einige haben bewusst widersprochen und haben keine.

Alle drei Wege sind in Ordnung. Du musst nichts prüfen, nichts empfehlen und niemanden überzeugen. Die Entscheidung liegt allein bei der Frau, und sie ändert an deiner Betreuung nichts.

Warum du als Hebamme noch keinen Zugriff hast

Der Zugriff auf die Akte läuft ausschließlich über die Telematikinfrastruktur, also das gesicherte Netz im Gesundheitswesen. Wer daran nicht angeschlossen ist, kommt als Behandelnde nicht hinein. Einen Nebeneingang über eine gewöhnliche Internetseite gibt es für Praxen bewusst nicht. Für freiberufliche Hebammen ist dieser Anschluss nach derzeitigem Stand freiwillig, einen festen Pflichttermin gibt es nicht. Zusätzlich brauchst du für das Lesen und Schreiben persönliche Ausweise, die du beantragen musst. Welche Bausteine dazugehören und warum die Fristen, die dazu kursieren, andere Berufsgruppen betreffen, liest du im Ratgeber zur Anbindung an die Telematikinfrastruktur. Bis du dich anschließt, gilt schlicht: An deinem Alltag ändert die Akte nichts.

Die Fristen, die kursieren, und was sie betreffen

Bei Terminen im digitalen Gesundheitswesen ist Vorsicht eine gute Gewohnheit, in beide Richtungen. Die Anschlussfristen, die im Zusammenhang mit der Akte genannt werden, gehören zu den Heilmittelerbringern, etwa zur Physiotherapie und zur Logopädie, und nicht zu den Hebammen. Und die Erfahrung mit der digitalen Versichertenbestätigung zeigt, dass neue Verfahren schrittweise kommen, Kasse für Kasse, und nicht auf einen Schlag. Ob die Akte irgendwann Inhalte enthält, die deine Arbeit wirklich erleichtern, ist offen. Der digitale Mutterpass ist angekündigt und in Arbeit, ein verlässliches Datum dafür gibt es aus heutiger Sicht nicht. Der Mutterpass auf Papier bleibt deshalb bis auf Weiteres das maßgebliche Dokument. Das alles ist ein Ausblick ohne Gewähr, maßgeblich ist das jeweils geltende Recht.

Was das heute für deine Praxis heißt

Drei Dinge kannst du aus alledem mitnehmen. Erstens bleibt deine eigene Dokumentationspflicht vollständig bestehen. Der Vertrag über die Hebammenhilfe verlangt eine eigene, vollständige Akte je betreuter Frau, unter anderem mit Anamnese, dem Verlauf der Versorgung und den Einträgen im Mutterpass. Die Akte der Versicherten ist ein zusätzlicher Ablageort, sie ersetzt deine berufliche Dokumentation nicht. Zweitens wirst du Fragen bekommen. Du kannst ruhig antworten: Die Akte kommt automatisch, ein Widerspruch ist jederzeit möglich, und für die Betreuung durch dich ändert sich dadurch nichts, weil du ohnehin noch nicht mit der Akte arbeitest. Drittens besteht kein Handlungsdruck. Wegen der elektronischen Patientenakte allein musst du heute nichts kaufen und nichts beantragen. Wie du Gesundheitsdaten in deiner Praxis grundsätzlich schützt, liest du im Beitrag zum Datenschutz in der Hebammenpraxis.

Wie uwupa das einordnet

uwupa baut die Technik für das gesicherte Netz nicht selbst, wir binden einen geprüften Dienst ein. Den Anfang macht der Dienst für sichere Nachrichten, die Anbindung an die elektronische Patientenakte folgt danach. Diese Arbeiten sind in Vorbereitung, sie sind noch nicht fertig, und wir nennen bewusst kein Datum. Was heute schon trägt, ist deine Dokumentation in uwupa: vollständig, geordnet und jederzeit greifbar. Wenn der Zugriff auf die Akte kommt, beginnst du nicht bei null, sondern hast deine Unterlagen längst beieinander.

Quellen dieses Beitrags:

• Hebammenhilfevertrag nach § 134a SGB V, Anlage 3.2 (Dokumente und Archivierung: eigene Dokumentation einschließlich Anamnese, Versorgungsverlauf und Mutterpass), Stand 01.04.2026
• § 380 SGB V (Anbindung weiterer Leistungserbringergruppen an die Telematikinfrastruktur)
• gematik, Sektor-Informationen für Hebammen (gematik.de)